Praxismanagement in der Arztpraxis und Zahnarztpraxis:
14 Tipps für besseres Praxismanagement in Arztpraxis & Zahnarztpraxis
Praxismanagement für MFA & ZFA: Verbessern Sie die Organisation im Praxisteam
Warum gutes Praxismanagement heute entscheidend ist
Praxismanagement ist die Grundlage für eine angenehme, pünktliche Sprechstunde, wenig Wartezeit, zufriedene Patienten und zufriedenes Praxisteam.
Wir haben Ihnen unten 14 Tipps zusammengestellt, die nach unserer Erfahrung aus mehr als 20 Jahren Coaching und Beratung in Arztpraxis und Zahnarztpraxis schnell Verbesserungen bringen.
Sie möchten nicht so viel lesen? Dann sehen Sie sich doch unser Video mit den TOP 7 Empfehlungen für Ihr Praxismanagement an:
Typische Probleme im Praxismanagement
In vielen Arzt- und Zahnarztpraxen entstehen organisatorische Probleme nicht durch mangelnde Motivation des Teams, sondern durch unstrukturierte Abläufe und fehlende klare Zuständigkeiten. Häufige Herausforderungen im Praxismanagement sind lange Wartezeiten, überfüllte Sprechstunden, kurzfristige Terminabsagen oder Kommunikationsprobleme im Praxisteam. Wenn Terminplanung, Patientenaufnahme, Telefon und Behandlungsabläufe nicht gut aufeinander abgestimmt sind, entsteht schnell Stress für Mitarbeitende und Patienten. Ein professionelles Praxismanagement hilft dabei, Arbeitsabläufe zu strukturieren, Ressourcen besser zu nutzen und die Patientenversorgung effizient zu organisieren. Ziel ist es, die Praxisorganisation so zu verbessern, dass sowohl das Team entlastet als auch die Patientenzufriedenheit erhöht wird.
Die wichtigsten Bereiche im Praxismanagement
Warum gutes Praxismanagement heute entscheidend ist
Ein erfolgreiches Praxismanagement umfasst mehrere zentrale Bereiche, die eng miteinander zusammenhängen. Dazu gehört zunächst das Terminmanagement, das für eine gleichmäßige Auslastung der Praxis und möglichst kurze Wartezeiten sorgt. Ebenso wichtig ist die Organisation der Praxisabläufe, beispielsweise bei der Patientenaufnahme, der Vorbereitung von Behandlungen und der Dokumentation. Ein weiterer entscheidender Bereich ist die Teamführung und Kommunikation im Praxisteam, damit Aufgaben klar verteilt sind und Informationen reibungslos weitergegeben werden. Ergänzt wird dies durch Qualitätsmanagement, Abrechnung und wirtschaftliche Steuerung der Praxis. Wenn diese Bereiche gut organisiert sind, kann eine Arzt- oder Zahnarztpraxis effizient arbeiten, die Mitarbeiter entlasten und gleichzeitig eine hohe Behandlungsqualität für Patienten gewährleisten.
Wir habeb spezielle Artikel zu folgenden Unterthemen aufbereitet:
Digitalisierung & Nutzung KI im Praxismanagement
Digitalisierung als Effizienz-Turbo im Praxismanagement nutzen
Die Digitalisierung spielt im modernen Praxismanagement eine immer wichtigere Rolle, weil sie Abläufe effizienter macht und das Praxisteam entlastet. Viele Arzt- und Zahnarztpraxen setzen heute digitale Lösungen ein, um Terminplanung, Kommunikation und Dokumentation zu verbessern. Beispiele sind Online-Terminbuchungen, digitale Anamneseformulare, Patientenportale oder KI-gestützte Telefonassistenten, die das Telefonaufkommen reduzieren und die Organisation der Sprechstunde erleichtern. Dadurch können Praxisteams mehr Zeit für die Behandlung und Betreuung der Patienten gewinnen. Gleichzeitig verbessert eine strukturierte digitale Kommunikation die Zusammenarbeit im Team und mit Patienten entlang der gesamten Patientenreise – von der Terminvereinbarung bis zur Nachsorge.
