Pflichtunterweisungen in der Arztpraxis durchführen: Arbeitsschutz für das Praxisteam
Arbeitsschutz für MFA und Arzthelferinnen in Arztpraxen, Zahnarztpraxen und MVZ: Pflichtunterweisungen rechtssicher durchführen
Pflichtunterweisungen in der Arztpraxis – lästige Pflichtaufgabe oder Chance für den Praxiserfolg
Was hat es mit Pflichtunterweisungen in Arztpraxis auf sich?
Ärzte, die eine eigene Arztpraxis betreiben, müssen Ihr Praxispersonal regelmäßig über verschiedene Themenfelder informieren. Als verantwortlicher Praxis- oder MVZ-Inhaber haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass Ihre Beschäftigten mindestens einmal jährlich zu verschiedenen Themen unterwiesen werden. Das regeln unterschiedliche gesetzlicher Vorgaben. Der Sinn ergibt sich nicht nur deshalb, weil der status quo laut eines Artikels im Deutschen Ärzteblatt zu wünschen übrig lässt. Arbeitsschutz scheint ein unterschätztes Risiko in Arztpraxen. Wir möchten Ihnen die einzelnen Regelungen vorstellen und Ihnen Wege zeigen, wie Sie die lästige Pflicht so nutzen, dass es am Ende sogar sinnvoll ist, diesen Vorgaben nachzukommen. Unser Ziel ist, es so einfach wie möglich für Sie zu gestalten.
Warum muss ich als Praxisinhaber bzw. Ärztlicher Leiter Unterweisungen durchführen?
Die Pflicht zur Durchführungen von Unterweisungen ist im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) geregelt. Das ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber, der einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, zu einer Gefährdungsbeurteilung. Der Arbeitgeber muss arbeitsbedingte Gefährdungen ermitteln, beurteilen und daraufhin festlegen, welche Arbeitsschutzmaßnahmen in seinem Betrieb nötig sind
Checkliste Gefährdungsbeurteilung:
Die Arbeitsschutzmaßnahmen sind zielgerichtet und wirkungsvoll zu gestalten und zu beschreiben. Die Gefährdungsbeurteilung bildet somit die Grundlage für den betrieblichen Arbeitsschutz und sie dient gleichzeitig auch als Informationsquelle für die Mitarbeiterunterweisungen.
Eine Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung finden Sie hier:
Was genau bedeutet „unterweisen“ für das konkrete Doing in der Arztpraxis?
Unterweisungen sind strukturierte Informationen, die die Mitarbeiter betriebsspezifisch informieren und motivieren sollen, sich gesundheitsförderlich zu verhalten. Inhalt von Unterweisungen sind z.B. Arbeitsschutzfragen und Vorsichtsmaßnahmen zur Unfallverhütung. Ein weiterer Augenmerk liegt auf Prävention durch sicheres und gesundheitsförderliches Verhalten zu unterschiedlichen Anlässen. Dies soll in Form von praxisnahen Trainings geschehen (z.B. Brandschutzübung). Auch Neuerungen im Praxisablauf, zusätzliche Geräte oder geänderte Arbeitsabläufe können im Unterweisungstermin angesprochen werden. Es sind Standards und Verhaltensweisen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz zu bestimmen und zu vermitteln. Üblicherweise findet eine Unterweisung in mündlicher Form und mit Bezug zum Arbeitsplatz statt. Das hat den Vorteil, dass in verständliche Form und Sprache und durch Interaktion und der Gelegenheit, Rückfragen zu stellen, sichergestellt werden kann, dass das Besprochene auch verstanden wurde.
Checkliste Arbeitsschutz Arbeitspraxis
- Wird in Ihrer Arztpraxis regelmäßig eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt?
- Wird diese regelmäßig aktualisiert?
- Werden ggf. Themen oder offene Fragen für zu unterweisende Punkte unterjährig gesammelt?
- Ist geregelt, wer die Verantwortung zu welchen Bereichen hat und die Unterweisungen durchführt?
- Sind die Unterweisungen nach Themenbereichen strukturiert?
- Erfolgen die Unterweisungen strukturiert vorbereitet und mit entsprechendem Infomaterial, Übungen)
- Ist der Häufigkeit für die regelmäßigen Unterweisungstermine festgelegt?
- Gibt es eine Mustervorlage, die zur Bestätigung und Dokumentation der durchgeführten Unterweisungen verwendet wird?
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Welcher Nutzen bzw. Vorteile können durch Unterweisungen von MFA bzw. Arzthelferinnen bestehen?
