Neue MFA bzw. ZFA finden: 5 Erfolgsfaktoren für Mitarbeiterbindung Praxisteam
Fachkräftemangel MFA: Mitarbeiterbindung beginnt schon bei der Einstellung neuer Helferinnen
Fakten zum Fachkräftemangel in Arztpraxis und Zahnarztpraxis
Aktuelle Befragungen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) aus 2021 machen die Brisanz der Thematik klar:
- Jede zweite Arztpraxis sucht Personal
- Auf 46% der Stellenausschreibungen geht keine einzige Bewerbung ein
- 15% der Arztpraxen mussten schon Leistungen einschränken, weil Fachpersonal fehlt
Andere Umfragen belegen, dass dass Gehalt nicht mehr Hauptmotiv für einen Wechsel des Arbeitgebers darstellt (inzwischen bieten sowieso 75% der Praxen ihren MFA Sonderzahlungen und Zulagen an; jede Dritte Praxis zahlt über Tarif). Vor allem Wertschätzung, Harmonie und Strukturierung der Sprechstunde sind den befragten MFA immer wichtiger.
Neue Mitarbeiter für Arztpraxis und Zahnarztpraxis: Erfolgsfaktoren Mitarbeiterbindung
Wie finde ich für meine Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis neue Mitarbeiter?
Der Arbeitsmarkt der MFA und ZFA ist so gut wie leer gefegt. Gutes Praxispersonal ist gesucht wie nie. Immer häufiger greifen jetzt sogar die großen Fernsehsender wie NDR oder BR diesen Notstand jetzt auf. Fachmedien wie das Ärzteblatt hatten das Thema schon vor längerem als wachsendes Problem skizziert und darüber berichtet. Auch Zahnarztpraxen sind betroffen. Besonders traurig: Jede zweite Auszubildende verlässt nach Ende der Ausbildung die Praxis und wechselt die Branche. Das ist auch wenig verunderlich. Im Vergleich zum Gehalt der MFA (ca. 2500€) verdienen Sozialversicherungsangestellte bei geregelten Arbeitszeiten und ohne den Stress während der Sprechstunde fast das Doppelte. Damit Sie neue Mitarbeiter finden und Ihr Stamm-Personal an Ihre Praxis binden können, sind einige Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen. Wir möchten Ihnen im folgenden Artikel zeigen, an was Sie denken müssen.
Welche Faktoren sind für Zufriedenheit des Praxispersonals wichtig?
Wir wissen aus aktuellen Studien, dass die Vergütung – also Geld – nicht mehr die erste Stelle im Ranking einnimmt. Den MFA bzw. ZFA sind heute andere Faktoren wichtiger. Vor allem fehlende Wertschätzung der Chefs ist der zentrale Grund, warum Mitarbeiter (trotz guter Vergütung) die Stelle wechseln. Ebenfalls immer wichtiger werden angemessene Fort- und Weiterbildungen (und zwar sowohl zu fachlichen Themen als auch zu überfachlichen Themen wie Patientenkommunikation oder Praxisorganisation). Immer stärker weisen Fachverbände darauf hin, dass weiche Faktoren wie Team, Miteinander, Führungskultur und Anerkennung zunehmend größere Bedeutung erlangen. Eine Online-Umfrage des VmF soll das nun genauer beleuchten.
Wie erhöhe ich die Zufriedenheit meiner MFA und ZFA?