Weitere Einblicke in digitale Lösungen finden Sie auch in unseren Artikeln zur digitalen Kommunikation in der Arztpraxis und zu KI-Anwendungen in Arzt- und Zahnarztpraxen.
Wir haben spezielle Artikel zu folgenden Unterthemen aufbereitet:
Praxismanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis – Effizienz, Digitalisierung und Patientenzufriedenheit steigern
Ein strukturiertes Praxismanagement entscheidet heute darüber, ob Arzt- und Zahnarztpraxen wirtschaftlich erfolgreich arbeiten und gleichzeitig eine hohe Behandlungsqualität sichern. Steigende Patientenzahlen, Fachkräftemangel und Digitalisierung stellen Praxen vor neue Herausforderungen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Abläufe optimieren, Ihr Team entlasten und moderne digitale Lösungen sinnvoll einsetzen.
Warum professionelles Praxismanagement heute unverzichtbar ist
Ein gutes Praxismanagement sorgt dafür, dass medizinisches Fachpersonal sich auf die Behandlung konzentrieren kann. Gleichzeitig werden organisatorische Abläufe effizient gestaltet.
Typische Herausforderungen in Arztpraxen und Zahnarztpraxen
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Überlastete Terminplanung
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Lange Wartezeiten für Patienten
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Hoher Verwaltungsaufwand
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Personalmangel
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Fehlende digitale Prozesse
Die wichtigsten Bereiche im Praxismanagement
- Terminmanagement und Patientensteuerung
- Effiziente Praxisorganisation und Arbeitsabläufe (hier gibt es unsere Checkliste mit Aufgaben für Praxismagerinnen bzw. Erstkräfte)
- Teamführung und Mitarbeiterzufriedenheit (hier geht es direkt zum Thema Personalführung)
- Digitalisierung im Praxismanagement (hier geht es direkt zum Artikel Digitalisierung)
Wichtige Kennzahlen im Praxismanagement
Diese Kennzahlen zeigen, wie effizient Ihre Praxis arbeitet:
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Terminauslastung
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Durchschnittliche Wartezeit
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Patientenzufriedenheit
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Umsatz pro Behandlungseinheit
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Ausfallquote von Terminen
Viele Praxen erfassen diese Daten nicht systematisch – dabei sind sie entscheidend für nachhaltigen Erfolg.
Häufige Fehler im Praxismanagement
Viele Praxen verlieren Zeit und Umsatz durch vermeidbare Fehler:
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Fehlende Prozessstruktur
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Zu wenig Digitalisierung
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Unklare Aufgabenverteilung
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Ineffiziente Terminplanung
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Fehlende Praxiskennzahlen
Eine strukturierte Analyse hilft, diese Schwachstellen zu erkennen. Unser Praxis-CheckUp vor Ort in Ihrer Praxis kombiniert Hospitation mit Optimierungs-Workshop.
Hier sind unser 14Tipps für besseres Praxismanagement
1. Tipp: Praxismanagement beginnt mit gut organisiertem Start in den Tag
Viele Praxen verursachen ihre Probleme selbst und schaffen es nicht, die Sprechstunde pünktlich zu beginnen. Damit das klappen kann, lohnt sich eine Checkliste mit Aufgaben, welche Schritte schon erledigt sein müssen, bevor die Praxistür für Patienten geöffnet ist. Wichtig: Auch alle Ärzte, die Morgen-Sprechstunde haben, müssen pünktlich da sein.
Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, könnte unser 1-Tages-Seminar Kommunikation direkt in Ihrer Praxis hilfreich sein.
