Was ist der Nutzen von Praxismanagement? Lassen Sie uns mit einem kurzen Fallbericht aus der Praxis Dr. Müller starten:

In der geschäftigen Praxis von Dr. Müller herrscht trotz des Ansturms von Patienten eine bemerkenswerte Ruhe und Effizienz. Das Geheimnis hinter diesem reibungslosen Ablauf ist das sorgfältige Praxismanagement, das als unsichtbare Hand die Fäden zieht und dafür sorgt, dass alle Zahnräder perfekt ineinandergreifen.

Praxismanagement ist weit mehr als die bloße Organisation von Terminen und Verwaltung von Patientenakten. Es ist die Kunst, die gesamte Infrastruktur einer Praxis so zu gestalten, dass sowohl das medizinische Personal als auch die Patienten davon profitieren. In Dr. Müllers Praxis beginnt dies bereits am Empfang. Das freundliche und gut geschulte Personal begrüßt die Patienten nicht nur, sondern nimmt auch erste Informationen auf, klärt offene Fragen und sorgt für eine entspannte Atmosphäre. Diese ersten Minuten sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Nervosität abzubauen.

Doch das Herzstück des Praxismanagements ist die effiziente Zeitplanung. Dank moderner Softwarelösungen können Termine optimal koordiniert werden, sodass Wartezeiten minimiert und Notfälle schnell eingebaut werden können. Die Software unterstützt zudem bei der lückenlosen Dokumentation, was nicht nur die Qualität der Behandlung sicherstellt, sondern auch die Abrechnung vereinfacht. Dies ist besonders wichtig, da die administrativen Aufgaben häufig eine erhebliche Belastung darstellen können.

Darüber hinaus ermöglicht ein gutes Praxismanagement die kontinuierliche Weiterbildung des Personals. Dr. Müller legt großen Wert darauf, dass seine Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der medizinischen Forschung und Technik sind. Regelmäßige Schulungen und Workshops werden daher fest in den Praxisalltag integriert. Dies trägt nicht nur zur fachlichen Kompetenz bei, sondern auch zur Motivation und Zufriedenheit des Teams.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Feedbackmanagement. Dr. Müller und sein Team legen großen Wert darauf, die Meinungen und Anregungen der Patienten ernst zu nehmen. Dies ermöglicht es ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierlich an der Verbesserung der Praxisabläufe zu arbeiten. Einmal im Quartal werden die gesammelten Rückmeldungen analysiert und in den Teamsitzungen besprochen. Dies schafft eine Kultur der Offenheit und des ständigen Lernens.

Nicht zuletzt sorgt ein durchdachtes Praxismanagement für die finanzielle Stabilität der Praxis. Durch eine präzise Kostenplanung und Budgetkontrolle können unnötige Ausgaben vermieden und Investitionen gezielt getätigt werden. Dies schafft den finanziellen Spielraum, um in moderne Geräte und innovative Behandlungsmethoden zu investieren, was wiederum die Qualität der Patientenversorgung steigert.

Insgesamt zeigt sich, dass ein gutes Praxismanagement weit über die reine Verwaltung hinausgeht. Es schafft die Grundlage für eine erfolgreiche und patientenorientierte Praxis, in der sowohl das Wohl der Patienten als auch die Zufriedenheit des Teams im Mittelpunkt stehen. Dr. Müllers Praxis ist ein leuchtendes Beispiel dafür, wie eine strukturierte und vorausschauende Planung das Rückgrat einer erfolgreichen medizinischen Einrichtung bildet.

Mit diesen 11 Schritten verbessern Sie Ihr Praxismanagement und die Praxissteuerung Ihrer Arztpraxis!

Schritt 1: Durchdachtes Praxismanagement beginnt vor dem Betreten der Praxis!

Wer sich mit Praxismanagement beschäftigt, erkennt schnell, dass ein Ziel sein muss, Patienten zu aktivieren. Das beginnt bei einer gut gestalteten Homepage mit wichtigen Informationen und Online-Terminvergabemöglichkeit. Wichtig ist, dass Sie auf beides auch in der Praxis prominent hinweisen, damit Patienten diese Dienstleistungen wahrnehmen.

Schritt 5: Lautstärke stresst und kann durch Schallschutz reduziert werden

Der Geräuschpegel in der Praxis wird in unseren Zufriedenheitsbefragungen der Praxisteams häufig als sehr störend wahrgenommen. Abhilfe schaffen schallschluckende Elemente aus Stoff (dickere Vorhänge) oder spezielle Schallschutz-Möbel.

Schritt 7: Verkürzen Sie Wartezeiten durch selektive Terminplanung

Aus Studien wissen wir, dass Wartezeit über 30 Minuten von Patienten deutlich schlechter toleriert wird und zu Rückfragen und Beschwerden führt. Beides erzeugt Mehraufwand im Praxisteam. Die meisten Wartezeiten sind unnötig und entstehen nicht durch Notfälle, sondern durch schlechte Zeitplanung. Beschäftigen Sie sich deshalb mit der echten Terminlänge der häufigen Patientenkontakte und planen Sie ehrlich.

Schritt 9: Planen Sie erforderliche Raumkapazitäten schon bei Terminvergabe!

Berücksichtigen Sie möglichst früh im Prozess, welche Geräte, Diagnostik, Räume und Kapazitäten für den jeweiligen Patienten benötigt werden. Wer sich zum Kontrolltermin einer Schilddrüsenunterfunktion einen Termin geben lässt, benötigt aller Voraussicht nach Labor und ggf. auch einen Ultraschall. Durch weniger geschickt gewählte Analysefragen kann so terminiert werden, dass der Patient nur 1x in die Praxis kommen muss.

Schritt 11: Kommunikation mit Patienten macht den Unterschied!

Über alle Themen hinweg kann Praxismanagement in einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis nur so gut sein wie die Qualität der Kommunikation mit den Patienten. Gekonnte Gesprächsführung gleicht organisatorische Defizite aus. Freundlichkeit und Professionalität am Telefon macht auch längere Zeit bis zum nächsten Termin erträglicher. Patientenorientierte Gesprächsführung nimmt Ängste und damit Zusatzaufwand im Praxismanagement. In unserem Seminar Patientenkommunikation schulen wir Ihr Praxisteam und machen Ihre MFA bzw. ZFA fit für guten Dialog mit Ihren Patienten – an nur 1 Tag in Ihren Praxisräumen [mehr dazu…]

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„Planung ist alles“

Häufige Fragen und Antworten zum Praxismanagement in Zahnarztpraxis & Arztpraxis