Entlasten Sie Ihre MFA und ZFA in Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder MVZ
5 Tipps zur Entlastung Praxisteam durch Bürokratie-Abbau in Ihrer Praxis
Praxisteam entlasten: 5 Tipps zum Abbau und Reduktion von Zeitfressern, Bürokratie und unnötiger Verwaltungstätigkeit
Wie kann ich mein Paxisteam entlasten?
Das Praxisteam einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis muss während der Sprechstunde klassischerweise verschiedene Tätigkeiten meistern, die oft ungeplant entstehen und gleichzeitig erforderlich sind. Üblicherweise sind das:
- Praxistelefon: Annahme bzw. Entgegennahme von eingehenden Telefonaten
- Abklärung dringender Patientenwünsche (z.B. Akutfälle, Notfälle)
- Anmeldung: Begrüßung von Patienten, Einlesen Chipkarte, Setzen in Behandlungszimmer
- Dokumentation in Praxis EDV
- Vereinbaren von Terminen
- Ausstellen von Rezepten bzw. Folgerezepten
- Druck von Überweisungen, Einweisungen
- Ausstellen von Verordnungen (z.B. Krankenhausbehandlung. Hilfsmittel, Heilmittel, Physiotherapie, Ergotherapie)
Vor allem die Tatsache, dass diese Anliegen oft nicht geplant werden können und spontan von außen auf die Praxis wirken, macht eine koordinierte und strukuturierte Abarbeitung schwer.
1. Tipp: Entlastung Praxistelefon durch weniger eingehende Telefonate
In vielen Praxen gehen während eines regulären Arbeitstages im Rahmen der Sprechstunde Hunderte von Telefonate ein. Da lohnt sich die Frage, ob alle diese Telefonate wirklich erforderlich sind oder ob die Anliegen der Patienten nicht auch anders hätten gelöst werden können. Die meisten Praxen die wir beraten machen gute Erfahrungen mit asynchroner Kommunikation und mehr geplanten Patientenkontakten. Zum Start empfiehlt es sich, eine Strichliste zu erstellen um zu erkennen, welche Anrufgründe wie häufig sind. Darauf aufbauen kann man dann nach indviduellen Lösungen für Ihre Praxis suchen. Von der schnell und günstig umsetzbaren Arbeitsanweisung über ein partielles Outsourcing via Telefondienst bis zur digitalen IT-Unterstützung: Verschiedene Wege führen nach Rom, wenn es darum geht, Ihr Praxisteam zu entlasten!
2. Tipp: Weniger Patientenanrufe durch selektive Terminplanung
Viele Praxen vergeben nur 1-2 Sorten von Terminen. Dabei kann (je nach Fachrichtung) eine Ausweitung der Terminarten durchaus sinnvoll sein um unnötige Patientenanfragen reduzieren. Um den Stress an der Anmeldung zu reduzieren und das Praxisteam zu entlasten, gibt es verschiedene Lösungsoptionen. Lassen Sie sich dabei von folgenden Fragen leiten:
- Welche Patienten muss ich nicht wirklich im Sprechzimmer sehen?
- Welche Erkrankungen eignen sich, um Behandlungsfrequenz und nächste Termine schon beim Besuch in der Praxis zu planen?
- Besteht Interesse bei den Patienten, bestimmte Termine als Videosprechstunde wahrzunehmen?
- Wue gut wird die Online-Terminvergabe angenommen?
- Kann diese ggf. ausgebaut werden?
Entlastung und Patientenbegeisterung muss dabei kein Widerspruch sein. Machen Sie sich einen Überblick über verschiedene digitale Tools und Unterstützungangebote, die am Markt verfügbar sind und entscheiden Sie sich für diejenigen, die zu Ihrer Praxis passen. Oft geht es nicht darum, das „beste“ Tool einzusetzen, sondern dasjenige, das im Team akzeptiert wird und zu Ihrer Praxis-Infrastruktur am besten passt. Ein objektiver Berater kann helfen, damit Sie die richtigen Entscheidungen finden.
