Praxisorganisation Arztpraxis: Terminplanung, Sprechstunde, Bestellsystem, Ablauforganisation & Co

Zeitmanagement in der Arztpraxis inkl. professionelle Ablauf-Optimierung für eine erfolgreiche Sprechstunde, zufriedene Patienten, kürzere Wartezeit, geregelte Abläufe – Beratung für die Arztpraxis

Praxisorganisation für die Arztpraxis optimieren – so geht es:

Schlechte Praxisorganisation liegt vor allem an schlecht durchdachten und unkoordinierten Abläufen. Dabei summieren sich auch kleine Fehler, da sie zur ordnungsgemäßen Erledigung mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Dies führt damit über den Tag verteilt zu einem immensen Zeitbedarf bzw. –verlust.

Deshalb ist es wichtig, dass in der Arztpraxis die verschiedenen Ablaufprozesse optimiert werden. In unserer fast 20 jährigen Beratungserfahrung in Arztpraxen haben wir bei unseren Praxis-CheckUps immer wieder ähnliche Probleme kennen gelernt. Es zeigt sich, dass einige Abläufe immer wieder Fehler aufweisen, die leicht und ohne großen Aufwand zu beheben sind.

HERAUSFORDERUNG

Herausforderung: wenig patientenorientierte Abläufe und kein Fokus auf Kommunikations-Kompetenz des Praxisteams

Zum Praxiserfolg mit Ablaufoptimierung & Kommunikation

Der Erfolg einer Arztpraxis beruht neben der reinen medizinischen Behandlung und der Persönlichkeit des einzelnen Arztes vor allem auf zwei Säulen: Dem „Was“, nämlich der Frage, wie gut die einzelnen Abläufe in der Arztpraxis durchdacht sind und gelebt werden und dem „Wie“, nämlich der Kommunikation und dem Verhalten des gesamten Praxisteams. Eine erfolgreiche Arztpraxis legt auf beide Aspekte gleichermaßen Wert und kümmert sich sowohl um schlanke und effiziente Abläufe (die immer vom Patienten her gedacht werden sollten) als auch um Weiterbildungen zu Kommunikation für das Praxisteam. In unserer 20 jährigen Seminar- und Beratungserfahrung haben wir in vielen Arztpraxen erlebt, dass gerade die Aspekte Verhalten an der Anmeldung und Kommunikation am Telefon von vielen Ärztinnen und Ärzten zu wenig beachtet werden. Dabei ist die Schulung zu Kommunikation ein „QUICK WIN“, also ein schneller Erfolg. In nur 1 Tag machen auch Ihr Team fit zu Kommunikation am Telefon und Verhalten an Anmeldung & in der Praxis [mehr dazu…]

Arztpraxis Erfolg
AUTOR

Autor dieses Artikels:

Dr. med. Fabian Stehle

Arzt & Gesundheitsökonom

Gründer & Geschäftsführer med2day.com

20 Jahre Erfahrung als Trainer und Berater für Arztpraxen

Ecperte Arztpraxis Beratung

Häufige Fehler in der Praxisorganisation

In vielen Arztpraxen wiederholen sich ähnliche Fehler bzw. Nachlässigkeiten. Obwohl dies seit vielen Jahren bekannt ist und auch mehrere Studien dazu veröffentlicht wurden, zeigt der Alltag immer noch, dass weit verbreitete Fehlerquellen in Arztpraxen bestehen und optimiert werden sollten. Besonders häufig (Quelle: IFABS-Studie) fällt auf:

  • 82 % der Praxisinhaber planen ihre Tätigkeit nicht
  • 80 % sind für den Frust im Praxisalltag selbst verantwortlich
  • 73 % fallen durch Theken-Tourismus auf (bis zu 58 Mal am Tag)
  • 52 % verplempern Zeit durch Übernahme von Aufgaben anderer
  • 48 % halten ihre Arbeitszeit nicht ein
  • 14 % führen keine Arbeitsanalyse durch
  • 9 % stellen keine Regeln für Störungen auf
Effiziente Abläufe Arztpraxis

Daraus lassen sich Schwächen ableiten, die sich in Arztpraxen und vor allem bei Praxisinhabern wiederholen:

Berücksichtigt man diese Erkenntnisse und prüft die Relevanz dieser Fakten für die eigene Arztpraxis, lassen sich relativ schnell Optimierungen ableiten, die mit wenig Aufwand große Effizienzpotenziale frei werden lassen. Nach unserer Erfahrung machen in einer durchschnittlichen Arztpraxis 3-5 einzelne Aspekte ca. 60-80% der Effizienzverluste aus. Meistens können diese durch relativ schnell und kostengünstig umzusetzende Maßnahmen bald gehoben werden.