Wenn Sie Unterweisungen nicht nur als Pflicht verstehen, lassen sich tatsächlich verschiedene Vorteile erkennen:
- Weniger Arbeitsunfälle
- Weniger Erkrankungen im Praxisteam
- Seltener Ausfall von Mitarbeitern
- Rechtzeitiges Erkennen von Belastungen mindert Folgeschäden
- Optimierte Abläufe durch regelmäßigen Austausch
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- höhere Patientenzufriedenheit
- höhere eigene Zufriedenheit des Praxisinhabers
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Muss ich als Praxisinhaber Unterweisungen selbst durchführen?
Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen nicht alles selbst erledigen. Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Themen auch an andere (im Praxisteam oder externe Spezialisten) zu delegieren.
Bei mehreren Praxisinhabern und -teilhabern (Gemeinschaftspraxen, Praxisgemeinschaften oder Medizinische Versorgungszentren) ist zu klären, wer für die Unterweisungen zuständig ist. oder delegieren sie an andere befähigte Personen mit Sachkenntnis und Weisungsbefugnis. Zu spezifischen Themen ist es sinnvoll, die Fachkompetenz eines Betriebsarztes oder einer Fachkraft für Arbeitssicherheit einzuholen. Der Unterweisende sollte die Inhalte methodisch-didaktisch gut vermitteln können.
Durch die regelmäßige Beschäftigung mit den Thematiken der Unterweisungen können Sie in Ihrer Arztpraxis bzw. in Ihrem MVZ gleichzeitig Verbesserungen initiieren: So wird ein effektive Einsatz der Ressourcen Ihres Praxis-Personals erleichtert, verschiedene Arbeitsabläufe gefestigt bzw. optimiert und Arbeitsunfälle und krankheitsbedingte Kosten vermieden. Außerdem ersparen Sie sich Ärger und negative rechtliche Konsequenzen für Ihre Praxis, wenn Sie die Unterweisungen sauber in den Praxisbetrieb integriern. Wie so oft ist das Glas halb leer oder halb voll. Mit dem richtigen mindset sehen Sie Unterweisungen für Ihre Arztpraxis nicht nur als eine gesetzliche Verpflichtung, sondern als Chance für Sie und Ihre MFA, Dinge besser zu machen bzw. hohe Standards zu halten.
Wie schon kurz skizziert, können Sie Unterweisung grundsätzlich selbst durchführen oder delegieren.
Vor- und Nachteile der persönlichen Unterweisung durch den Praxisinhaber:
Die Vorteile der persönlichen Durchführung von Pflichtunterweisungen liegen auf der Hand:
- Sie haben völlige Klarheit, welche Inhalte vermittelt werden
- Sie können einschätzen, wie gut Ihr Praxisteam die Aspekte verstanden hat und entsprechend nachjustieren bzw. vertiefen
- Sie können sicher sein, dass alles so abläuft, wie Sie es als Praxisinhaber wünschen
Auf der anderen Seite stehen diesen Vorteilen auch einige Einschränkungen bzw. Limitationen entgegen:
- Die persönliche Unterweisung benötigt Zeit, die Sie als Praxisinhaber, ärztlicher Leiter oder Inhaber wertschöpfender am Patienten verbringen könnten
- Die Wirkung der Unterweisungen auf Ihre Arzthelferinnen und MFA entfaltet sich nur dann, wenn Sie selbst auch vom Nutzen präventiver Verhaltensweisen überzeugt sind. Nur dann können Sie auch Ihr Team überzeugen. Sind Sie selbst nicht überzeugt, lohnt sich schon deshalb externe Unterstützung, weil ansonsten die erfolgreiche Verankerung in der Mannschaft leidet.
Wenn Sie sich für eine externe Begleitung entschieden haben, ist die Wahl groß. Vom digitalen kostengünstigen Angebot bis zum Spezialisten haben Sie freie Entscheidungsmöglichkeit. Ähnlich heterogen wie die Anbieter sind auch die Kosten, mit denen Sie für die externe Unterstützung rechnen müssen. Manche Firma arbeitet (wie Sie es aus anderen Bereichen der Medizin kennen) auch hier nach dem Motto: Weil die Zielgruppe Ärztinnen und Ärzte sind, gibt es gleich einmal einen ordentlichen Medizin-Aufschlag
Externe Dienstleister können – je nach Thema der Unterweisungen – zum Beispiel Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte, Hygienefachkräfte, Datenschutzfachleute oder Praxisberater sein.
Hilfreich ist es, neben der fachlichen Qualifikation auch auf pädagogisch-didaktische Fähigkeiten zu achten. Nicht immer ist der beste Spezialist auch der motivierendste Kommunikator. Im Idealfall finden Sie Personen, die im Thema stecken und gleichzeitig langjährige Schulungserfahrung mitbringen.
Am Ende bleibt die Verantwortung bei Ihnen: Wer auch immer (und auch in welcher Weise) die Unterweisung durchführt: Die letzte Verantwortung für die Umsetzung tragen Sie als Praxisleitung.
Welche Themen müssen Sie nun im Rahmen von Pflichtunterweisungen regelmäßig mit dem Arztpraxis-Personal durchgehen?
Im einzelnen sind dies:
- Arbeitssicherheit/Unfallverhütungsvorschriften:
- Datenschutz und Datensicherheit, Schweigepflicht
- Hygienemanagement
- Brandschutz, Fluchtwege, Verkehrswege und Alarmplan
- Erste Hilfe bei Unfällen/Notfällen
- persönliche Schutzausrüstung (PSA)
- Schutz bei Übergriffen
- Hepatitis Schutzimpfung
- Verbandbuch und Nadelstichverletzungen
- Hygiene (Allgemeine Hygiene, Händehygiene, Hautschutz, Desinfektion, Reinigung, Abfallentsorgung)
- Gefahrstoffverordnung
- Biostoffe
- Pandemien
- Umgang mit Medizinprodukten und Arzneimitteln
- Büro- und Bildschirmarbeit
- Arbeiten mit elektrischen Geräten
- Arbeit mit Lasern
- Röntgenapparaturen
- Heben und Tragen
- Arbeiten mit Leitern und Tritten
- Schweigepflicht und Datenschutz
- Umgang mit Medizingeräten
Einen sinnvollen Start ins Thema erhalten Sie am besten mit einer Gefährdungsbeurteilung. Dadurch ermitteln Sie in Ihrer Praxis strukturiert mögliche Gefährdungen und legen darauf aufbauend entsprechende Schutzmaßnahmen fest. Die Gefährdungsbeurteilung ist somit wichtige Grundlage für Ihre Unterweisung. Ansprechpartner für Fragen ist hier Ihre zuständige Berufsgenossenschaft ( Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW).
Wer muss in der Arztpraxis Pflichtunterweisungen im Arztpraxis-Personal absolvieren?
Zielgruppe für Unterweisungen: Das komplette Praxispersonal – von der Putzfrau bis zum angestellten Arzt
Jeder Mitarbeiter in der Arztpraxis muss unterwiesen werden. Und zwar vom Reinigungspersonal bis zu angestellten Ärzten. Auch kurzfristig Beschäftigte wie Praktikanten, studentische Hilfskräfte und Auszubildende müssen die betriebsspezifischen arbeitsbereichsbezogenen Handlungsfelder kennen und wissen, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.
Frequenz und zeitliche Planung: Wie oft und wann genau muss ich unterweisen?
Die meisten Unterweisungen müssen einmal jährlich erfolgen. Außerordentlich müssen Sie bei der Neueinstellungen von Mitarbeitern eine Ersteinweisung geben (Themen: betriebliche Belangen, Verhaltensweisen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz vor Aufnahme der Tätigkeit). Auszubildende werden zu Hygiene und Immunisierungsmöglichkeit halbjährlich aufgeklärt. Das gilt ebenso für das Jugendarbeitsschutzgesetz bei jungen Beschäftigten. Beim Einsatz von neuen Medizinprodukten (Technologien) muss die Unterweisung sofort erfolgen. Ein weiterer Unterweisungsanlass kann bei Unfällen, Beinaheunfällen und sonstigen Schadensereignissen auftreten.
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Gesetze und Verordnungen, die in der Arztpraxis relevant sind:
- Arbeitsschutzgesetz (§ 12 Unterweisung)
- Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1, „Grundsätze der Prävention“ (§ 4 Unterweisung der Versicherten)
- Gefahrstoffverordnung § 14 Unterrichtung und Unterweisung der Beschäftigten
- Biostoffverordnung (§ 12 Unterrichtung der Beschäftigten), neu: § 14 Betriebsanweisung und Unterweisung von Beschäftigten
- Betriebssicherheitsverordnung § 12 Unterweisung und besondere Beauftragung von Beschäftigten
- Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 29 Unterweisung über Gefahren)
- Mutterschutzgesetz(§ 14 Dokumentation und Information durch den Arbeitgeber)
- Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 DSGVO (7) Verantwortlicher)
„Ärzte bilden sich weiter in medizinischen Themen. Abläufe in der Praxis erfolgen jedoch über Jahre unverändert“
Michael F. Bagattini, Facharzt für Innnere Medizin / MBA, Inhaber und Leiter der Lean-Management-Arztpraxis Glattpark
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Weitergehende Informationen:
Wenn Sie die Unterweisungen selbst durchführen möchten, finden Sie im Leitfaden „Hygiene in der Arztpraxis“ einen schnellen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Arbeitsschutz und der Arbeitssicherheit, dem Hygienemanagement, dem Einsatz von Medizinprodukten und den Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten in der Hausarztpraxis.
Beim Thema Datenschutz muss vor allem die EUDSGVO mit in die Unterweisung integriert werden.
Handout mit Übersicht und Muster Unterweisungen für das Praxisteam:
Ein PDF-Handout zu Unterweisungen finden Sie hier
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Einen detaillierten Leitfaden zur Thematik Pflichtunterweisungen für Arztpraxen mit einem Muster und einer Checkliste finden Sie hier.
Die Spezialitäten von Zahnarztpraxen behandelt das pdf-Handbuch „Pflichtunterweisungen Zahnarztpraxis“
Pflichtunterweisungen als Chance sehen: Qualitätssicherung als Grundlage für Praxiserfolg
Praxiserfolg besteht aus verschiedenen Elementen. Eine erfolgreiche Praxis hat Prozesse, Praxisteam und Patienten im Blick. Wenn Sie als Praxisinhaber, Praxismanager, Erstkraft diese Säulen im Blick haben und regelmäßig an einer Verbesserung arbeiten, schaffen Sie damit eine gute Grundlage für Ihren Praxiserfolg.
Praxisgewinn erhöhen durch Praxis-Optimierung
Wenn Sie Ihren Praxisgewinn steigern möchten, gelingt Ihnen das durch Kostensenkung (lean management) oder Umsatzsteigerung. Größter Hebel ist bei weitem der effiziente Einsatz von Mitarbeitern. Hier kann durch Optimierung in der Sprechstundenorganisation viel Effizienzpotenzial gehoben werden. Digitale Self-Service-Lösungen tragen zusätzlich dazu bei, dass mehr Arbeitsschritte an den Patienten delegiert werden. Dadurch werden Personalkapazitäten eingespart. Eine Erhöhung des Umsatzes gelingt Ihnen zum Beispiel durch Servicelemente wie Abendsprechstunden, aber vor allem durch die in sich geschlossene Vermarktung Ihrer Praxis – vom Jameda-Profil bis hin zur Gestaltung der Räumlichkeiten.
Personalkosten senken
- Telefon: Ein Ansatzpunkt, Personalkosten zu sparen, ist die Entlastung des Telefonaufkommens in der Praxis. Das gelingt Ihnen zum einen durch Schulung der Kommunikations-Fähigkeit Ihrer MFA für schneller, effizientere und professionellere Gespräche in unserem Telefon-Seminar. Oder durch Reorganisation der Telefonanlässe. Weniger anrufende Patienten binden Personalkapazitäten. Das gelingt durch Outsourcing, durch Self-Service und andere kreative Ansätze, die in Summe in die Menge an Telefonaten in Ihrer Arztpraxis reduzieren.
- Anmeldung und Empfang: Auch hier hilft Kommunikations-Kompetenz. Unsere Erfahrung ist allerdings, dass die Umstrukturierung der Abläufe Termine, Rezepte und Überweisungen den Großteil an Entlastung liefern. Wenn Sie das angehen möchten: Details finden Sie in unserem Workshop Praxisorganisation.
Praxiseinnahmen erhöhen
- IGeL-Leistungen: Ein sinnvoller, bedachter und vertretbarer IGeL-Mix erhöht Umsatz und bietet gleichzeitig einen Nutzen für die Patienten. Entscheidend bleibt der seriöse Ansatz und die Devise: Weniger ist mehr. Wichtig ist eine begleitende Schulung des gesamten Teams (z.B. in unserem Verkaufsseminar Selbstzahlerleistungen), damit die Beratung zu Selbstzahlerleistungen einheitlich und professionell erfolgt.
- Erhöhung Anteil Privatpatienten: Das gelingt Ihnen vor allem durch Marketing, Qualität und Empfehlungen. Serviceleistungen, die Ihr Portfolio abrunden, ergänzen das Angebot.
- Gutachten, Prävention, Betriebsmedizin
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