2. Tipp: Messen von Praxismanagement-Kennzahlen
Sie können Ihre Praxis nur so gut steuern, so gut Sie die genaue Realität kennen. Deshalb lohnt es sich, Auswertungen zu planen, die Ihnen einige zentrale Details verraten. Wichtig sind vor allem:
- Arzt-Patienten-Kontaktdauer in Minuten
- Wartezeit
- Patientenkategorie
- Gesprächsanlass
Selbst-Check: Wie gut ist Ihr aktuelles Praxismanagement?
Hier geht es zu unserem kostenlosem digitale Selbst-Check mit automatisierten sofortigen Tipps …
3. Tipp: Checklisten strukturieren die Abläufe und vermeiden Schleifen und Fehler
Praxismanagement hat viele Facetten und ist recht komplex, da unterschiedlichste Tätigkeiten in sich greifen. Das kann sich niemand alles merken. Umso wichtiger ist es, Checklisten zu erarbeiten, die man abhaken kann, um nichts zu vergessen.
Wir haben einige Checklisten für Sie zusammengestellt:
4. Tipp: Komplexität reduzieren: Weniger multitasking an der Anmeldung
Multitasking an der Anmeldung sorgt für Stress, weil wir immer nur 1 Sache gleichzeitig tun können. Stress gilt es zu vermeiden, weil dadurch gutes Praxismanagement behindert wird. Alle Maßnahmen, um diese gleichzeitigen Tätigkeiten zu reduzieren, helfen. Das gelingt besonders gut, wenn man sich das Praxistelefon genauer ansieht. Hier gibt es tolle Möglichkeiten, durch besseres Praxismaangement Erleichterungen zu erreichen: Verschiedene digitale Tools helfen, Telefonate zu strukturieren. Ruhe wird möglich durch Einführung eines Telefonarbeitsplatzes und durch Schulungen der Gesprächskompetenz (z.B. durch unser 1-Tages-Telefonseminar direkt in Ihrer Praxis) werden die Telefonate effizienter.
5. Tipp: Praxisstrategie, Vision & Ziele sorgen für Klarheit im Praxismanagement
Auch wenn es trivial klingt: Viele Praxen sind sich nicht bewusst, was genau die Ziele sind. Wenn nicht jede Person im Praxisteam erklären kann, worauf die Praxis hinarbeitet und für was die Praxis steht, wird gutes Praxismanagement unmöglich. Nur wer weiß, in welche Richtung es genau gehen soll, kann im Sprechstunden-Alltag die richtigen Entscheidungen treffen. Hier gibt es 10 Tipps zur Erstellung Ihres Praxisleitbildes.
6. Tipp: Flexible Arbeitszeit und Teilzeitregelungen ermöglicht bessere Nutzung des Personals
Praxismanagement klappt umso besser, je mehr planerische Möglichkeiten es gibt Durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitregelungen können auf der einen Seite individuelle Wünsche des Praxisteams berücksichtigt werden, auf der anderen Seite steht – wenn man das geschickt macht – auch mehr Personalkapazität zur Verfügung, weil doch einzelne MFA bzw. ZFA ein paar Stunden mehr arbeiten können als bei „harten“ 8-10 Stunden Schichten.
7. Tipp: Störungen und Schleifen vermeiden
Je schlanker die Praxisorganisation, umso besser. Vermeiden Sie alle Schritte, die nicht unbedingt erforderlich sind. Doppelte Eintragungen in Listen dauern nur unnötig. Jede Störung bzw. Unterbrechung führt zu Verlust von Energie.
8. Tipp: Leichteres Praxismanagement durch gelöste Konflikte
Die Fähigkeit zur Konfliktlösung ist wichtig, wenn verschiedene Menschen miteinander effizient arbeiten sollen. Nur wenn sich alle aufeinander verlassen und vertrauen können, klappt das Praxismanagement reibungslos. Konflikte behindern da nur. In unserem Team-Tag gehen wir aufeinander zu und lernen die verschiedenen Menschentypen besser verstehen.