Die Zufriedenheit des Praxisteams wird durch verschiedene Faktoren beeinträchtigt. Zunehmend in den Vordergrund geraten Aspekte wie Stress und Multitasking. An Anmeldung bzw. Rezeption sind oft viele Dinge parallel zu tun. In vielen Praxen gibt es keine klare Abgrenzung zwischen Telefonarbeitsplatz und Anmeldung. Bei immer stärker steigendem Anrufvolumen (das viele Praxen seit Corona bemerken) stellen sich deshalb konkret Fragen, wie zur Entlastung der MFA bzw. ZFA Anrufe gezielt vermieden werden können. Je nach Praxissituation gibt es hier verschiedene Möglichkeiten von Outsourcing über Digitalisierung bis hin zu Self-Services. Oft hilft es schon, in einem Workshop Anruf-Anlässe genau unter die Lupe zu nehmen und unnötige Anrufgründe durch Änderung der Abläufe zu reduzieren. Unserer Erfahrung nach sind vor allem die Themen Labor, Folgerezepte und fachliche – sich wiederholende – Fragen Ansatzpunkte für schnelle Verbesserungen („quick wins“).
10 Tipps für zufriedenes Praxispersonal in Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis
Zufriedene Mitarbeiter erreichen Sie, wenn Sie die im Schaubild skizzierten Erfolgsfaktoren berücksichtigen: Es fängt mit Rahmenbedingungen bzw. Umfeld an und geht über die Kultur der Zusammenarbeit bzw. Führung bis hin zu Fort- bzw. Weiterbildung und finanzieller Motivation (durch Bonuszahlungen bzw. Incentivierung).
- Machen Sie sich ein Bild der Zufriedenheit Ihres Praxisteams (am besten anonym und strukturiert; wir bieten Ihnen auf Wunsch eine kostenlose Befragung inkl. Auswertung an)
- Reflektieren Sie das externe Bild, das Ihre Praxis gegenüber potenziellen Bewerberinnen abgibt. Vor allem die Arztbewertungsportale und der Internetauftritt wird von Bewerbern genutzt, um sich ein Bild des potenziellen Arbeitgebers zu machen.
- Binden Sie Ihre MFA bzw. ZFA ein, wenn Sie neues Personal für die Praxis suchen bzw. einstellen (z.B. durch Probearbeit oder zumindest durch ein vorheriges Kennenlernen)
- Bereiten Sie sich auf die Bewerbungsgespräche vor, wenn Sie neue MFA bzw. ZFA suchen. Was hat der Bewerber für eine Historie? Welche Qualifikation ist für die Praxis wichtig? Was bieten Sie als Praxis dafür? Gibt es Entwicklungsmöglichkeiten? Welche Arbeitszeitmodelle bieten Sie? Welche soft skills erwarten Sie?
- Reflektieren Sie Ihre eigene Art der Personalführung und achten Sie auf angemessene Wertschätzung, auf konstruktives Feedback und auf Ihren Führungsstil
- Machen Sie sich Gedanken zur Aus- und Weiterbildung Ihres Praxisteams und suchen Sie nach Fortbildungsangeboten, die Ihrem Team Spaß machen und idealerweise Verbesserungen für Sprechstunde und Arbeitsklima haben (z.B. unser Seminar Kommunikation und Serviceorientierung).
- Sorgen Sie für klare und strukturierte Kommunikation im Praxisteam: Idealerweise täglich ein kurzes „Daily“ (max. 15min) als Praxis-Morgenbesprechung für Themen, die dringend geklärt werden müssen. Mindestens eine monatliche Teambesprechung mit Protokoll und Nachhalten der dort vereinbarten ToDos, mindestens 1 jährliches Mitarbeitergespräch (vorbereitet und strukturiert) mit Feedback, konkreten messbaren Zielen und Entwicklungsthemen.
- Nutzen Sie neben dem reinen Gehalt auch die bestehenden Möglichkeiten, Ihre MFA bzw. ZFA an die Praxis zu binden: Hier gibt es diverse Möglichkeiten von steuerfreien Bonusleistungen über Gutscheine bis hin zu Jubiläumsprämien. Im Hinblick auf Mitarbeiterbindung des Praxispersonals besonders interessant scheint uns hier die betriebliche Krankenversicherung für das gesamte Team (auf Wunsch beraten wir Sie dazu gern unverbindlich und kostenlos)
- Bieten Sie Entwicklungspfade an, um auch mittel- bis langfristig ein attraktiver Arbeitgeber zu sein: Definieren Sie Verantwortungsbereiche, ermöglichen (und bezahlen) Sie Zusatzqualifikationen
Was trägt noch zu guter Mitarbeiterorientierung bei?
