Zufriedenheit Praxisteam erhöhen: Mitarbeiterbindung von Arzthelferinnen, MFA und ZFA an Arztpraxis, Zahnarztpraxis und MVZ
So gelingt Mitarbeiterbindung von MFA und Arzthelferinnen in der Arztpraxis trotz Fachkräftemangel: MFA finden und an Praxis binden
Mitarbeiterbindung in der Arztpraxis: Das sind die Erfolgsfaktoren
Wie erhöhe ich in der Arztpraxis die Mitarbeiterbindung der Arzthelferinnen und MFA?
In Zeiten von Fachkräftemangel ist das Praxispersonal – egal ob Arzthelferinnen, MFA, Krankenschwestern oder Assistenzberufe – zu einer erfolgskritischen Ressource für Arztpraxen und Krankenhäuser geworden. Vorbei sind zum Glück die Zeiten, in denen Überstunden ohne Widerstand auch unbezahlt abgeleistet wurden und Mitarbeiterinnen lebenslang mit höchster Loyalität einer Arztpraxis verbunden waren: Und das auch wenn sich der Chef cholerisch und beleidigend im Praxisalltag verhielt. Die heute Generation der MFA ist da kritischer und der Trend, eine Praxis zu wechseln oder sich nach der Ausbildung zur MFA in einer ganz anderen Branche statt im Gesundheitswesen zu betätigen wird immer größer. Deshalb ist es wichtig, sich als Praxisinhaber und ärztlicher Leiter damit zu beschäftigen, was man tun kann, um seine Mitarbeiter an die Praxis zu binden und möglichst lange dort zu halten.
Welche Maßnahmen erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit des Praxisteams?
Andere Branchen und große Unternehmen haben es schon länger erkannt: Nur durch aktives Kümmern um das Wohl der Mitarbeiter bleiben die wichtigen Personalressourcen erhalten und kann Fluktuation begrenzt werden. Deshalb gibt es inzwischen „feel good manager“, firmeneigene Horts, Kindergärten und Kindertagesstätten und einiges mehr. Große Unternehmen sorgen für attraktive Betriebs-Restaurants (früher „Kantinen“) und eröffnen Barista-Bars und Sandwich-Theken. Das alles ist für Arztpraxen und Zahnarztpraxen nicht möglich. Dennoch gibt es einige Aspekte, die direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit des Praxisteams einzahlen und so dazu führen, dass das Praxispersonal gern in die Praxis kommt und auch gern dort arbeitet.
Hauptziele: Zufriedenheit des Praxisteams steigern und Fluktuation senken
Bei allen Maßnahmen ist wichtig, das Ziel im Blick zu behalten: Nur zufriedene MFA bleiben Ihrer Praxis erhalten. Gerade zu Zeiten des Fachkräftemangels wird das immer wichtiger. Wir wissen aus aktuellen Untersuchungen, dass das reine Gehalt mittlerweile nicht mehr der primäre Motivator ist. Weiche Faktoren wie Wertschätzung, Teamgeist und Maßnahmen zum Entstressen des Praxisalltags werden für MFA und ZFA immer wichtiger für die Auswahl des Arbeitgebers. Oft kündigen MFA bzw. ZFA nicht primär wegen des Geldes, sondern weil das „Wir-Gefühl“ in der Praxis nicht stimmt oder zu wenig Zeit ist für einen Austausch, um die anstehenden Aufgaben besser erledigen zu können.
5 Bereiche für erfolgreiche Mitarbeiterbindung in der Arztpraxis
Um die Fluktuation von MFA und Arzthelferinnen zu reduzieren, können Sie in der Arztpraxis an verschiedenen Bereichen agieren. Das fängt am Umfeld an und geht über die Unternehmenskultur bis hin zu Weiterbildung und direkter Incentivierung:
Die erste Säule: Arbeitsumfeld und Arbeitsorganisation
Arzthelferinnen, die in der Arztpraxis ein gutes Arbeitsklima vorfinden, sind loyaler und wechseln weniger häufig. Dazu zählen gerade auch Rahmenbedingungen und das Umfeld der Arztpraxis:
- Dienstplan und Arbeitszeiten: Je nachdem, wie Sie Ihre Sprechstunde organisieren und wie pünktlich Sie am Ende der Sprechstunde fertig sind, erhöht bzw. senkt sich die Zufriedenheit Ihres Praxispersonals. Auch die Frage, ob Sie (gerade während langer Öffnungszeiten in großen Arztpraxen mit Schichtbetrieb) auf die Wünsche Ihrer MFA eingehen, zahlt darauf ein.