9. Tipp: Kommunikative Kompetenz erleichtert Praxismanagement
Kommunikations-Kurse und berufliche Weiterentwicklung helfen, das Praxismanagement während der Sprechstunden zu verbessern. In unserem Praxis-CheckUp begutachten wir Ihren „Live-Betrieb“ und geben Ihnen Tipps und Tricks zur Optimierung des Praxismanagements.
10. Tipp: Führung und Vorbildfunktion
Damit verschiedene Menschen gut zusammenarbeiten können, ist eine effektive, unterstützende Führung unerlässlich. Aufgabe hier ist vor allem, gewünschtes Verhalten zu fördern (Lob) und hinderndes Verhalten zu verbessern (sachliche Kritik). Das zu lernen ist nicht ganz einfach, hilft allerdings ungemein.
Wie gut ist Ihre Mitarbeiterführung? Das können Sie hier in unserer Checkliste Mitarbeiterführung überprüfen.
Möchten Sie Unterstützung für Ihr Praxisteam?
In unserem Workshop „Praxismanagement“ verbessern wir Ihre Praxisorganisation und kümmern um uns eine optimierte Sprechstunde: durch abwechslungsreiche Workshops – in Ihren Praxis und an nur 1 Tag!
Wir vermitteln Ihrem Team relevante Tipps und Tricks, damit Stress im Praxisteam gar nicht erst entsteht oder besser verarbeitet werden kann
11. Tipp: Digitale Angebote entlasten die Hektik während der Sprechstunde
Nutzen Sie alle verfügbaren Möglichkeiten, um das Praxismanagement Ihrer Praxis möglichst schlank zu halten. Besprechungen von Laborbefunden erfordern keinen erneuten Termin in der Praxis, sondern können digital erfolgen. Das klappt klassisch per Telefon oder noch besser per Videosprechstunde. Auch digitale Alternativen per Chat bzw. Medizin-Messenger entlasten das Praxismanagement, weil kein erneuter physischer Kontakt der Patienten in der Praxis erforderlich wird und so die Sprechstunde ruhiger ablaufen kann.
Wollen Sie eine unverbindliche Erstberatung? Buchen Sie unsere 20minütige kostenlose Beratung zur Entlastung Ihres Praxisteams gleich hier.
12. Tipp: Ersten Eindruck optimieren für höhere Patientenzufriedenheit
Durchdachtes Praxismanagement beginnt vor dem Betreten der Praxis! Wer sich mit Praxismanagement beschäftigt, erkennt schnell, dass ein Ziel sein muss, Patienten zu aktivieren. Das beginnt bei einer gut gestalteten Homepage mit wichtigen Informationen und Online-Terminvergabemöglichkeit. Wichtig ist, dass Sie auf beides auch in der Praxis prominent hinweisen, damit Patienten diese Dienstleistungen wahrnehmen.
Ein sinnvoll besprochener Anrufbeantworter & wohlüberlegte Bandansage lenken Patientenströme. Nutzen Sie die Möglichkeit, Anrufbeantworter und Bandansagen individuell zu besprechen. Gehen Sie auf Themen ein, die Sie gerade im Praxisalltag Zeit kosten. Weisen Sie auf Online-Terminvergabe und Informationen auf der Homepage hin. Das spart Telefonate. Tipps und Tricks zum Anrufbeantworter mit Mustertexten zu Ansagen gibt es in unserem Artikel Praxisanrufbeantworter.
Auch eine Spezialisierung an Rezeption und Anmeldung durch spezifische Arbeitsplätze hilft: Viele Praxen haben offene Anmeldungs-Tresen mit mehreren identischen Arbeitsplätzen. Patienten erkennen oft nicht, wer für was zuständig ist, wenn mehrere MFA nebeneinander sitzen bzw. stehen. Hier schafft Abhilfe, wenn durch klare Hinweise bzw. kleine bauliche Änderungen bestimmte Spezialgebiete voneinander getrennt werden.
