Workshop „Prophylaxe-CheckUp“ Praxisorganisation & Praxismanagement für Zahnarztpraxis

Optimales Prophylaxe-Management – professionelle Organisation Zahnarztpraxis: Abläufe bei Prophylaxe-Konzepten optimieren, Recall individuell planen und Auslastung verbessern

Organisation-Workshop Prophylaxe-Strategie für Zahnarztpraxen: Sprechstunde & Terminplanung für  PZR bzw. Prophylaxe-Patienten optimieren

„Mehr Umsatz. Mehr Patientenbindung. Weniger Stress – mit dem Prophylaxe-CheckUp für Ihre Praxis“

Wir besuchen Sie einen Tag in Ihrer Praxis, analysieren Ihr Prophylaxe-Konzept, optimieren Recall-Prozesse und reduzieren NoShows – für ein starkes, wirtschaftliches Praxismodell. Wir analysieren Ihre aktuellen Prophylaxestrukturen und erstellen daraufhin ein maßgeschneidertes optimiertes Prophylaxekonzept, das zu Ihren Wünschen, der Praxisphilosophie und Ihrem Team passt.

Unser anschließender Workshop beinhaltet sowohl praktische Fähigkeiten als auch fundiertes theoretisches Wissen. Wir helfen Ihnen und Ihrem Team, neue Techniken zu erlernen und bestehende Konzepte zu optimieren.

Auch bei Neugründung bzw. Übernahme einer Zahnarztpraxis ist häufig wenig praktische Prophylaxeerfahrung vorhanden. Auch wenn die handwerklichen Fähigkeiten passen, sind oft Abläufe entlang der patient journey nicht optimiert. Dadurch entgeht vielen Zahnarztpraxen viel Potenzial. Wir kümmern uns darum, dass sowohl Ihr Team als auch Ihre Patienten für Ihr neues Prophylaxekonzept begeistert werden.

Dabei gehen wir neben der klassischen Prophylaxe auch auf spezielle Zusatzangebote ein. Je nach Kompetenz im Team und abhängig von Ihren Wünschen sind das z.B. Bleaching, Ernährungsberatung, unterstützende Parodontitistherapie (UPT) und andere spezielle Sprechstunden.

Typische Herausforderungen in Zahnarztpraxen

  • Recall-Listen sind unvollständig oder unstrukturiert
  • Patienten erscheinen nicht zu Terminen (NoShows)
  • Prophylaxe-Teams arbeiten nach Bauchgefühl statt nach Konzept
  • Hoher Aufwand bei geringer Rentabilität

Unser Ansatz: Coaching für Zahnarztpraxen zur optimalen Sprechstunde

Ein optimierte Prophylaxe-Integration in den Praxisblauf beginnt bei der strukturierten Terminplanung. Diese entscheidet darüber, ob Prophylaxe und Privatleistungen als echter Wachstumsmotor wirken oder im Praxisalltag untergehen. Unternehmerisch ambitionierte Zahnarztpraxen betreiben die Prophylaxe-Einheit wie ein Profit-Center und optimieren Einnahmen und Ausgaben.

Dabei gibt es einige Stellschrauben, die schnell genutzt werden können und kurzfristig Erfolge bringen.

Gemeinsam analysieren wir Ihre Sprechstundenorganisation, Behandlungszeiten und Terminblöcke und entwickeln ein System, das Auslastung und Wirtschaftlichkeit maximiert, ohne die Patientenbetreuung zu vernachlässigen.

Klare Recall-Zeiten, feste Slots für PZR und Beratung zu Zusatzleistungen sorgen für Planbarkeit, geringere Wartezeiten und höhere Umsätze. So entsteht eine Sprechstunde, die sowohl Patienten überzeugt als auch betriebswirtschaftlich optimal funktioniert.

Warum die richtige Prophylaxe-Strategie ein zentraler Erfolgsfaktor ist

  • Prophylaxe ist der wirtschaftliche Motor moderner Zahnarztpraxen: planbare Leistungen, hohe Patientenzufriedenheit, nachhaltige Bindung.
  • Ein strukturiertes Recall-System sorgt für volle Stühle und planbare Auslastung.
  • Professionelles NoShow-Management reduziert Ausfälle und steigert den Deckungsbeitrag deutlich.
  • Motivierte Prophylaxe-Teams arbeiten effizienter und entlasten Behandlerinnen und Behandler.

