Hardware: ISDN oder Voice-over-IP (Cloudlösung)?

Seit dem Entschluss, ISDN abzuschalten, suchen viele Praxen nach einer geeigneten Telefonanlage, die auch nach ISDN alle Wünsche erfüllt. Zwar gibt es technich die Möglichkeit, auch ohne ISDN-Anschluss alte ISDN-Geräte noch zu nutzen (z.B. mit einem Router wie der Fritz Box), aber lohnt sich das wirklich? Wir glauben nein, weil gerade die digitalen Voice-over-IP-Anlagen zahlreiche Vorteile bieten. Sofern die Verbindungsgeschwindigkeit am Praxisstandort es zulässt, empfehlen wir die Cloud.

Vorteile Cloud: Voice-over-IP

Warum lohnt sich die Cloud? Die aus unserer Sicht entscheidenden Vorteile sind, dass die Lösung sehr flexibel ist, auch außerhalb der Praxis funktioniert (und es lässt sich auch in Arztpraxen sehr viel außerhalb der Praxis arbeiten) und nicht so stark limitiert ist wie analoge Hardware, die veraltet, defekt wird und teuren Support und Kundendienst benötigt.

Eine Cloud-Lösung ist also in der Anschaffung meist deutlich günstiger. Die Kosten für Updates, Sicherungen, neue Funktionen etc. sind in den monatlichen oder jährlichen Nutzungskosten enthalten. Durch Smartphone-Apps bzw. Weiterleitungen auf Handys sind Sie auch bei einem Strom- oder Internetausfall trotzdem noch ganz normal erreichbar.

Anrufsteuerung

Eine zeit- und prioritätsbasierte Anrufsteuerung ist  zwar keine Funktion, die es nur bei VoIP-Anlagen gibt. Sie ist dort allerdings (wie auch alle anderen Feautures) besonders einfach und von überall zu konfigurieren. Durch die Anrufsteuerung bestimmen Sie selbst, wann, wo und wie Sie für Ihre Patienten erreichbar sind. Sie können individuelle Weiterleitungsregeln einstellen und dadurch Anrufe an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten (vormittags, Mittagspause, Feierabend, Nacht- und Wochenende oder außerhalb Ihrer Praxisöffnungszeiten) an beliebige Endgerät weiterleiten. Begrüßen Sie Ihre Patienten dadurch immer gleichbleibend freundlich und entlasten Sie Ihr Praxisteam: durch verschiedene Sprachansagen zu verschiedenen Tageszeiten machen Sie schon vor dem ersten Kontakt mit dem Praxisteam einen sehr guten ersten Eindruck.

Arbeitsplatzmobilität

Das sogenannte „Hot-Desking“ zum einfachen Wechseln von Arbeitsplätzen erlaubt das Rotieren von medizinischem Fachpersonal ohne Einschränkungen bei der Kommunikation. So können sich Ihre MFA einfache zwischen den verschiedenen Behandlungsräumen oder den verschiedenen Abteilungen einer Praxis bewegen und dabei immer dieselbe Rufnummer nutzen. Der DECT-Standard für schnurlose Telefone ist bei modernen IP-Telefonanlagen ebenfalls verfügbar.

Warteschlangen mit individueller Wartemusik

Wo verbringt der Patient in der Arztpraxis am meisten Zeit? Im Wartezimmer deshalb wird hier oft viel in Richtung Marketing und Komfort investiert. Aber stimmt das? Am meisten Zeit verbringen viele Patienten in Wartschlangen, wenn man berücksichtigt, wie häufig man in Arztpraxen nicht sofort jemanden persönlich erreichen kann und warten muss. Genau deshalb empfiehlt es sich, Abwechslung zu den „typischen“ Telefonanlagen-Warteschleifen-Hintergrundmusiken“ zu suchen, die fast kein Patient mehr ertagen kann. Deshalb ist es gerade im Patientensinne mehr als löblich, individuelle Musik zu nutzen. Natürlich geht es bei der Thematik Warteschlange nicht nur um die Art des Musikstils. Vor allem in größeren Arztpraxen bieten Warteschlangen eine optimale Möglichkeit , den Patientenservice im Praxisalltag zu optimieren. Wird eine Warteschlange verwendet, müssen sich die Patienten nicht mit einem Besetztzeichen abfinden, sondern sie werden mit dem nächsten Mitarbeiter verbunden, sobald die Leitung wieder frei ist.

Anrufbeantworter

In Verbindung mit (den auch zum Standard gehörenden Voicemail-Anrufbeantwortern können Sie damit außerhalb Ihrer Sprechzeiten, an Feiertagen oder  im Urlaub individuelle Ansagen erstellen Hinterlässt ein Patient eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, können Sie Benachrichtigungen per Voicemail-Nachricht als mp3 per E-Mail erhalten.

Interaktives Sprachmenü (IVR): „Bitte drücken Sie die eins für…“

Einen Großteil der Anrufe in deutschen Arztpraxen stellen Rezeptwünsche dar. Werden diese bei Ihnen n Ihrer Praxis bislang noch persönlich am Telefon entgegengenommen? Dann verlieren Sie eine Menge Zeit und sind selbst für den daraus resultierenden Stress während der Sprechstunde verantwortlich. Notwendig ist das mit einer modernen Telefonanlage nicht mehr. Mit cloud-Telefonanlagen (und selbst ohne cloud reicht oft ein Anrufbeantworter, der speziell konfiguriert ist) ist es dank eines interaktiven Sprachmenüs möglich, das Praxisteam während der Sprechstunde deutlich zu entlasten. Das Interaktive Spachmenü steuert Patienten mit den verschiedenen Anliegen.  So können Ihre l auswählen, ob Sie mit einem Mitarbeiter verbunden werden wollen oder lediglich eine Rezeptbestellung aufgeben möchten. Die Rezeptbestellung erfolgt dann über einen Anrufbeantworter, auf dem der Patient seinen Namen, sein Geburtsdatum und das gewünschte Medikament hinterlässt. Das Praxisteam (Verantwortlichkeiten und genauer Ablauf sollten dazu klar definiert werden) kann die Bestellung dann via E-Mail bearbeiten.

Weitere Features: App, Fax & Co

Moderne Telefonanlagen für Arztpraxen können noch deutlich mehr. Sie beinhalten meistens folgende Komfortfunktionen:

App: Verschiedene Anbieter bieten zu ihren Anlagen die Möglichkeit, Smartphones zu integrieren. Mit einer App-Lösung auf dem Smartphone erweitern Sie die Erreichbarkeit aus Ihrer Praxis an jeden beliebigen Ort (z.B. auf zu Hause, zu Hausbesuchen, ins Pflegeheim, in die Belegstation) mit. So bleiben Sie auch unterwegs z.B. während Hausbesuchen jederzeit unter Ihrer gewohnten Praxisrufnummer erreichbar und können sich gegenseitig erreichen. Auf der anderen Seite können Sie auch Smartphones als weitere schnurlose Praxistelefone benutzen, während Sie in der Praxis sind.

Autoprovisionierung: Verschiedene VoIP-Lösungen ermöglichen es, die bisherigen Telefongeräte weiter zu nutzen. Neue IP-Endgeräte machen aber häufig Sinn, vor allem wenn Sie die Zusatzfunktionen gut nutzen möchten. Die Konfiguration ist denkbar einfach: Mit der Funktion „Autoprovisionierung“ haben Sie die Geräte in wenigen Minuten konfiguriert: Sie müssen nur die MAC-Adresse Ihres Telefons in Ihr Kundenkonto eingeben, das Telefon an das Internet anschließen und schon konfiguriert es sich automatisch.