  • Laissez-faire-Führungsstil mit ungelösten Teamkonflikten (71%)
  • Unzureichende Aufgaben- und Kompetenzverteilung im Praxisteam (64%)
  • Fehlende Eindeutigkeit von Anweisungen und Entscheidungen (62%)
  • Einschieben von Patienten ohne Termin in Bestellpraxen (59%)
  • Fehlender Informationsaustausch zwischen Ärzten und Team (57%)
  • Zu geringe Delegation nicht-ärztlicher Aufgaben an das Team (51%)
  • Mehrfachbelegung von Terminen in Bestellpraxen (48%)
  • Falsches Eigenbild des Praxisteams (Überschätzung der Arbeitsqualität) (46%)
  • Fehlende Pufferzeiten in Terminpraxen (42%)
  • Störungen während der Patientengespräche (41%)

Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?

Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Praxisabläufe!

Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co.

Hier finden Sie alle Informationen zum Workshop

PRAXISORGANISATION

Praxisorganisation für die Arztpraxis optimieren – so geht es:

Schlechte Praxisorganisation liegt vor allem an schlecht durchdachten und unkoordinierten Abläufen. Dabei summieren sich auch kleine Fehler, da sie zur ordnungsgemäßen Erledigung mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Dies führt damit über den Tag verteilt zu einem immensen Zeitbedarf bzw. –verlust.

Deshalb ist es wichtig, dass in der Arztpraxis die verschiedenen Ablaufprozesse optimiert werden. In unserer fast 20 jährigen Beratungserfahrung in Arztpraxen haben wir bei unseren Praxis-CheckUps immer wieder ähnliche Probleme kennen gelernt. Es zeigt sich, dass einige Abläufe immer wieder Fehler aufweisen, die leicht und ohne großen Aufwand zu beheben sind.

Wir haben Ihnen diese einzelnen Bereiche kurz skizziert und geben Ihnen einige Tipps und Empfehlungen, wie Sie Ihre Praxisorganisation optimieren können. Details erfahren Sie in unserem Workshop „Praxis-CheckUp„, bei dem wir Sie einen Tag in Ihrer Praxis begleiten und gemeinsam mit Ihrem Team Optimierungen erarbeiten, die genau für Ihre Praxis passen. Bei Interesse freuen wir uns über Ihre Kontaktaufanahme.

ZEITMANAGEMENT

Zeitmanagement:

Das Zeitmanagement ist die entscheidende Planungsgrundlage einer Bestellpraxis. Nur mit einem gut durchdachten Zeitmamagement kann es Ihnen gelingen, die Abläufe so miteinander zu verzahnen, dass keine unnötigen Wartezeiten, Ausfälle und Chaos entstehen. Neben der reinen Terminvergabe ist vor allem wichtig, dass Sie die einzelnen Aufgaben so analysieren, dass Sie Tätigkeiten wo nur möglich kombinieren können. Wenn Sie jedes Mal von Neuem eine bestimmte Tätigkeit aufnehmen und dann doch wieder unterbrechen müssen, sind die Rüstzeiten viel zu lang. Gelingt es Ihnen jedoch, Arbeitsblöcke zu bilden und ähnliche Tätigkeiten am Stück durchzuführen, gewinnen Sie viel Zeit. Das ist z.B. relevant beim Einscannen von Befunden, bei der Aktenarchivierung, beim Erstellen von Folgerezepten und bei den sonstigen Tätigkeiten, die Sie im Alltag täglich immer wieder ableisten.

