Praxispersonal: 10 Tipps für erfolgreiche Personalführung für Ärzte und Zahnärzte in Arztpraxis & Zahnarztpraxis
Das Thema Personalführung in Arztpraxis, Zahnarztpraxis & MVZ ist eine Säule Ihres Praxiserfolgs. Doch was genau ist bei Mitarbeiterführung zu beachten? Wie erreichen Sie höhere Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit im Praxisteam?
Chef in der Arztpraxis und Zahnarztpraxis: So werden Sie als Ärztin bzw. Arzt und als Zahnärztin bzw. Zahnarzt vom Vorgesetzten zur Führungskraft und meistern Mitarbeiterführung erfolgreich!
Das Thema Mitarbeiterführung ist ein zentrales Thema, wenn Sie Ihre Praxis optimieren möchten. Personalführung in der Arztpraxis gelingt, wenn Sie an einige Dinge denken. Gerade weil so viel zu beachten ist, wenn Sie Personen als Angestellte in Ihrer Praxis gemeinsam zum Erfolg bringen möchten. Neben wichtigen gesetzlichen Regelungen wie Arbeitsschutz etc. spielen die „soft facts“ eine große Rolle.
Doch wie führt man als Arzt sein Personal am besten? Was macht Mitarbeiterführung genau aus?
10 Tipps für Ärztliche Personalführung von MFA, ZFA & Praxisteam
Wenn Sie Personal führen, gibt es einfache Tipps für die gute Personalführung in der Arztpraxis:
- Rollen müssen klar verteilt werden
- Mitarbeiter müssen einbezogen werden
- Fehler dürfen passieren
- Menschlichkeit zeigen ist wichtig
- Freundlichkeit zählt
1. TIPP: Etablieren einer klaren Kommunikation im Praxisteam
Ohne klare Anweisungen entstehen Missverständnisse und Unzufriedenheit. Nehmen Sie sich Zeit, Aufgaben eindeutig zu erklären und Ziele klar zu formulieren. Dabei sollten Fragen erlaubt sein.
Praktischer Tipp: Richten Sie ein digitales Tool wie eine Aufgaben- und Kalenderübersicht ein (z. B. Microsoft Teams, Asana), damit jeder jederzeit nachsehen kann, was ansteht.
2. TIPP: Etablieren einer Feedback-Kultur innerhalb der Praxis
Mitarbeitende möchten wissen, wie ihre Leistung bewertet wird. Feedback motiviert und gibt Orientierung. Dabei ist es wichtig, nicht nur Kritik zu äußern, sondern auch Erfolge zu würdigen.
Praktischer Tipp: Planen Sie eine wöchentliche „Feedback-Runde“ von 10 Minuten ein. Dort können kleine Erfolge erwähnt und Probleme direkt angesprochen werden.
3. TIPP: Wertschätzung = Ärztliche Aufgabe als Praxisinhaber
Lob ist eine der einfachsten und wirksamsten Maßnahmen in der Personalführung. Es steigert das Selbstbewusstsein und zeigt, dass Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden sehen und schätzen.
Praktischer Tipp: Halten Sie eine kleine „Lob-Kartei“: Notieren Sie, wer wann etwas besonders gut gemacht hat, und sprechen Sie es gezielt im richtigen Moment an.
4. TIPP: Flexiblere Arbeitszeitmodelle anbieten
Die Herausforderungen in Praxen sind oft nicht nur der hohe Arbeitsaufwand, sondern auch starre Arbeitszeiten. Wo es möglich ist, sollten flexible Modelle eingeführt werden. Das ist schon bei der heutigen IT-Ausstattung in mehr Praxen möglich als viele Praxisinhaber glauben. Durch homeoffice-Angebote lassen sich zusätzliche Zeitkapazitäten im Team nutzen, weil vor allem Teilzeitkräfte oft noch einige Stunden von zu Hause aus flexibel bereit sind zu arbeiten.
Praktischer Tipp: Testen Sie „Schicht-Tage“, an denen bestimmte Mitarbeitende früher kommen und gehen, während andere später starten. So können private Bedürfnisse besser berücksichtigt werden.
5. TIPP: Ein positives Arbeitsklima in der Praxis schaffen
Ein harmonisches Miteinander ist essenziell für den Praxiserfolg. Konflikte sollten frühzeitig gelöst und das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden.
Praktischer Tipp: Organisieren Sie wöchentlich ein „Frühstücksmeeting“ oder ein gemeinsames Mittagessen, bei dem das Team informell ins Gespräch kommt. Diese Zeit ist geschenktes Teambuilding und ermöglicht auch, kurzfristig inhaltliche Fragen schnell zu besprechen. Und wenn Sie dann noch die Kosten für Pizza, Döner oder bowls übernehmen, haben Sie schon den ersten Punkt Wertschätzung erhalten.