13. Tipp: Wartezimmer für Praxismanagement nutzen
Das Wartezimmer ist derjenige Raum in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis, in dem Patienten oft am längsten verweilen. Lassen Sie sich die Chance deshalb nicht entgehen, alle wichtigen Infos zu Praxismanagement und Sprechstundenorganisation auch hier prominent zu platzieren. Dies klappt am besten mit einer beschreibbaren Magnettafel (whiteboard) oder einem Flipchart. Natürlich hat auch Wartekomfort eine Relevanz für Ihr Praxismanagement. Höheren Wartekomfort erreichen Sie durch:
- angenehmes Raumklima (Temperatur, Frischluft)
- gemütliche Stühle (Design hilt nicht immer!)
- entspannendes Licht
- Getränke- bzw. Kaffeeservice
- Zeitschriften in ordentlichem Zustand bzw. digitales Angebot
- (kostenloses) WLAN
- Kinderspielecke
14. Tipp: Planen Sie Ihre Sprechstunde vorausschauend und minimieren Sie Wartezeiten
Verkürzen Sie Wartezeiten durch selektive Terminplanung: Aus Studien wissen wir, dass Wartezeit über 30 Minuten von Patienten deutlich schlechter toleriert wird und zu Rückfragen und Beschwerden führt. Beides erzeugt Mehraufwand im Praxisteam. Die meisten Wartezeiten sind unnötig und entstehen nicht durch Notfälle, sondern durch schlechte Zeitplanung. Beschäftigen Sie sich deshalb mit der echten Terminlänge der häufigen Patientenkontakte und planen Sie ehrlich.
Es lohnt sich, häufig vorkommende Terminarten in Ihrer Praxis einzeln zu planen und Arbeitsblöcke zu bilden. Das können z.B. sein:
- Akutsprechstunde
- CheckUps
- Kontrolltermine
- Labor
- Ultraschall
- OP
- Vorsorge
Berücksichtigen Sie möglichst früh im Prozess, welche Geräte, Diagnostik, Räume und Kapazitäten für den jeweiligen Patienten benötigt werden. Wer sich zum Kontrolltermin einer Schilddrüsenunterfunktion einen Termin geben lässt, benötigt aller Voraussicht nach Labor und ggf. auch einen Ultraschall. Durch weniger geschickt gewählte Analysefragen kann so terminiert werden, dass der Patient nur 1x in die Praxis kommen muss.
Ein pünktlicher Sprechstundenbeginn ist nicht nur aus Patientenperspektive fair und anständig, sondern hat auch positive Konsequenzen für das Praxismanagement. Oft sind die MFA an der Anmeldung deutlich stärker betroffen, wenn Wartezeit entsteht. Unnötiger Stress, der entsteht, wenn die Sprechstunde schon unpünktlich beginnt, kann vermieden werden. Auch hier gilt: Planen Sie ehrlich!
Genau so wichtig ist die Praxissteuerung des Zahnarztes bzw. Arztes während der Sprechstunde.
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Weitere Informationen
Ausgabe „Praxismanagement heute“ von Doctolib
Rubrik Praxismanagement der KV (gut!)
Details zu Hygiene und Medizinprodukten
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Allgemeine Infos zur Tätigkeit als Praxismanager gibt es hier:
Verschiedene Anbieter bieten Kurse an -auch nebenberuflich:
- Uni Hamburg: „Aus- und Fortbildung zur Praxismanagerin / zum Praxismanager bzw. zur Ambulanzmanagerin / zum Ambulanzmanager“
- FOM: „Primärmedizinisches Versorgungs- und Praxismanagement – Bachelor of Science (B.Sc.)“
- Apollon Hochschule: „Praxismanagement – Bachelor Schwerpunkt Gesundheitsökonomie (B. A.) Leitung, Organisation und Prozessoptimierung in der Gesundheitsbranche“
Unsere Seminare zum Thema Patientenkommunikation
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Häufige Fragen und Antworten zu Praxismanagement
Was versteht man unter Praxismanagement?