Unser Konzept: Zahnarzt – Coaching zu Prophylaxe-CheckUp & Co

Sie als Zahnärztin bzw. Zahnarzt sind heute weit mehr als nur Behandler: Ihre Rolle als Praxisinhaberin bzw. Praxisinhaber beinhaltet zugleich die Position Unternehmer, Führungskraft und Stratege. Genau hier setzt unser Zahnärzte-Coaching an. Die optimale Prophylaxe-Journey aus Patientensicht ist mehr als die gut gemachte professionelle Zahnreinigung. Es geht um Optimierung der PZR-Abläufe, um eine patientenorientierte Reise entlang aller Kontaktpunkte mit der Zahnarztpraxis. Wir begleiten Sie dabei, Ihre Praxis nicht nur medizinisch, sondern auch organisatorisch und wirtschaftlich auf ein neues Niveau zu bringen.

Im Coaching arbeiten wir an klarer Praxisstrategie, effizientem Teammanagement, erfolgreicher Patientenkommunikation und betriebswirtschaftlicher Sicherheit. Damit Ihr Prophylaxe-Konzept zum Erfolg wird.

Das Ergebnis: Weniger Stress im Alltag, mehr Struktur im Team – und eine Praxis, die nachhaltig wächst und gleichzeitig Freude macht. Ein praxisnahes Analyse- und Optimierungsprogramm, speziell für Zahnarztpraxen konzipiert.

Ablauf unseres PZR-Optimierungs-CheckUps:

Ablauf:

Hospitation (3h)

  • Wir begleiten Ihr Team live bei der Prophylaxe-Arbeit.
  • Analyse von Prozessen, Patientenführung, Terminmanagement und Abrechnung.
  • Ergebnissession mit Praxisinhaber (2h)

Vorstellung der Stärken & Schwächen

  • Konkrete Handlungsempfehlungen für Recall, NoShow-Management und Prophylaxe-Strategie.

Workshop mit dem gesamten Team (Folgetag, 6h)

  • Gemeinsame Optimierung von Abläufen.
  • Schulung zu Recall-Strategien & Patientenkommunikation.
  • Konkrete Umsetzungstools & Checklisten für den Alltag.

Ihre Vorteile:

  • Mehr planbare Umsätze durch strukturiertes Recall
  • Deutlich weniger NoShows
  • Höhere Eigenmotivation im Team
  • Patientenbindung und Empfehlungsrate steigen
  • Prophylaxe wird zum Wachstumsbereich Ihrer Praxis

Methodik:

Abwechslungsreiche Wissensvermittlung durch eine ausgewogene Mischung aus Theorie und Praxis in Form von Praxisbegehung, Hospitation, Live-Coaching während Sprechstunde, Präsentation, Diskussion, Einzel- und Gruppenarbeiten sowie gemeinsamer Diskussion

Zielgruppe unseres Workshops Praxisorganisation Prophylaxe & PZR:

  • Praxisinhaber & angestellte Zahnärzte in Zahnarztpraxen, MVZ und Ambulanzen
  • Erstkräfte; Praxismanager
  • Prophylaxe-Fachkräfte (ZMP, DH, ZMF mit Prophylaxeschwerpunkt)
  • Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA)

Organisation:

Der Workshop findet in Form einer Inhouse-Veranstaltung vorzugsweise freitags (Hospitation) und samstags (Workshop) in Ihren Praxisräumen statt. Das hat den Vorteil, dass Ihr ganzes Team ohne Beeinträchtigung des Praxisbetriebes und ohne Ausfallzeiten in entspannter und vertrauter Atmosphäre geschult wird – auf Wunsch selbstverständlich auch in Kombination mit einer Praxishospitation während des Praxisbetriebs am Vortag.

Optimale Teilnehmeranzahl: 8
Angesetzte Zeit: Ganztages-Seminar mit reiner Seminarzeit von 6 h

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    Weitere Informationen

    Hier finden Sie objektive Vor- und Nachteile der PZR

    Viele Kassen leisten Zuzahlungen zur professionellen Zahnreinigung (z.B. AOK, TK, DAK)

    Kassen berfürworten Bleaching beim Zahnarzt: Artikel zu verschiedenen Bleaching-Verfahren

    Für welche Praxen ist der Prophylaxe-CheckUp geeignet?

    Der CheckUp richtet sich an Zahnarztpraxen (Einzel- und Gemeinschaftspraxen), die ihr Prophylaxekonzept wirtschaftlich optimieren und Recall- sowie NoShow-Quoten verbessern möchten – unabhängig von Praxisgröße oder Standort.

    Welche Berufsgruppen sind am Prophylaxe-CheckUp beteiligt?