6. TIPP: Fortbildungsmöglichkeiten anbieten
Weiterbildung fördert nicht nur die fachliche Kompetenz, sondern zeigt auch, dass Sie in Ihre Mitarbeitenden investieren. Das motiviert und stärkt die Bindung zur Praxis. Und zwar sowohl in fachlichen Themen, als auch in überfachlichen Themen wie Kommunikationskompetenz, Beratung zu Selbstzahlerleistungen oder Coachings zu effizienter Telefonkommunikation oder professioneller Praxisorganisation. Hier gelangen Sie zu unserem Seminarangebot für Praxen.
Praktischer Tipp: Legen Sie ein jährliches Budget pro Mitarbeiter fest und lassen Sie das Team selbst entscheiden, welche Fortbildungen für sie am sinnvollsten sind.
7. TIPP: Arbeitsprozesse und Sprechstundenplanung gemeinsam optimieren
MFA bzw. ZFA kennen die Praxisabläufe oft besser als die Praxisleitung, das Praxismanagement bzw. die Chefs. Beziehen Sie das Team ein, um ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern.
Praktischer Tipp: Starten Sie eine „Ideenbox“, in der Mitarbeitende anonym Verbesserungsvorschläge einreichen können. Diskutieren Sie diese regelmäßig im Teammeeting und prämieren Sie gute Vorschläge. Ein gemeinsamer Optimierungs-Workshop kann helfen, um in Ruhe über bessere Ablauforganisation und Sprechstundenorganisation zu sprechen und erste Umsetzungen zu realisieren.
8. TIPP: Entastung des Praxisteams durch zusätzliche Ressourcen
Überlastung entsteht häufig, weil Personal oder Hilfsmittel fehlen. Überprüfen Sie, ob es Stellen oder Prozesse gibt, die durch Entlastung effizienter gestaltet werden könnten.
Praktischer Tipp: Nutzen Sie digitale Tools wie eine Patientenmanagement-Software, um Terminvergabe, Dokumentation und Kommunikation zu automatisieren. Viele Firmen haben tolle Lösungen, die MFA; ZFA enorm Zeit sparen. Hier können Sie eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung vereinbaren.
9. TIPP: Vorbild sein, klare Grenzen setzen und Pausen fördern
Mitarbeitende, die ständig „auf Abruf“ sind oder Pausen auslassen, arbeiten weniger effektiv und können langfristig gesundheitliche Probleme entwickeln.
Praktischer Tipp: Führen Sie eine verbindliche Pausenregelung ein, bei der niemand gestört werden darf. Nutzen Sie z. B. eine „Pause“-Plakette, die zeigt, dass Mitarbeitende nicht ansprechbar sind.
10. TIPP: Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen
Gespräche über Wünsche, Sorgen und Ziele stärken das Vertrauen und zeigen, dass Sie die Mitarbeitenden als Individuen wahrnehmen. Neben dem Jahresgespräch zur Weiterentwicklung sollte auch das Thema Persönlichkeit bzw. Feedback berücksichtigt werden.
Praktischer Tipp: Blocken Sie feste Termine im Kalender für Gespräche mit jedem Mitarbeiter ein – zum Beispiel quartalsweise. Halten Sie dabei schriftlich fest, was besprochen wurde, um später darauf zurückzukommen.
Was bedeutet agile Praxisführung für die Personalführung in Arztpraxis und Zahnarztpraxis im Alltag?
Personalführung im Arztpraxis-Alltag hängt erst einmal vom genauen Führungsstil ab. Hier unterscheidet man verschiedene Arten von Führung:
Der autoritäre Führungsstil zeichnet sich vor allem durch Aktivität des Vorgesetzten aus, der die alleinige Entscheidungs- und Weisungskompetenz besitzt. Seine Mitarbeiter akzeptieren ähnlich wie Untergebenen alle Weisungen. Sie führen diese ohne Widerstand aus und besitzen keine Kontrollrechte.
Im kooperativen Führungsstil bezieht der Vorgesetzte seine Mitarbeiter mit in die Entscheidungen. Diese kontrollieren sich selbst und agieren damit eigenverantwortlich. Kritik ist zulässig.
Der karitative Führungsstil (auch partizipativer Stil genannt) fokussiert stark auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Hier geht es primär um die Menschen. Der Vorgesetzte hört den Mitarbeitern viel zu, fördert sie und fragt aktiv nach eigenen Ideen und Gedanken. Entscheidungen sollen eigenverantwortlich getroffen werden.