- Verpflegung während der Sprechstunde: Kostenlose Getränke, ein Obstkorb oder die Organisation des Mittagsessens in der (häufig kurzen) Mittagspause
- Personalräume zum Wohlfühlen
- Feiern
Quick Win`s
Flexible Arbeitszeitplanung
Optimierung der Sprechstunde
(in unserem Artikel Praxisorganisation gibt es Detailinformationen dazu)
Quick Win`s
Abschluss einer betrieblichen Krankenversicherung für das Praxisteam
(in unserem Artikel „BKV für Arztpraxen“ gibt es Detailinformationen dazu)
Die zweite Säule: Gesundheitsförderung des Praxisteams
Gerade für Arztpraxen, deren Kernkompetenz ja Gesundheit ist, sollte die Förderung der Gesundheit des eigenen Praxisteams eine wichtige Aufgabe sein. In vielen Praxen ist allerdings bis heute das Angebot an entsprechenden Programmen deutlich geringer ausgeprägt wie in Firmen in anderen Branchen, die sich seit mehreren Jahren vermehrt mit der Thematik beschäftigen. Wichtige Elemente in dieser Säule sind:
- Betriebliches Gesundheitsmanagement für die Arztpraxis: Aktionen, Ansprechpartner für Prävention, Fürherkennung und Gesundheitsvorsorge
- Ernährungsberatung
- Anti-Stress-Angebote (z.B. Vorträge zu Resilienz, Entspannungskurse, Tipps für Blitzentspannung im Sprechstundenalltag)
- Impfaktionen und Vorsorge-CheckUps (und zwar auch außerhalb der eigenen Praxis, um den MFA und Arzthelferinnen die Wahl zu lassen, ob sie sich in der eigenen oder außerhalb beraten lassen möchten
- Betriebliche Altersversorgung (BAV) & betriebliche Krankenversicherung (bKV): Gerade für MFA und Arzthelferinnen mit relativ geringem Gehalt ist eine Absicherung des Arbeitsgebers für die Rente oder (als relativ neues und innovatives Geschäftsfeld) für die eigene Gesundheit (Privatpatientenstatus für jeden einzelnen Mitarbeiter ohne Gesundheitsprüfung für einheitliche Beiträge) ein Incentive, der gut ankommt, gerne genutzt wird. Gerade die betriebliche Krankenversicherung ist hier interessant und kann (z.B. bei einer Absicherung von erweiterten Vorsorgeleistungen mit weniger als 10€ Monatsbeitrag) ohne hohe Investition für Arztpraxen schnell realisiert werden [in unserem Artikel finden Sie detaillierte Informationen zur betrieblichen Krankenversicherung für Arztpraxen und Krankenhäuser]
- Finanzberatung, Versicherungen. Zuschüsse zu Vermögensbildung
Die dritte Säule: Personalentwicklung für Medizinische Fachangestellte und Arzthelferinnen
Neue Aufgaben und Ziele wirken auch in Arztpraxen motivierend und fordert gleichzeitig das Praxispersonal. Wir wissen aus Studien, dass die Effizienz der Sprechstunde zunimmt, wenn auf der einen Seite Arbeitsbereiche abgegrenzt werden und Verantwortung so auf verschiedene Personen verteilt wird. Auf der anderen Seite ist eine regelmäßige Personal-Rotation sinnvoll, damit keine Kopfmonopole entstehen und Verbesserungen durch neue Ansätze und Ideen entstehen können. Mit dazu zählt, dass Auszubildende in „Mentoring-Tandems“ auch von der Erfahrung langjährig berufstätiger MFA profitieren können und das gezielt und strukturiert umgesetzt wird.
Einarbeitung und Weiterbildung sind erfolgskritisch
Personalentwicklung beginnt bei der Auswahl neuer Kollegen und setzt sich über eine strukturierte Einarbeitung bis hin zu regelmäßiger Weiterbildung fort. Es ist wichtig, dass neue MFA bzw. ZFA auch ins Team passen. Wenn die Entscheidung für eine neue Kollegin getroffen wurde (idealerweise unter Einbeziehung des Praxisteams) sollte die Einarbeitung strukturiert erfolgen. Alles, was dokumentiert ist, hilft, Missverständnisse und Unsicherheit zu reduzieren. In vielen Arzt- und Zahnarztpraxen gibt es keinerlei Einarbeitungsmappen und sämtliche Tätigkeiten werden nur durch Live-Demonstration während des Praxisbetriebes erklärt. Das hat häufig zur Folge, dass nicht einheitlich gearbeitet wird, weil keine Standards vorhanden sind. Auch Weiterbildungen sind wichtig, um gute Fachkräfte in der Praxis zu halten. Fortbildungen sollten sowohl zu fachlichen Themen als auch zu überfachlichen Kompetenzen, die für die erfolgreiche Sprechstundenkoordination hilfreich sind, vom Arbeitsgeber bezahlt werden. Vor allem Gesprächskompetenzen bzw. Patientenkommunikation, Terminplanung, Deeskalation und digitale Fertigkeiten sind hier wichtig, weil diese – richtig eingesetzt – dem Praxisteam helfen, multitasking während der Sprechstunde zu verringern und den Stresslevel zu reduzieren. Beides wird bei Umfragen als häufiger Grund für Unzufriedenheit der MFA genannt.