3. Tipp: Arbeitsblöcke bilden
Eine Entlastung im Praxisteam (und auch bei Ärzten) kann dadurch erfolgen, dass die Arbeitsweise homogenisiert wird und sinnvolle Arbeitsblöcke gebildet werden. Das kann der Sprechstundenblock „CheckUp“ sein, aber genau so gut eine gezielte Abarbeitung von kanalisierten Rezeptwünschen im backoffice. Es gibt verschiedenste Lösungen von der analogen „Quick-Win“-Umsetzung per zusätzlichem Anrufbeantworter bis hin zu digitalen Tools, die hier das Praxisteam entlasten und so das multitasking reduzieren. Berückichtigt man, dass das einer der häufigsten Gründe ist, warum MFA bzw. ZFA ihren Job aufgeben, wird der Stellenwert recht schnell klar.
Wünschen Sie sich dafür externe Unterstützung? Unser Praxis-CheckUp hilft Ihnen. Wir kommen 1 Tag in Ihrer Praxis, machen uns ein Bild Ihrer Sprechstunden-Organisation und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam schnell umsetzbare Optimierungsansätze.
4. Tipp: Personalführung und Delegation
Oft verkannt wird der Erfolg, den gute Personalführung ausmacht. Wir wissen, dass gut geführte und strukturierte Praxisteams deutlich effizienter arbeiten als weniger gut geführte. Aspekte wie saubere und vollständige Delegation, angemessene Feedbackgespräche mit dem Ziel der Optimierung von Verhaltensweisen und Praxismanagement sind Erfolgsfaktoren, die banal klingen aber in der Umsetzung in vielen Praxen nicht überzeugen. In unserem Teamtag „Stark im Team“ gehen wir auf die Themen Personalführung und Stimmung im Team ein und diskutieren mit Ihrem Team alles Wichtige, um gemeinsam in der Sprechstunde effizient und effektiv agieren zu können.
5. Tipp: kürzere Patientengespräche durch gestärkte Kommunikations-Kompetenz
Wenn alle Rahmenbedingungen (vgl. Tipps 1 bis 4) optimiert sind und doch noch eine weitere Entlastung des Praxisteams gewünscht wird, lohnt sich ein Blick auf die „soft facts“. Häufig ist der Patientendialog wenig strukturiert und langatmig. Oft aus schlechtem Gewissen, Inkompetenz oder Verzweiflung geht viel Zeit mit unnötig langen Patienten-Gesprächen verloren. Freundliche Patienten-Kommmunikation ist genau so wichtig wie es gelernt zu haben, gezielt und professionell Telefonate und Gespräche zu unterbrechen, zu steuern und auch gezielt zu beenden. Dadurch kann viel Zeit gewonnen werden. Mit unserem Kommunikationstraining machen wir Ihr Team schon an 1 Tag fit für die häufigsten Konstellation an Telefon und Anmeldung. Damit erreichen wir kommunikative Entlastung und weniger Stress im Praxisteam.
Praxisbürokratie: Tipps zum Abbau und Reduktion von Bürokratie und unnötiger Verwaltungstätigkeit
Wie gelingt uns der Abbau von Praxisbürokratie in der Arztpraxis?
Bürokratie nimmt in Arztpraxen immer noch zu. Auch durch Corona wurde der Anteil von Bürokratie an den Sprechstundentätigkeiten nochmals mehr. Wie eine regelmäßige Analyse der KBV zeigt, nimmt der Bürokratieindex (BIX) sogar seit Jahren zu. Seit 2016 wird der Bürokratieindex für die vertragsärztliche Versorgung erstellt. Er zeigt, wie viel Zeit die niedergelassenen Ärzte, Psychotherapeuten und ihre Angestellten im Jahr für Verwaltungsarbeit aufbringen müssen. Der Großteil dieser Bürokratie entsteht im Zuge der gemeinsamen Selbstverwaltung im Kontext Krankenkassen und Kassenärztliche Vereinigungen. Wenn Sie sich für die Eröffnung einer Privatarztpraxis entscheiden, entfällt der meiste Aufwand.