Im laissez-faire-Führungsstil werden klare Zielvorgaben gemacht und Arbeitsergebnisse definiert. Ansonsten mischt der Chef sich aber wenig in die Art und Weise der Zielerreichung ein.
Welche Vorteile hat agile Personalführung in der Praxis:
- Mehr Eigenverantwortung im Team: MFA & ZFA werden befähigt, Entscheidungen innerhalb ihres Kompetenzbereichs eigenständig zu treffen. Das entlastet die Praxisleitung und fördert die Motivation.
- Bessere Anpassung an Veränderungen: Im dynamischen Praxisalltag (z. B. unerwartete Patientenströme oder Personalengpässe) hilft ein agiler Ansatz, schneller Lösungen zu finden. Teams lernen, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren.
- Stärkere Teambindung: Agile Führung setzt auf flache Hierarchien und Zusammenarbeit. Das schafft ein Gemeinschaftsgefühl, in dem sich alle ernst genommen fühlen und gemeinsam Verantwortung tragen.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation: Wenn alle im Praxisteam das Gefühl haben, aktiv zum Erfolg der Praxis beizutragen und eigenständig gestalten zu können, steigt ihre Zufriedenheit. Agile Führung fördert außerdem Wertschätzung und Feedbackkultur.
- Effizientere Arbeitsprozesse: Ein agiles Praxisteam analysiert regelmäßig, was gut funktioniert und was verbessert werden kann. Durch iterative Optimierungen werden ineffiziente Abläufe schneller erkannt und angepasst.
- Förderung von Innovation: Eine agil arbeitenden Praxis bietet ein Arbeitsumfeld, das ermutigt, neue Ideen auszuprobieren und kreative Lösungen zu finden, ohne Angst vor Fehlern.
Wie lässt sich ein agiler Führungsstil in der Praxis umsetzen?
Hier sind 3 Ideen, wie agile Führung in Arztpaxis und Zahnarztpraxis implementiert werden kann:
- Regelmäßige Retrospektiven einführen: Nach jeder stressigen Woche ein kurzes Teammeeting, um zu reflektieren, was gut lief und was verbessert werden kann.
- Verantwortungsbereiche klar definieren: Jeder Mitarbeitende weiß, wofür er verantwortlich ist, und hat dabei Entscheidungsfreiheit.
Feedback- und Ideenprozesse etablieren: Richten Sie ein offenes Forum für Vorschläge ein, sei es digital oder in Meetings, und testen Sie diese Vorschläge zeitnah. - Flexibilität fördern: Schaffen Sie Raum für individuelle Arbeitsweisen und passen Sie Pläne dynamisch an die aktuelle Lage an.
Personalführung in der Arztpraxis: Wichtige Führungsanlässe:
Personaleinstellung
Schon bei der Auswahl und Einstellung von Praxispersonal lohnt es sich, ein genaues Profil der Anforderungen an die Stelle zu besitzen. Das machen Sie, indem Sie diese mit den Stärken und Schwächen der potenziellen Kandidaten vergleichen. So sparen Sie sich viel Zeit in Bewerbungsgesprächen.
Zielvereinbarungen
Nur wenn Ihr Team weiß, welche Praxisziele relevant sind, kann jeder eigenverantwortlich darauf hinarbeiten, diese Ziele zu erreichen. Jährliche Zielvereinbarungsgespräche sind wichtig. In den Jahresgesprächen können Sie die Art und Weise der Arbeit, die Arbeitsleistung und über Weiterentwicklung und Förderung besprechen. Wenn Sie Ergebnisse noch mit variablen Gehaltsbestandteilen kombinieren, wirkt das noch besser.
Teamsitzungen
Die Stimmung im Team und das Arbeitsklima ist Chefaufgabe und gehört damit zur Personalführung in der Arztpraxis. Gute Mitarbeiterführung erkennen Sie daran, wenn Ihr Team während der Sprechstunde fröhlich und zufrieden ist. Und das trotz Hektik im Alltag, der in den meisten Praxen bleiben wird.
Feedback
Lob und Kritik sind die beiden wichtigsten Werkzeuge der Mitarbeiterführung. In Arztpraxen wird leider oft kritisiert, und zwar in Anwesenheit von Patienten. Das ist keine gute Mitarbeiterführung! Personalführung in der Arztpraxis bedeutet „kein Streit vor den Kindern“. Kritik soll nur so kommuniziert werden, dass es die Patienten nicht mitbekommen. Lob darf gerne öffentlich passieren und sollte 5-10 Mal häufiger sein als Kritik. Schon deshalb, weil Ihr Praxispersonal viel häufiger Dinge richtig macht als falsch. Und weil Lob und Anerkennung die wichtigsten Faktoren der Motivation sind.