Praxismanagement bezieht sich auf die Verwaltung und Organisation einer medizinischen Praxis. Dies umfasst alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, die notwendig sind, um den reibungslosen Ablauf der Praxis zu gewährleisten. Dazu gehören Terminplanung, Patientenverwaltung, Abrechnung, Personalmanagement und Qualitätssicherung.
Wie kann man die Effizienz in einer Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis verbessern?
Die Effizienz in einer medizinischen Praxis kann durch verschiedene Maßnahmen verbessert werden, wie z.B. die Implementierung von Praxismanagement-Software, die Optimierung der Terminplanung, die Schulung des Personals, die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Nutzung von Telemedizin-Diensten.
Welche Rolle spielt das Personalmanagement im Praxismanagement?
Das Personalmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Praxismanagements. Es umfasst die Einstellung, Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern sowie die Planung und Verwaltung von Dienstplänen. Ein gutes Personalmanagement trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei und stellt sicher, dass die Praxis effizient und patientenorientiert arbeitet.
Wie wichtig ist die Patientenkommunikation im Praxismanagement?
Die Patientenkommunikation ist extrem wichtig im Praxismanagement. Eine klare und effektive Kommunikation trägt zur Patientenzufriedenheit bei, verbessert das Vertrauen zwischen Arzt und Patient und kann die Einhaltung von Behandlungsempfehlungen fördern. Zu den Kommunikationsmitteln gehören telefonische Auskünfte, E-Mails, SMS-Erinnerungen und Online-Portale.
Welche Strategien gibt es zur Qualitätsverbesserung in der Praxis?
Zur Qualitätsverbesserung in der Praxis können regelmäßige Schulungen des Personals, die Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen, die Durchführung von Patientenbefragungen und die Analyse von Feedback sowie die Einhaltung von Hygienestandards und die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Praxisprozesse beitragen.
Welche Bedeutung hat das Abrechnungsmanagement im Praxismanagement?
Das Abrechnungsmanagement (EBM & GOÄ) ist von großer Bedeutung im Praxismanagement, da es direkt die finanzielle Gesundheit der Praxis beeinflusst. Es umfasst die korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen, das Einreichen von Abrechnungen bei Krankenkassen und Patienten sowie das Nachverfolgen von Zahlungen und Forderungen. Ein effizientes Abrechnungsmanagement trägt zur Liquidität und Stabilität der Praxis bei.
Welche Rolle spielen Privatpatienten im Praxismanagement
Privatpatienten spielen deshalb eine wichtige Rolle, weil der Umsatz mit Privatpatienten ungefähr doppelt so hoch ist als bei Kassenpatienten. Deshalb lohnt es sich, zu überlegen, welche Besonderheiten im Praxismanagement gelten sollen (z.B. Privatsprechstunde, bevorzugte Belegung bestimmter Sprechzimmer & Co).
Wie können Wartezeiten minimiert werden?
Wartezeiten können durch effiziente Terminplanung und -verwaltung reduziert werden. Dies umfasst die optimale Nutzung der Behandlungszeiten, Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und die Minimierung von Leerlaufzeiten zwischen den Terminen.
Wie kann Patientenzufriedenheit durch Praxismanagement verbessert werden?
Die Patientenzufriedenheit kann durch eine freundliche und respektvolle Behandlung, kurze Wartezeiten, eine angenehme Praxisatmosphäre, klare Kommunikation und eine qualitativ hochwertige Versorgung verbessert werden.
Gibt es im Praxismamanagement Unterschiede zwischen Arztpraxis und Zahnarztpraxis?
Einige Bereiche des Praxismanagements unterscheiden sich nicht (z.B. Personalmanagement, Terminplanung, Marketing). In der Zahnarztpraxis spielen Prophylaxe und eigenständige Behandlungen allerdings eine größere Rolle. Das hat auch Konsequenzen fürs Praxismarketing.











