11 Tipps für besseres Management der Sprechstunde für zufriedene Patienten & Praxisteam
Mit diesen 11 Schritten verbessern Sie Ihr Praxismanagement!
Online-Termine und Homepage
Schritt 1: Durchdachtes Praxismanagement beginnt vor dem Betreten der Praxis!
Wer sich mit Praxismanagement beschäftigt, erkennt schnell, dass ein Ziel sein muss, Patienten zu aktivieren. Das beginnt bei einer gut gestalteten Homepage mit wichtigen Informationen und Online-Terminvergabemöglichkeit. Wichtig ist, dass Sie auf beides auch in der Praxis prominent hinweisen, damit Patienten diese Dienstleistungen wahrnehmen.
Telefonanlage
Schritt 2: Eine moderne Telefonanlage entlastet das Praxisteam
In vielen Praxen sind Telefonate eine der häufigsten ungeplanten Tätigkeiten. Eine moderne Telefonanlage kann hier Abhilfe beim Praxismanagement schaffen, indem verschiedene Anrufgründe digital abgefragt und so richtig geroutet werden. Allein schon eine Warteschleife und automatischer Nachrücker-Verwaltung erhöht die Zufriedenheit der Patienten und reduziert Aufwand im Praxisteam, weil weniger Ärger entsteht.
Anrufbeantworter & Bandansage
Schritt 3: Ein sinnvoll besprochener Anrufbeantworter & wohlüberlegte Bandansage lenken Patientenströme
Nutzen Sie die Möglichkeit, Anrufbeantworter und Bandansagen individuell zu besprechen. Gehen Sie auf Themen ein, die Sie gerade im Praxisalltag Zeit kosten. Weisen Sie auf Online-Terminvergabe und Informationen auf der Homepage hin. Das spart Telefonate.
Rezeption und Anmeldung
Schritt 4: Spezialisierung an Rezeption und Anmeldung durch spezifische Arbeitsplätze
Viele Praxen haben offene Anmeldungs-Tresen mit mehreren identischen Arbeitsplätzen. Patienten erkennen oft nicht, wer für was zuständig ist, wenn mehrere MFA nebeneinander sitzen bzw. stehen. Hier schafft Abhilfe, wenn durch klare Hinweise bzw. kleine bauliche Änderungen bestimmte Spezialgebiete voneinander getrennt werden.
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An nur 1 Tag besprechen wir mit Ihrem Praxisteam die wichtigen Aspekte. Auf Wunsch mit Hospitation, mit Zufriedenheitsbefragung des Praxisteams und Ärzte-Workshop zu Personalführung & Co…
Schallminderung erzeugt Entspannung
Schritt 5: Lautstärke stresst und kann durch Schallschutz reduziert werden
Der Geräuschpegel in der Praxis wird in unseren Zufriedenheitsbefragungen der Praxisteams häufig als sehr störend wahrgenommen. Abhilfe schaffen schallschluckende Elemente aus Stoff (dickere Vorhänge) oder spezielle Schallschutz-Möbel.
Wartezimmer als Marketing-Fläche nutzen
Schritt 6: Nutzen Sie Ihr Wartezimmer auch für Praxismanagement!
Das Wartezimmer ist derjenige Raum in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis, in dem Patienten oft am längsten verweilen. Lassen Sie sich die Chance deshalb nicht entgehen, alle wichtigen Infos zu Praxismanagement und Sprechstundenorganisation auch hier prominent zu platzieren. Dies klappt am besten mit einer beschreibbaren Magnettafel (whiteboard) oder einem Flipchart. Natürlich hat auch Wartekomfort eine Relevanz für Ihr Praxismanagement. Höheren Wartekomfort erreichen Sie durch:
- angenehmes Raumklima (Temperatur, Frischluft)
- gemütliche Stühle (Design hilt nicht immer!)