Was macht ein Praxisteam erfolgreich?
5 Erfolgsfaktoren für Hochleistungs-Praxisteams
Ergebnisse Google-Projekt Aristoteles: Psychologische Sicherheit ist am wichtigsten für hochperformante Praxisteams
Das Google Projekt Aristoteles war eine groß angelegte interne Studie von Google, die zwischen 2012 und 2014 durchgeführt wurde. Ziel des Projekts war es, herauszufinden, was erfolgreiche Teams ausmacht und wie Teams effektiver zusammenarbeiten können. Dabei wurden hunderte Teams bei Google analysiert.
Google fand heraus, dass der Erfolg eines Teams weniger von den individuellen Fähigkeiten oder Persönlichkeiten der Mitglieder abhängt, sondern von der Art und Weise, wie das Team zusammenarbeitet.
Besonders wichtig sind folgende fünf Faktoren:
- Psychologische Sicherheit: Das wichtigste Merkmal erfolgreicher Teams. Psychologische Sicherheit bedeutet, dass sich Teammitglieder sicher fühlen, Risiken einzugehen, ihre Meinung zu äußern und Fehler zuzugeben, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben.
- Erfolgreiche Teams bestehen aus Mitgliedern, die ihre Aufgaben zuverlässig und rechtzeitig erledigen. Die Teammitglieder können sich gegenseitig vertrauen, dass jeder seinen Beitrag leistet.
- Klare Struktierung der Aufgaben: Teams, die klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Ziele haben, arbeiten effizienter und koordinierter.
- Sinn und Zweck der Arbeit: Teammitglieder sind motivierter, wenn sie ihre Arbeit als sinnvoll wahrnehmen – sei es auf persönlicher oder beruflicher Ebene. Damit haben es Praxen recht einfach, weil die Sinnfrage im Gesundheitsystem recht leicht zu beantworten ist.
- Erfolgreiche Teams verstehen den Einfluss ihrer Arbeit auf das größere Ganze, sei es auf die Organisation oder die Gesellschaft.
Resiliente Praxisteams tun sich leichter
Resilienz kann entscheidend dazu beitragen, MFA und ZFA langfristig erfolgreich zu machen. Resilienz beschreibt die Fähigkeit von Individuen und Teams, mit Herausforderungen, Stress und Veränderungen konstruktiv umzugehen. Ein resilienter Ansatz ergänzt äußere Verbesserungen, indem es es Praxisteams erleichtert, mit schwierigen Situationen umzugehen.
Unser Fazit:
Personalführung in den Arztpraxis wird zunehmend herausfordernd. Ärzte sind gut beraten, die verschiedenen Führungsstile zu kennen und anzuwenden.
Was bleibt, wenn man Mitarbeiterführung des Praxispersonals genauer beleuchtet: Oft können die Ärzte das nicht, weil sie es während des Studiums nicht gelernt haben. In der Klinik waren sie zwar als Oberärzte oft „Führungskräfte“, mussten aber dieser Aufgabe oft nur formell gerecht werden. Das liegt im Klinikbereich daran, weil Assistenzärzte selbst hoch motiviert sind, weiter zu kommen. Zum ersten Mal trifft die Realität dann in der Arztpraxis zu: Das erste Praxisteam nach Niederlassung wartet darauf, „geführt zu werden“. Das kann dann zur Herausforderung werden! Wer sich das alles selbst zutraut, der kann sofort loslegen. Wenn Sie lieber etwas Unterstützung wünschen, helfen wir Ihnen mit unseren Coachings und Workshop. Im Workshop Personalführung & Team tragen wir dazu bei, dass Sie sich als Arzt sicherer fühlen. Gemeinsam mit Ihrem Praxisteam arbeiten wir daran, wie die Stimmung und Motivation erhöht werden kann.
Checkliste Personalführung Arztpraxis
Sie möchten weitere Tipps zur Mitarbeiterführung? Wir empfehlen Ihnen unsere Checkliste Personalführung Arztpraxis mit den entscheidenden 20 Punkte für erfolgreiche Mitarbeiterführung. Dort können Sie auch einen Selbst-Check machen, wie gut Ihre aktuelle Führungskompetenz ausgeprägt ist.
„10 Tipps für die erfolgreiche Personalführung in der Arztpraxis“ als PDF-Datei können Sie hier downloaden: