11 Tipps für besseres Management der Sprechstunde und Praxissteuerung Arztpraxis für zufriedene Patienten & Praxisteam in Zahnarztpraxis & Arztpraxis
Was ist der Nutzen von Praxismanagement? Lassen Sie uns mit einem kurzen Fallbericht aus der Praxis Dr. Müller starten:
In der geschäftigen Praxis von Dr. Müller herrscht trotz des Ansturms von Patienten eine bemerkenswerte Ruhe und Effizienz. Das Geheimnis hinter diesem reibungslosen Ablauf ist das sorgfältige Praxismanagement, das als unsichtbare Hand die Fäden zieht und dafür sorgt, dass alle Zahnräder perfekt ineinandergreifen.
Praxismanagement ist weit mehr als die bloße Organisation von Terminen und Verwaltung von Patientenakten. Es ist die Kunst, die gesamte Infrastruktur einer Praxis so zu gestalten, dass sowohl das medizinische Personal als auch die Patienten davon profitieren. In Dr. Müllers Praxis beginnt dies bereits am Empfang. Das freundliche und gut geschulte Personal begrüßt die Patienten nicht nur, sondern nimmt auch erste Informationen auf, klärt offene Fragen und sorgt für eine entspannte Atmosphäre. Diese ersten Minuten sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Nervosität abzubauen.
Doch das Herzstück des Praxismanagements ist die effiziente Zeitplanung. Dank moderner Softwarelösungen können Termine optimal koordiniert werden, sodass Wartezeiten minimiert und Notfälle schnell eingebaut werden können. Die Software unterstützt zudem bei der lückenlosen Dokumentation, was nicht nur die Qualität der Behandlung sicherstellt, sondern auch die Abrechnung vereinfacht. Dies ist besonders wichtig, da die administrativen Aufgaben häufig eine erhebliche Belastung darstellen können.
Darüber hinaus ermöglicht ein gutes Praxismanagement die kontinuierliche Weiterbildung des Personals. Dr. Müller legt großen Wert darauf, dass seine Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der medizinischen Forschung und Technik sind. Regelmäßige Schulungen und Workshops werden daher fest in den Praxisalltag integriert. Dies trägt nicht nur zur fachlichen Kompetenz bei, sondern auch zur Motivation und Zufriedenheit des Teams.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Feedbackmanagement. Dr. Müller und sein Team legen großen Wert darauf, die Meinungen und Anregungen der Patienten ernst zu nehmen. Dies ermöglicht es ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierlich an der Verbesserung der Praxisabläufe zu arbeiten. Einmal im Quartal werden die gesammelten Rückmeldungen analysiert und in den Teamsitzungen besprochen. Dies schafft eine Kultur der Offenheit und des ständigen Lernens.
Nicht zuletzt sorgt ein durchdachtes Praxismanagement für die finanzielle Stabilität der Praxis. Durch eine präzise Kostenplanung und Budgetkontrolle können unnötige Ausgaben vermieden und Investitionen gezielt getätigt werden. Dies schafft den finanziellen Spielraum, um in moderne Geräte und innovative Behandlungsmethoden zu investieren, was wiederum die Qualität der Patientenversorgung steigert.
Insgesamt zeigt sich, dass ein gutes Praxismanagement weit über die reine Verwaltung hinausgeht. Es schafft die Grundlage für eine erfolgreiche und patientenorientierte Praxis, in der sowohl das Wohl der Patienten als auch die Zufriedenheit des Teams im Mittelpunkt stehen. Dr. Müllers Praxis ist ein leuchtendes Beispiel dafür, wie eine strukturierte und vorausschauende Planung das Rückgrat einer erfolgreichen medizinischen Einrichtung bildet.
Mit diesen 11 Schritten verbessern Sie Ihr Praxismanagement und die Praxissteuerung Ihrer Arztpraxis!
Schritt 1: Durchdachtes Praxismanagement beginnt vor dem Betreten der Praxis!
Wer sich mit Praxismanagement beschäftigt, erkennt schnell, dass ein Ziel sein muss, Patienten zu aktivieren. Das beginnt bei einer gut gestalteten Homepage mit wichtigen Informationen und Online-Terminvergabemöglichkeit. Wichtig ist, dass Sie auf beides auch in der Praxis prominent hinweisen, damit Patienten diese Dienstleistungen wahrnehmen.
Schritt 2: Eine moderne Telefonanlage entlastet das Praxisteam
In vielen Praxen sind Telefonate eine der häufigsten ungeplanten Tätigkeiten. Eine moderne Telefonanlage kann hier Abhilfe beim Praxismanagement schaffen, indem verschiedene Anrufgründe digital abgefragt und so richtig geroutet werden. Allein schon eine Warteschleife und automatischer Nachrücker-Verwaltung erhöht die Zufriedenheit der Patienten und reduziert Aufwand im Praxisteam, weil weniger Ärger entsteht.
Schritt 3: Ein sinnvoll besprochener Anrufbeantworter & wohlüberlegte Bandansage lenken Patientenströme
Nutzen Sie die Möglichkeit, Anrufbeantworter und Bandansagen individuell zu besprechen. Gehen Sie auf Themen ein, die Sie gerade im Praxisalltag Zeit kosten. Weisen Sie auf Online-Terminvergabe und Informationen auf der Homepage hin. Das spart Telefonate.
Schritt 4: Spezialisierung an Rezeption und Anmeldung durch spezifische Arbeitsplätze
Viele Praxen haben offene Anmeldungs-Tresen mit mehreren identischen Arbeitsplätzen. Patienten erkennen oft nicht, wer für was zuständig ist, wenn mehrere MFA nebeneinander sitzen bzw. stehen. Hier schafft Abhilfe, wenn durch klare Hinweise bzw. kleine bauliche Änderungen bestimmte Spezialgebiete voneinander getrennt werden.
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Schritt 5: Lautstärke stresst und kann durch Schallschutz reduziert werden
Der Geräuschpegel in der Praxis wird in unseren Zufriedenheitsbefragungen der Praxisteams häufig als sehr störend wahrgenommen. Abhilfe schaffen schallschluckende Elemente aus Stoff (dickere Vorhänge) oder spezielle Schallschutz-Möbel.
Schritt 6: Nutzen Sie Ihr Wartezimmer auch für Praxismanagement!
Das Wartezimmer ist derjenige Raum in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis, in dem Patienten oft am längsten verweilen. Lassen Sie sich die Chance deshalb nicht entgehen, alle wichtigen Infos zu Praxismanagement und Sprechstundenorganisation auch hier prominent zu platzieren. Dies klappt am besten mit einer beschreibbaren Magnettafel (whiteboard) oder einem Flipchart. Natürlich hat auch Wartekomfort eine Relevanz für Ihr Praxismanagement. Höheren Wartekomfort erreichen Sie durch:
- angenehmes Raumklima (Temperatur, Frischluft)
- gemütliche Stühle (Design hilt nicht immer!)
- entspannendes Licht
- Getränke- bzw. Kaffeeservice
- Zeitschriften in ordentlichem Zustand bzw. digitales Angebot
- (kostenloses) WLAN
- Kinderspielecke
Schritt 7: Verkürzen Sie Wartezeiten durch selektive Terminplanung
Aus Studien wissen wir, dass Wartezeit über 30 Minuten von Patienten deutlich schlechter toleriert wird und zu Rückfragen und Beschwerden führt. Beides erzeugt Mehraufwand im Praxisteam. Die meisten Wartezeiten sind unnötig und entstehen nicht durch Notfälle, sondern durch schlechte Zeitplanung. Beschäftigen Sie sich deshalb mit der echten Terminlänge der häufigen Patientenkontakte und planen Sie ehrlich.
Schritt 8: Starten Sie pünktlich in die Sprechstunde und haben Sie die Praxissteuerung Arzt / Zahnarzt im Blick!
Ein pünktlicher Sprechstundenbeginn ist nicht nur aus Patientenperspektive fair und anständig, sondern hat auch positive Konsequenzen für das Praxismanagement. Oft sind die MFA an der Anmeldung deutlich stärker betroffen, wenn Wartezeit entsteht. Unnötiger Stress, der entsteht, wenn die Sprechstunde schon unpünktlich beginnt, kann vermieden werden. Auch hier gilt: Planen Sie ehrlich!
Genau so wichtig ist die Praxissteuerung des Zahnarztes bzw. Arztes während der Sprechstunde.
Wollen Sie lieber klassisch in Papier stöbern? Diese Fachliteratur zu Praxismanagement hat uns gut gefallen:
Schritt 9: Planen Sie erforderliche Raumkapazitäten schon bei Terminvergabe!
Berücksichtigen Sie möglichst früh im Prozess, welche Geräte, Diagnostik, Räume und Kapazitäten für den jeweiligen Patienten benötigt werden. Wer sich zum Kontrolltermin einer Schilddrüsenunterfunktion einen Termin geben lässt, benötigt aller Voraussicht nach Labor und ggf. auch einen Ultraschall. Durch weniger geschickt gewählte Analysefragen kann so terminiert werden, dass der Patient nur 1x in die Praxis kommen muss.
Schritt 10: Digitale Angebote entlasten die Hektik während der Sprechstunde
Nutzen Sie alle verfügbaren Möglichkeiten, um das Praxismanagement Ihrer Praxis möglichst schlank zu halten. Besprechungen von Laborbefunden erfordern keinen erneuten Termin in der Praxis, sondern können digital erfolgen. Das klappt klassisch per Telefon oder noch besser per Videosprechstunde. Auch digitale Alternativen per Chat bzw. Medizin-Messenger entlasten das Praxismanagement, weil kein erneuter physischer Kontakt der Patienten in der Praxis erforderlich wird und so die Sprechstunde ruhiger ablaufen kann.
Schritt 11: Kommunikation mit Patienten macht den Unterschied!
Über alle Themen hinweg kann Praxismanagement in einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis nur so gut sein wie die Qualität der Kommunikation mit den Patienten. Gekonnte Gesprächsführung gleicht organisatorische Defizite aus. Freundlichkeit und Professionalität am Telefon macht auch längere Zeit bis zum nächsten Termin erträglicher. Patientenorientierte Gesprächsführung nimmt Ängste und damit Zusatzaufwand im Praxismanagement. In unserem Seminar Patientenkommunikation schulen wir Ihr Praxisteam und machen Ihre MFA bzw. ZFA fit für guten Dialog mit Ihren Patienten – an nur 1 Tag in Ihren Praxisräumen [mehr dazu…]
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Ihr Nutzen:
- Kostensenkung
- Zeitersparnis
- Einnahmesteigerung
- Mehr Motivation im Team
- Geringere Mitarbeiterfluktuation
- Zufriedenere Patienten
- Angenehmes Betriebsklima
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„Planung ist alles“
Häufige Fragen und Antworten zum Praxismanagement in Zahnarztpraxis & Arztpraxis
Was umfasst das Praxismanagement einer Zahnarztpraxis?
Das Praxismanagement einer Zahnarztpraxis umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, darunter Terminplanung, Abrechnung, Patientenverwaltung, Mitarbeiterführung und -koordination, sowie die Organisation von Materialien und Abläufen.
Welche Software wird typischerweise im Praxismanagement einer Zahnarztpraxis verwendet?
In der Regel werden spezielle Praxismanagement-Softwarelösungen eingesetzt, die Funktionen wie Terminverwaltung, Abrechnung, Patientenakte und Dokumentation unterstützen. Beispiele hierfür sind Dampsoft, Charly oder Z1.
Wie können Wartezeiten für Patienten minimiert werden?
Wartezeiten können durch effiziente Terminplanung und -verwaltung reduziert werden. Dies umfasst die optimale Nutzung der Behandlungszeiten, Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und die Minimierung von Leerlaufzeiten zwischen den Terminen.
Welche Rolle spielt die Patientenkommunikation im Praxismanagement?
Eine effektive Patientenkommunikation ist entscheidend für den Erfolg einer Zahnarztpraxis. Dies umfasst die freundliche und informative Terminvereinbarung, Erinnerungen an bevorstehende Termine, Aufklärung über Behandlungsabläufe und die Bereitstellung von Informationen zu Kosten und Zahlungsoptionen. Hier finden Sie mehr zu Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis und Arztpraxis.
Wie werden Abrechnungen in einer Zahnarztpraxis durchgeführt?
Die Abrechnung in einer Zahnarztpraxis erfolgt in der Regel über das Einreichen von Leistungen an die zuständigen Krankenkassen oder Privatversicherungen. Dies erfordert eine genaue Dokumentation der erbrachten Leistungen gemäß den jeweiligen Abrechnungsbestimmungen.
Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Effizienz des Praxismanagements zu verbessern?
Die Effizienz des Praxismanagements kann durch die Einführung von digitalen Prozessen, Schulungen für Mitarbeiter, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Praxisrichtlinien verbessert werden. Unser Praxis-CheckUp bietet Ihnen eine Gesundheitsvorsorge für Ihre Praxis – schon an 1 Tag bei Ihnen vor Ort!
Wie können Patientendaten sicher verwaltet werden?
Patientendaten sollten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen sicher verwaltet werden. Dies umfasst die Verwendung von sicheren IT-Systemen, die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Was ist bei der Organisation von Materialien und Inventar zu beachten?
Eine effiziente Organisation von Materialien und Inventar ist wichtig, um Engpässe zu vermeiden und den reibungslosen Ablauf von Behandlungen sicherzustellen. Dies umfasst die Bestandsführung, Lagerhaltung, rechtzeitige Bestellungen und die Überwachung von Verbrauchsmaterialien. Vor allem die sinnvolle Auswahl der verschiedenen Anbieter und das genaue Inventarmanagement kann viel Zeit, Ärger und Kosten sparen!
Wie kann die Patientenzufriedenheit im Rahmen des Praxismanagements verbessert werden?
Die Patientenzufriedenheit kann durch eine freundliche und respektvolle Behandlung, kurze Wartezeiten, eine angenehme Praxisatmosphäre, klare Kommunikation und eine qualitativ hochwertige Versorgung verbessert werden.
Welche Rolle spielt das Personalmanagement in einer Zahnarztpraxis?
Das Personalmanagement umfasst die Rekrutierung, Schulung, Planung von Arbeitszeiten, Motivation und Mitarbeiterführung. Ein gut geführtes Personalmanagement trägt wesentlich zum Erfolg einer Zahnarztpraxis bei, indem es eine produktive und harmonische Arbeitsumgebung schafft.
Wie lange dauert Ihre Fortbildung Praxismanagements für die Zahnarztpraxis?
Wir planen mit 6h Workshop-Dauer. Wenn Sie möchten, können wir auch 1,5 bis 2 Tage einplanen (je nach Vertiefung Kommunikation bzw. Verkaufsgesprächsführung).
Was sind die Besonderheiten des Praxismanagements in einer Zahnarztpraxis?
Im Gegensatz zu Human-Arztpraxen ist in der Zahnmedizin der Ablauf etwas anders. Das Thema Ästhetik ist stärker dominieren, die Prophylaxe-Assistentinnen arbeiten recht autark in eigenen Zimmern und die Beratung zu Zuzahlungen und Eigenbeteiligung ist komplexer und langwieriger. Deshalb lohnt es sich, die Abläufe genau unter die Lupe zu nehmen.
Wie genau läuft Ihr Workshop Praxismanagements in einer Zahnarztpraxis ab?
Wir kommen einen Tag lang in Ihrer Praxis. Auf Wunsch auch teilweise während der Behandlungszeiten. Wir machen uns ein Bild Ihrer Abläufe, Ihres Zeitmanagements und gehen je nach Fokus auch auf Marketing, Verkaufsgespräche und Patient Journey ein.