    Zahnärzte/Praxisinhaber, Praxismanager:innen (ZMV), Prophylaxe-Fachkräfte (ZMP/DH), ZFA am Empfang und im Stuhlmanagement – also das gesamte Team, das Prophylaxe und Terminmanagement aktiv gestaltet.

    Wie läuft der Prophylaxe-CheckUp konkret ab?

    • 3h Hospitation im Praxisalltag

    • 2h Ergebnissession mit der Praxisleitung

    • Workshop mit dem gesamten Team (am Folgetag)
      Ergebnis: ein maßgeschneiderter Maßnahmenplan.

    Was bringt meiner Zahnarztpraxis ein optimiertes Recall-System?

    Ein strukturiertes Recall steigert die Terminauslastung, erhöht die Planbarkeit von Umsätzen und stärkt die langfristige Patientenbindung.

    Wie überzeuge ich Patienten für kürzere Prophylaxe-Intervalle?

    Zu unserem strukturierten Recall gehört auch die kommunikative Schulung des Teams, um individuell mit den Patienten (abhängig von deren Gesundheitszustand) angemessene Intervalle so zu kommunizieren, dass diese überzeugen.

    Wie kann der Prophylaxe-CheckUp Patientenausfälle (NoShows) reduzieren?

    Wir analysieren Ihre Terminprozesse und Kommunikationswege und zeigen Strategien, wie Erinnerungen, flexible Terminoptionen und gezielte Patientenansprache Ausfälle deutlich senken.

    Ist das Coaching Prophylaxe Konzepte auch für kleinere Zahnarztpraxen sinnvoll?

    Ja! Gerade kleinere Praxen profitieren, da sie bei Ausfällen oder ineffizienten Abläufen besonders spürbar Umsatzverluste haben.

    Gibt es in der Beratung sofort umsetzbare Maßnahmen die zu höherem Praxisgewinn führen?

    Ja – schon während der Hospitation und im Workshop erhalten Sie konkrete Checklisten, Textbausteine und Ablaufschemata, die direkt im Praxisalltag eingesetzt werden können.

    Wie schnell rechnet sich die Beratung zu Prophylaxe-Konzepten?

    Meist amortisiert sich die Investition innerhalb weniger Wochen bis Monate, da schon wenige vermiedene NoShows oder besser ausgelastete Recall-Termine deutliche Mehreinnahmen generieren.

    Können auch bestehende Prophylaxe-Konzepte überprüft werden?

    In unserem CheckUp machen wir uns natürlich zuerst ein Bild von Ihrem aktuellen Ablauf. Viele Praxen haben Strukturen, die im Alltag „einschleifen“. Wir bringen den neutralen Blick von außen und helfen, Potenziale sichtbar zu machen.

    Wie viel Zeit muss das Praxisteam investieren?

    Der CheckUp ist so konzipiert, dass er praxisnah und zeiteffizient ist: 3h Hospitation ohne Mehraufwand (weil während dieser Phase die Zahnarztpraxis ganz normal arbeitet, 2h Leitungsgespräch (außerhalb der Sprechstunde) und ein Tages-Workshop (6h zzgl. Pausen).

    Welches Beratungskonzept verfolgt med2day für Zahnärztinnen und Zahnärzte?

    • Kick-off & IST-Analyse
      Wir starten mit einer gemeinsamen Projektvorbesprechung und erheben aktuelle Daten (Recall-Listen, Ausfallquoten, Umsatzstruktur).

    • Hospitation vor Ort
      Wir beobachten gemeinsam Ablauf, Patientenführung und Teamführung, identifizieren Schwachstellen live.

    • Ergebnissession mit Praxisleitung
      Wir präsentieren die Ergebnisse, zeigen Potenziale auf und priorisieren Maßnahmen.

    • Workshop mit dem Team / Implementierung
      Am nächsten Tag arbeiten wir mit Ihrem Team – konkret, zielorientiert und praxisnah – an Umsetzung, Kommunikation und Verantwortlichkeiten.

    • Nachbereitung & Erfolgskontrolle
      Wir setzen Monitoring-Instrumente, KPIs und Rückkopplungen auf, damit Sie dauerhaft erfolgreich bleiben.

    Berücksichtigen Sie im Zahnarzt-Coaching auch Nachsorge-Konzepte?

    Ja, natürlich. Zu unserem Prophylaxekonzept zählt auch die ergänzende Beratung zu Nachsorge-Aspekten wie UPT & Co.

    Welche Qualifikation haben die Coaches, die den CheckUp durchführen?

    Unsere Trainer und Coaches kennen die Zahnmedizin gut (z.B. als ZMF, ZFA, ZMP bzw. DH).