TERMINVERGABE

Terminvergabe:

Die Terminvergabe sollte die jeweiligen Patientenbedürfnisse und organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Dies ist möglich, wenn Termine nach bestimmter Systematik vergeben werden. So ist es wenig patientenfreundlich, Randtermine bevorzugt an Seniroen zu geben und damit die arbeitenden Patienten zu benachteiligen. Es kommt sehr stark auf die genaue Art und Weise an, wie Terminslots vergeben werden. Analysen zeigen, dass durch diese Maßnahmen die Wartezeit für den Patient deutlich reduziert werden kann und die Zeitfresser in der Praxis abnehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse und Umsetzung.

Die Terminvergabe sollte in optimierter Form unter Ausnutzung individueller Termindauer (erhältlich aus den Ergebnissen einer Patientenfrequenzanalyse), von geblockten Zeiten, von speziellen Sprechstunden und von krankheitsspezifischen Faktoren erfolgen.

Individuelle Termindauer

Individuelle Termindauer bedeutet, dass die Planung die verschiedenen Spezifika der unterschiedlichen Patientengruppen berücksichtigt. Die häufig gelebte Praxis – 10 Minuten je Patienten – kann nie funktionieren. Besser ist es, z.B. psychosomatische Patienten länger zu planen und am besten am Ende der Sprechstundenblöcke einzubestellen. Gleiches gilt für Patienten, von denen Sie wissen, dass der Arztkontakt regelmäßig länger dauert (z.B. Bekannte des Arztes).

Pufferzeiten

Geblockte Zeiten bzw. Pufferzeiten sind wichtig, weil Sie Notfälle oder andere akute Erkrankungen in der Planung berücksichtigen müssen. Alternativ bietet es sich an, spezielle Sprechstundentypen (z.B. Kurzsprechstunde, Akutsprechstunde) anzubieten, in denen in einem anderen Setting gearbeitet wird als bei regulären Terminen. So lässt sich viel Zeit einsparen, weil diese Kontakte dann deutlich kürzer dauern.

Wartezeit

Länger als 30 Minuten sollte kein Patient in einer Arztpraxis mit Bestellsystem warten müssen. Diese Größenordnung gilt allgemein als Zielsetzung und wird in vielen Praxen lange nicht erreicht, sondern deutlich überschritten. Die Folge sind unzufriedene Patienten, weil sie trotz vereinbartem Termin warten müssen – und dies zum Teil länger als eine Stunde. Auch das Praxisteam ist mit dieser Situation unzufrieden. Da zum einen Mittagspause und Feierabend nicht kalkulierbar und damit private Termine mittags oder am Abend nicht planbar sind. Zum einen bekommen sie oft den Frust der wartenden Patienten ab. Als weitere „Nebenwirkung“ fallen regelmäßig Überstunden an, die entweder in der Zukunft Probleme bereiten (sofern sie abgefeiert werden dürfen) oder zusätzlich Geld kosten (sofern sie zusätzlich vergütet werden) oder ein weiteres Mal die Motivation reduzieren (sollten sie weder in Freizeit noch in Geld entlohnt werden). Bleibt noch der Arzt: auch er ist unzufrieden, weil auch er seine Arbeitszeit gerne planen können und weil auch er vergeudete Zeit während des Praxisbetriebs vermeiden möchte.

Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?

Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Praxisabläufe!

Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co.

Hier finden Sie alle Informationen zum Workshop

SPRECHSTUNDENSYSTEM

Sprechstundensystem:

Entscheidend für die Effizienz des Arztes ist vor allem, dass alle Praxisabläufe optimal mit seiner Arbeitsweise harmonieren. Verschiedene Behandlungen sollten verzahnt werden, damit möglichst wenig Zeit zwischen den eigentlichen Behandlungen verloren geht und die durchnittliche Arzt-Patienten-Kontaktzeit optimiert werden kann. Grundlage hierfür ist eine Bestellpraxis und keine offene Sprechstunde. Nur so lassen sich Behandlungsabläufe planen, wovon Arzt und Patient profitieren. Innerhalb der Bestellpraxis ist entscheidend, zu welchen Zeiten Sprechstunden angeboten werden und wie die Koordination erfolgt. Eine Analyse hat ergeben, dass zwei von drei Ärzten täglich viel Zeit durch „Thekentourismus“ verlieren und damit für lange Arbeitszeiten selbst verantwortlich sind. Wir helfen Ihnen dabei, dies zu optimieren, damit Sie bald mit weniger Zeiteinsatz genau so erfolgreich sind wie heute.

ABLAUFORGANISATION

Ablauforganisation:

In jeder Praxis sollten klare Richtlinien bestehen, wann, in welcher Weise, welche Tätigkeit, von wem, wie ausgeführt wird. Diese Definition von Arbeitsbereichen bzw. Kompetenzfeldern ist entscheidend für eine gemeinsame Erledigung aller anstehenden Aufgaben. Nur durch Arbeitsteilung und durch Delegierung von Zuarbeit, wird der Arzt von administrativen Aufgaben entlastet und hat somit mehr Zeit für seine eigentliche Hauptaufgabe, die Patientenversorgung.

Immer wieder stellen wir in unseren Seminaren in Arztpraxen jedoch fest, dass Ärzte nicht konsequent delegieren und dann doch immer wieder glauben, an der Anmeldung „nach dem Rechten“ sehen zu müssen. Dabei geht viel Zeit verloren, es entsteht Unruhe und – das ist der wichtigste Punkt – das Praxisteam hat oft nicht das Gefühl, wirklich Aufgaben alleine bis zum Ende abschließen zu dürfen. Weil nie konkret definiert wurde, bei welchen Aufgaben wer die Verantwortung besitzt, herrscht Wirrwarr und Chaos und am Ende der Sprechstunde sind noch viele Dinge offen, die eigentlich auch ohne Involvierung der Ärzte hätten gut erledigt werden können.

Sie wünschen detaillierte Infos?

Erhalten Sie unser Gratis-E-Book mit Tipps zu Praxisorganisation & Co zum sofortigen Download!

Melden Sie sich jetzt zu unserem Newsletter an und erhalten Sie unser 100seitiges E-Book kostenlos!

Sie wünschen Unterstützung?

Unser Praxis-Organisations-Workshop "Praxis-CheckUp"

Wir machen Sie an nur 1 Tag fit - in Ihrer Praxis

Wir analysieren gemeinsam mit Ihrem Praxisteam die relevanten Abläufe und erarbeiten gemeinsam Optimierungsmöglichkeiten, die genau für Ihre Praxis passen.

DELEGATION

Delegation von Arbeitsbereichen

Welche Arbeitsbereiche können delegiert werden? Das sind insbesondere:

  •     morgendlicher Praxisöffnung
  •     Postbearbeitung
  •     Karteiführung
  •     Terminvergabe
  •     Materialmanagement
  •     Behandlungsmanagement

Praxisöffnung:

Es sollte gewährleistet sein, dass das Praxisteam bis zum Beginn der Sprechstunde die Praxis für den Betrieb vorbereitet hat. Legen Sie einen Verantwortlichen fest, der überprüft, ob der Anrufbeantworter ausgeschaltet, das Wartezimmer aufgeräumt und frisch gelüftet ist, die ersten Karteikarten herausgesucht wurden, die Behandlungsräume die richtige Temperatur haben und die notwendigen Arbeitsinstrumente bereit liegen. Achten Sie zudem darauf, dass die Toiletten auf sauber und desinfiziert (vor allem an den Türgriffen) und dass ausreichend Hygieneartikel vorhanden sind. Alles muss so geplant werden, dass pünktlich zum ersten terminierten Patienten auch der Arzt-Patienten-Kontakt erfolgen kann.

Wenn Sie also den ersten Patienten auf 8 Uhr einbestellen, sollte auch um 8 Uhr der Arzt mit diesem Patienten im Sprechzimmer beginnen. Klappt das nicht, ist Ihre Organisation fehlerhaft. Ist der Arzt regelmäßig so früh noch nicht in der Praxis oder hat noch andere Dinge zu tun? Dann müssen Sie Ihre Planung ändern, weil Sie sonst nur auf Kosten Ihrer Patienten (die länger als eigentlich erforderlich warten müssen) Wartezeit bewusst in Kauf nehmen.

Postbearbeitung:

Wir empfehlen eine Vorabsichtung der Eingangspost durch eine verantwortliche Person, die nach festgelegten Kriterien, verschiedene Stapel bildet und bestimmte Postsendungen vorab aussortiert bzw. ordnungsgemäß ablegt.

Karteiführung:

Soweit die Kartei noch nicht rein elektronisch geführt wird – was wir dringend anraten – ist sicherzustellen, dass die Karteikarten korrekt beschriftet, aktuell, ausgedünnt, markiert und sortiert werden, damit diese schnell griffbereit sind.

Materialmanagement:

Hier ist zu empfehlen, dass der Lagerbestand schriftlich verwaltet wird und eine möglichst optimale Lagerhaltung unter Berücksichtigung von Minimierung der Lager- und Bestellkosten inkl. Rabatte, Skonti etc. betrieben wird.

Behandlungsmanagement:

Achten Sie bei der Terminvergabe darauf, dass verschiedene Behandlungen eines Patienten so koordiniert werden, dass er möglichst nur einmal die Praxis aufsuchen muss und trotzdem nur geringe Wartezeiten zwischen den jeweiligen Terminen entstehen. Die einzelnen medizinischen Schritte sollten aufeinander aufbauen und erst durchgeführt werden, wenn alle notwendigen Vorinformationen zur Verfügung stehen.

Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?

Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Praxisabläufe!

Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co.

Hier finden Sie alle Informationen zum Workshop

SELBST-CHECK

Wie gut sind Sie in Ihrer Praxis? Machen Sie hier den Check:

Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Ihre Praxis ist:

  • Die Praxis wird als Bestellpraxis mit Terminvergabe geführt
  • Die Wartezeit beträgt im Durchschnitt unter 30 Minuten
  • Die Terminvergabe läuft nach einem definierten System ab und berücksichtigt spezielle Gesichtspunkte
  • Es gibt Spezialsprechstunden (Expresstermine; Erstgespräche)
  • Die Ärzte können per EDV einen aktuellen Terminplan einsehen
  • Die Sprechstunde startet pünktlich zum geplanten Beginn
  • Die Ärzte vermeiden konsequent „Thekentourismus“ an der Anmeldung
  • Anstehende Aufgaben erledige ich nach klaren Priorisierungsregeln (ABC; Eisenhower)
  • Zu delegierende Aufgaben sind mit dem Team abgestimmt
  • Das Team hat die Kompetenz, delegierte Arbeiten eigenverantwortlich abzuschließen
  • Alle regelmäßig anfallenden Arbeiten sind eindeutig bestimmten Mitarbeitern zugeordnet
  • Die Aufgaben außerhalb des Sprechzimmers koordiniert eine Erstkraft
  • Es bestehen klare Regelungen zum Umgang mit Störungen
  • Die Ärzte haben für sich Off-Zeiten geblockt, während denen sie nicht gestört werden
  • Bei längeren Wartezeiten erhält der Patient eine Information über die zu erwartende Wartezeit
  • Rüstzeiten während des Arztkontakts werden durch Setzen des Patienten vermieden
  • In der Praxis gibt es keine Überstunden
  • Überstunden des Praxisteams werden bezahlt oder in Freizeit abgegolten
  • Wir haben eine spezielle Telefonsprechstunde für schnelle Anfragen von Patienten eingeführt
  • Wir führen regelmäßig Zeitverbauchsanalysen durch

Auswertung:

  • 0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Workshop Praxis-Organisation
  • 5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihre Abläufe zu optimieren!
  • 10-14 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Prozesse
  • 15-20 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Abläufe scheinen gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch im Bereich Kommunikation und Freundlichkeit des Praxisteams zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation
UNTERSTÜTZUNG

Sie wünschen Unterstützung?

Möchten Sie Ihre Arztpraxis erfolgreicher machen? Stört es Sie, dass es momentan nicht so rund und relaxed läuft, wie Sie es sich vorstellen? Das schaffen Sie ganz alleine – wenn Sie sich genügend Zeit nehmen und die einzelnen Aspekte Punkt für Punkt analysieren, diskutieren und dann konsequent optimieren. Oder Sie vertrauen einem externen Partner wie uns: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Arztpraxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu  geben, wie es andere Praxen besser machen.

UNSERE SEMINARE

Unsere Seminare für Ihren Praxiserfolg:

Sie haben einen Wunsch? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Ihr Name

Ihre E-Mail-Adresse

Ihre Nachricht

Mit der Nutzung dieses Formulars erklären Sie sich mit der Speicherung und Verarbeitung deiner Daten durch diese Website einverstanden.