Wie groß ist der Anteil von Bürokratie in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis?
Der Aufwand für Verwaltung und Organisation hat in Arztpraxen relevante Ausmaße angenommen. Ca. 60 Tage reine Arbeitsleistung fällt als Gesamtbelastung für jede Arztpraxis allein durch die bundesweit erforderlichen Pflichten der gemeinsamen Selbstverwaltung an. Noch nicht berücksichtigt sind hier zusätzliche Aufwände der einzelnen Bundesländer bzw. Vorgaben der Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) und
Kommunen.
Was sind die relevantesten Pflichten, die Aufwand in Praxen erzeugen?
Schaut man sich die einzelnen Aspekte genauer an, zeigt sich folgendes Bild der Haupt-Treiber Praxisbürokratie:
Wie erreiche ich Entlastung für meine Arztpraxis?
Nachdem die meisten Vorgaben Pflichttätigkeiten sind, kann eine Entlastung hier nur durch Änderungen der Gesetzgebung bzw. der einzelnen Verordnungen oder Vorgaben erfolgen. In einer reinen Privatpraxis entfallen viele dieser Aufwände. Dennoch können Sie auch im Rahmen einer vertragsärztlichen Tätigkeit Effizienzen generieren und Ihren Aufwand mit Bürokratie im Sprechstunden-Alltag reduzieren. Das gelingt, indem Sie genau an der Aufbauorganisation und Ablauforganisation Ihrer Praxis arbeiten:
Entlastung Praxisteam als Grundvoraussetzung
Eine Entlastung des Praxisteams erreichen Sie, wenn Sie an den häufigen Kontaktanlässen bzw. Tätigkeiten sinnvolle Optimierungen vornehmen. Die dadurch frei werdende Zeit können Sie als Ärztin bzw. Arzt dann nutzen, um (leider) erforderliche Verwaltungsaufgaben soweit zulässig konsequent ans Team zu delegieren. In vielen Praxen hängt der Großteil der Aufgaben nach wie vor beim „Chef“, weil ein regelmäßiges Coaching inkl. gezielter Förderung einzelner Mitarbeiter nur eingeschränkt umgesetzt wird. Viele Aufgaben lassen sich nach einer Einlernphase ans Team komplett delegieren.
Bürokratie abbauen: Eigene Doku oder MFA als Springer während der Sprechstunde?
Wenn Sie in Ihrer Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder Ihrem MVZ während der Sprechstunde einen „Springer“ oder „Läufer“ nutzen, können Sie zahlreiche Arbeitsschritte parallelisieren und damit insgesamt deutlich ärztliche Zeit. Manche Praxen machen das sehr konsequent, andere nutzen Mischformen aus bilateralem Anamnesegespräch und anschließender gemeinsamer Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen mit MFA.
Sprechstundenbetrieb entlasten
Der Sprechstundenbetrieb in Praxen hat in den meisten Praxen noch deutliche Effizienzpotenziale, weil inzwischen bestehende Möglichkeiten (seien sie rein ablauforganisatorisch oder digital) nicht genutzt werden. So lässt sich das Telefonaufkommen heute signifikant reduzieren, die Anzahl der Terminanfragen steuern und die Rezeptbestellungen besser managen. Allein wenn Sie diese 3 häufigsten Zeitfresser in Arztpraxen optimiert haben, hat Ihr Team viel Zeit für die vorgegebenen Dokumentationspflichten.
Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?
Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Praxisabläufe!
Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co.
Sie möchten, dass Sie dabei jemand an die Hand nimmt?
Vieles können Sie sich selbst im Praxisteam aneignen und benötigen keine externe Unterstützung. So finden Sie im Projektbericht der KBV zur Bürokratie-Situation in deutschen Arztpraxen (pdf als download hier) neben einer vollständigen Auflistung der Haupt-Treiber auch konkrete Informationen zum Bürokratie-Abbau und Anregungen zur Reorganisation. Wünschen Sie dazu ergänzend eine externe Hilfe, sind wir gern für Sie da.
Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Artikel über Lean Management in der Arztpraxis oder über Optimierung der Sprechstunde.
Warum wir glauben, dass wir Ihnen auf dem Weg zu schlankeren Abläufen helfen können
Wir bei med2day beraten Sie von Arzt zu Arzt auf Augenhöhe. Durch eigene Mitarbeit in Kliniken bzw. Arztpraxen und fast 20jährige Erfahrung als Berater, Trainer und Coaches sehen wir uns als Impulsgeber mit umfassendem Beratungs- und Seminarangebot. Uns geht es weniger um große Projekte mit hohen Investitionen in externe Unterstützung, sondern um kleinere Vorhaben wie z.B. 1-2tägige Kick-Off- Veranstaltungen. Dort geben wir unser Branchenwissen an Sie weiter, moderieren Workshops und trainieren Ihr gesamtes Praxisteam zu Kommunikation, Organisation & Co. Gern mit innovativen Methodiken wie Video-Beratung, E-Learning und digitaler Betreuung. Persönlich und indiduell.
Dr. med. Fabian Stehle
Arzt, Ernährungsmediziner, Gesundheitsökonom
„Beratung von Arzt zu Arzt – persönlich, individuell und auf Augenhöhe“
Umfassende Praxisberatung mit Blick auf die verschiedenen Säulen des Praxiserfolgs
Wir bei med2day kombinieren Beratung zu Ablauforganisation & Co mit Verhaltens-, Kommunikations- und Führungsthemen und bieten damit einen umfassenden Beratungsansatz für Ihre Arztpraxis
Unsere Unterstützung zur Organisation Ihrer Praxisabläufe: Beratung und Seminare zu Organisation, Personal, Verhalten & Kommunikation, Marketing,
- Kommunikation & Verhalten (Telefon, Anmeldung, Team)
- Beratung & Verkauf (IGeL-Leistungen)
- Kompetenzen im Team
- Teamkultur (Besprechungen, Motivation)
- Praxisziele, Praxisstrategie, Praxisleitbild
- Arbeitsbereiche (Anmeldung, Telefon, Terminorganisation)
- Führungskultur (Delegation, Feedback, Förderung)
Unsere Arztpraxis-Beratung: Schon ab 1 Tag Beratung in Ihrer Praxis
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
Wir zeigen Ihnen, worauf es im Team wirklich ankommt: Damit Sie gemeinsam mehr erreichen als jeder einzelne alleine!
Webinar Patienten Kommunikation und Patientenorientierung Arztpraxis
Lernen Sie in 10 digitalen Modulen die Erfolgsfaktoren für Patientengespräche kennen. Völlig flexibel, wann und wo Sie es möchten. PC mit Internet genügt.
Seminar Kommunikation und Service Arztpraxis
Vom Telefon bis zu Anmeldung und Behandlung: Wir machen Sie fit für Patientengespräche. Wortwahl, Mimik, Gestik, Körpersprache und Verhalten im direkten Patientenkontakt.
Telefonseminar Arztpraxis
Wir zeigen Ihnen, worauf es am Telefon wirklich ankommt. Wie Sie freundlich und kompetent auf die Bedürfnisse Ihres Anrufers eingehen und dabei den „roten Faden“ der Gesprächsführung nicht verlieren.
Verkaufstraining Selbstzahlerleistungen
Um erfolgreich zu verkaufen, brauchen Sie eine positive Einstellung zu den von Ihnen angebotenen Zusatzleistungen. Sie lernen, wie Sie souverän auftreten und Ihren Patienten ein gutes Gefühl für die Investition in zusätzliche Leistungen geben.
Praxis-CheckUp Arztpraxis
Der Blick von außen auf Ihr Unternehmen entdeckt oft entscheidende Punkte, die sich ganz einfach verbessern lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich besser und effizienter organisieren können und bieten Ihnen wertvolle Tipps zum Zeitmanagement.