Quick Win`s
Definition von Verantwortungsbereichen
Jährliche Zielvereinbarungsgespräche
Einarbeitungsplan
Bezahlte Fortbildungen
Die vierte Säule: Praxiskultur und Kommunikation
Viele Arztpraxen als KMU (kleine mittelständische Unternehmen) werden noch stark vom Praxisgründer oder Arzt dominiert. Das Thema Führungskultur, Grundsätze der Führung und Fragen wie Umgang mit Patienten und Ziele einer Arztpraxis hängen stark an Wünschen, Vorstellungen und Erwartungen einer einzelnen Ärztin bzw. eines einzelnen Arztes. In Gemeinschaftspraxen führt das nicht selten zum Streit, wenn diese Zielsetzungen zwischen den Partnern nicht identisch sind. Häufig sind diese Faktoren mit dem Praxisteam direkt gar nicht geteilt. So entsteht bei Arzthelferinnen und MFA Unsicherheit und Unklarheit. Deshalb lohnt es sich, Regeln zu den Grundsätzen der Zusammenarbeit während der Sprechstunde aufzustellen (am besten gemeinsam im Praxisteam) und auch über den Umgang mit Patienten, über Verhaltensweisen und Kommunikation untereinander zu sprechen.
Quick Win`s
Gemeinsames Erarbeiten von Praxisgrundsätzen
Professionelle Patientenkommunikation
Quick Win`s
Betriebliche Krankenversicherung
Zielabhängige Bonuszahlungen
Überstundenvergütung
Flexible Arbeitszeit
Die fünfte Säule: Rahmenbedingungen
Natürlich muss die zentrale Grundlage eines Arbeitsvertrags auch grundsätzlich passen: Leistung gegen Geld. Die Tarifverträge von MFA bzw. ZFA sind im Vergleich zu anderen Branchen nicht gerade üppig. Sozialversicherungsangestellte verdienen – bei geregelten Arbeitszeiten – fast das Doppelte. Insofern wird relevant, wie das tarifliche Gehalt durch weitere Leistungen bzw. Incentives attraktiver wird. Oft unterschätzt wird der Effekt von Bonuszahlungen, die an das Erreichen bestimmter Praxisziele gekoppelt sind. Sehr gut funktionieren auch Programme, die die möglichen Steuerfreibeträge für den Praxisinhaber ausnutzen und aus Sicht der MFA bzw. ZFA attraktive Geschenke darstellen: Von Tankgutscheinen über Online-Coupons bis hin zu Reisevorteilen gibt es inzwischen ein buntes Programm. Eine weitere Incentivierung ist natürlich eine praxiseigene Altersvorsorge und eine betriebliche Krankenversicherung. Gerade letztere wirkt deshalb positiv, weil sie das Praxisteam zu Privatpatienten macht und (unabhängig von individuellen Erkrankungen) jeder MFA bzw. ZFA einen zusätzlichen Versicherungsschutz ermöglicht. Weil das nur im Kollektiv möglich ist und der Status Privatpatient mit dem Arbeitsverhältnis gekoppelt ist, erhöht sich dadurch automatisch die Bindung an die Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis.
Work-life-balance
Neben den reinen Geldleistungen ist für viele MFA bzw. ZFA auch die Frage entscheidend, wie sie ihr Arbeitsverhältnis mit Familie und Privatem kombinieren können. Flexible Arbeitszeitmodelle haben hier eine stark positive Wirkung. Natürlich machen sie die Organisation etwas komplizierter, erhöhen dann aber die Mitarbeiterbindung und die Loyalität des Praxisteams.
Detaillierte Informationen, Tipps, Tricks und Checklisten über Mitarbeiterbindung in Arztpraxen gibt es hier:
Wünschen Sie eine Beratung, wie Sie die Mitarbeiterbindung in Ihrer Praxis erhöhen können? In unserem Inhouse-Workshop Praxis-CheckUp gehen wir nicht nur auf die Wünsche und Erwartungen der Patienten ein, sondern beleuchten auch gezielt den Status quo der Zufriedenheit Ihres Praxisteams und geben Tipps und Tricks für Optimierungen.
Haben Sie Interesse an Empfehlungen zur Optimierung der Patienten-Kommunikation als Säule zur erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit? Wir haben Ihnen zahlreiche Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt. Zum Artikel „Ratgeber Patienten-Kommunikation“ gelangen Sie hier. Die 10 wichtigsten Tipps und Tricks als PDF gibt es hier.
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