- Kollegialer Umgang
- Dialog auf Augenhöhe
- keine Chefallüren
- Gute Stimmung im Team
- flexible Arbeitszeitmodelle
- Flache Hierarchien
- offene Kommunikation
- zeitnahes Feedback
- Kritik nicht vor anderen
- Fortbildungen ermöglichen und vergüten
- Teambuilding fördern
- angemessene Anreize bzw. Bonusleistungen
- Initiierung einer Konflikt-Kultur
- Konfliktmanagement
- ggf. Mediation
- in größeren Praxen: Einführung von Hierarchien z.B. Personalverantwortliche
- 70/20/10 Regel: 70% Patienten, 20% Orga, 10% Strategie inkl. Personalführung
- Stressfaktoren vermeiden
- Organisation verbessern
- Wartezeiten reduzieren
- Praxisteam entlasten
- digitale Tools nutzen
- Multitasking minimieren
Warum ist die Personalfluktuation in Praxen aktuell so hoch?
Die Rahmenbedingungen haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Junge Auszubildende haben andere Erwartungen zu work-life-balance. Gehalt wirkt nicht mehr so stark als Motivationsfaktor wie früher. Und der Arbeitsmarkt ist leergefegt. 15% der Arztpraxen können nicht mehr wie gewünscht arbeiten und müssen Leistungsangebote reduzieren, weil MFA fehlen.
Welche Erfolgsfaktoren für Mitarbeiterbindung habe ich für meine Praxis?
Gerade weil das Gehalt nicht mehr alles bedeutet, lohnt sich ein Blick auf die Faktoren, die zunehmend wichtiger werden: Wertschätzung, Arbeitsklima und strukturierte Sprechstunde. Wertschätzung setzt direkt beim Praxisinhaber bzw. bei den Vorgesetzten an. Hier geht es um Führungskultur. Auch das Arbeitsklima wird durch Chefs – direkt wie indirekt – beeinflusst. Natürlich spielen auch Mitarbeiterauswahl, Teambuilding und Zusatzfaktoren eine Rolle.
Lohnt sich der Invest in Fortbildungen, um Praxispersonal zu halten?
Viele MFA fühlen sich in einer ambivalenten Situation: Stress und multitasking nehmen in vielen Praxen zu, aber die qualitative Anforderung bleibt über die Jahre hinweg immer gleich. Das führt mit der Zeit zu einer Demotivation, weil die Arbeit keine inhaltliche Herausforderung mehr ist. Durch wohlüberlegte Delegation, der Definition von Aufgabenbereichen und Einrichtung von Verantwortungsbereichen können Sie entgegenwirken: Sowohl fachliche als auch überfachliche Weiterbildungen tragen dazu bei, Kompetenzen zu erwerben.
Hat die Praxisorganisation eine Auswirkung auf die Zufriedenheit des Praxispersonals?
Wir wissen, dass ein höherer Strukturierungsgrad der Sprechstunde positiv auf die Zufriedenheit des Praxispersonals abfärbt. Je besser geplant wird, je geringer die Wartezeit ist und je mehr auch digitale Tools wie Online-Terminvergabe oder digitale Anamnese in der Organisation berücksichtigt werden, umso geringer ist das Stresslevel an der Anmeldung. Wenn dann noch Telefonarbeitsplätze von der Rezeption ins backoffice verlagert werden bzw. wenn digitale Kontaktaufnahme des Patienten neben reinen Telefonaten unterstützt wird, führt das zu einer weiteren Entlastung des Personals an der Anmeldung.
Können digitale Tools Stress und Multitasking an der Anmeldung reduzieren?