- entspannendes Licht
- Getränke- bzw. Kaffeeservice
- Zeitschriften in ordentlichem Zustand bzw. digitales Angebot
- (kostenloses) WLAN
- Kinderspielecke
Selektive Terminplanung
Schritt 7: Verkürzen Sie Wartezeiten durch selektive Terminplanung
Aus Studien wissen wir, dass Wartezeit über 30 Minuten von Patienten deutlich schlechter toleriert wird und zu Rückfragen und Beschwerden führt. Beides erzeugt Mehraufwand im Praxisteam. Die meisten Wartezeiten sind unnötig und entstehen nicht durch Notfälle, sondern durch schlechte Zeitplanung. Beschäftigen Sie sich deshalb mit der echten Terminlänge der häufigen Patientenkontakte und planen Sie ehrlich.
Pünktlicher Sprechstundenbeginn
Schritt 8: Starten Sie pünktlich in die Sprechstunde!
Ein pünktlicher Sprechstundenbeginn ist nicht nur aus Patientenperspektive fair und anständig, sondern hat auch positive Konsequenzen für das Praxismanagement. Oft sind die MFA an der Anmeldung deutlich stärker betroffen, wenn Wartezeit entsteht. Unnötiger Stress, der entsteht, wenn die Sprechstunde schon unpüktlich beginnt, kann vermieden werden. Auch hier gilt: Planen Sie ehrlich!
Empfohlene Fachliteratur
Wollen Sie lieber klassisch in Papier stöbern? Diese Fachliteratur zu Praxismanagement hat uns gut gefallen:
Terminketten schon bei Terminvergabe berücksichtigen
Schritt 9: Planen Sie erforderliche Raumkapazitäten schon bei Terminvergabe!
Berücksichtigen Sie möglichst früh im Prozess, welche Geräte, Diagnostik, Räume und Kapazitäten für den jeweiligen Patienten benötigt werden. Wer sich zum Kontrolltermin einer Schilddrüsenunterfunktion einen Termin geben lässt, benötigt aller Voraussicht nach Labor und ggf. auch einen Ultraschall. Durch weniger geschickt gewählte Analysefragen kann so terminiert werden, dass der Patient nur 1x in die Praxis kommen muss.
Integrieren Sie digitale Tools in die Sprechstunde
Schritt 10: Digitale Angebote entlasten die Hektik während der Sprechstunde
Nutzen Sie alle verfügbaren Möglichkeiten, um das Praxismanagement Ihrer Praxis möglichst schlank zu halten. Besprechungen von Laborbefunden erfordern keinen erneuten Termin in der Praxis, sondern können digital erfolgen. Das klappt klassisch per Telefon oder noch besser per Videosprechstunde. Auch digitale Alternativen per Chat bzw. Medizin-Messenger entlasten das Praxismanagement, weil kein erneuter physischer Kontakt der Patienten in der Praxis erforderlich wird und so die Sprechstunde ruhiger ablaufen kann.
Menschlicher Patientendialog
Schritt 11: Kommunikation mit Patienten macht den Unterschied!
Über alle Themen hinweg kann Praxismanagement in einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis nur so gut sein wie die Qualität der Kommunikation mit den Patienten. Gekonnte Gesprächsführung gleicht organisatorische Defizite aus. Freundlichkeit und Professionalität am Telefon macht auch längere Zeit bis zum nächsten Termin erträglicher. Patientenorientierte Gesprächsführung nimmt Ängste und damit Zusatzaufwand im Praxismanagement. In unserem Seminar Patientenkommunikation schulen wir Ihr Praxisteam und machen Ihre MFA bzw. ZFA fit für guten Dialog mit Ihren Patienten – an nur 1 Tag in Ihren Praxisräumen [mehr dazu…]
Unser Praxis-CheckUp: Workshop Praxismanagement für Ihr Praxisteam in Ihrer Praxis!
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Ihr Nutzen:
- Kostensenkung
- Zeitersparnis
- Einnahmesteigerung
- Mehr Motivation im Team
- Geringere Mitarbeiterfluktuation
- Zufriedenere Patienten
- Angenehmes Betriebsklima