Stress an der Rezeption entsteht in den meisten Arztpraxen im Zusammenhang mit Telefonaten zur Terminvergabe bzw. bei Rezeptwünschen. Beide Anrufgründe sind aus Organisationssicht ungeplant und überraschend. Sie treffen auf eine Organisationsstruktur, die mit diesen eingehenden spontanen Anfragen irgendwie klar kommen muss. Das erfolgt, indem wartende Patienten in der Praxis kurz vertröstet werden oder indem andere Tätigkeiten aufgeschoben werden. Das erzeugt den Anschein eines stetigen Improvisierens. Jedes Telefonat, das durch digitale Wege verhindert werden kann, entlastet das Team, reduziert Stress und minimiert multi-tasking. Andere Anrufe können genau so gut durch asynchrone Kommunikation (mittels Messenger-Diensten ähnlich wie WhatsApp, aber datenschutzkonform) erfolgen. Das hat den Vorteil, dass sich das Praxisteam ungestört um die Anliegen kümmern kann und ähnliche Tätigkeiten in Arbeitsblöcken erledigt werden können. Letzteres spart Zeit und erhöht die Effizienz.
Mehr Informationen zu Mitarbeiterzufriedenheit für Arzt- und Zahnarztpraxen gibt es hier:
Wie Sie gezielt digitale Tools einsetzen können, um Ihr Praxisteam zu entlasten und dadurch höhere Zufriedenheit bei Ihren MFA bzw. ZFA zu erzielen, lesen Sie in unserem Artikel Digitale Kommunikation Arztpraxis
Mehr zu Personalführung lesen Sie in unserem Artikel, der neben der Bedeutung von Feedback auch auf die Themen Entwicklungsgespräche und Zielvereinbarungen eingeht.
Wir helfen Ihnen gern, für Ihr Praxisteam mehr Zufriedenheit zu erreichen. In unserem Inhouse-Workshop Praxis-CheckUp machen wir uns ein aktuelles Bild der Zufriedenheit Ihres Praxisteams, suchen Optimierungspotenziale und geben Anregungen für Optimierungen bzw. Entlastungen für Ihre MFA bzw. ZFA. Fokus legen wir dabei auf Dinge, die Sie schnell und ohne große Investitionen ändern können.
Unsere Seminare für mehr Zufriedenheit im Praxisteam:
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
Wir zeigen Ihnen, worauf es im Team wirklich ankommt: Damit Sie gemeinsam mehr erreichen als jeder einzelne alleine!
Webinar Patienten Kommunikation und Patientenorientierung Arztpraxis
Lernen Sie in 10 digitalen Modulen die Erfolgsfaktoren für Patientengespräche kennen. Völlig flexibel, wann und wo Sie es möchten. PC mit Internet genügt.
Seminar Kommunikation und Service Arztpraxis
Vom Telefon bis zu Anmeldung und Behandlung: Wir machen Sie fit für Patientengespräche. Wortwahl, Mimik, Gestik, Körpersprache und Verhalten im direkten Patientenkontakt.
Telefonseminar Arztpraxis
Wir zeigen Ihnen, worauf es am Telefon wirklich ankommt. Wie Sie freundlich und kompetent auf die Bedürfnisse Ihres Anrufers eingehen und dabei den „roten Faden“ der Gesprächsführung nicht verlieren.
Verkaufstraining Selbstzahlerleistungen
Um erfolgreich zu verkaufen, brauchen Sie eine positive Einstellung zu den von Ihnen angebotenen Zusatzleistungen. Sie lernen, wie Sie souverän auftreten und Ihren Patienten ein gutes Gefühl für die Investition in zusätzliche Leistungen geben.
Praxis-CheckUp Arztpraxis
Der Blick von außen auf Ihr Unternehmen entdeckt oft entscheidende Punkte, die sich ganz einfach verbessern lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich besser und effizienter organisieren können und bieten Ihnen wertvolle Tipps zum Zeitmanagement.
