Probleme mit dem Praxismanagement? Wir haben Tipps und Tricks, wie Sie in Ihrer Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis die Sprechstunde einfacher organisieren
10 Tipps für besseres Praxismanagement in Arztpraxis & Zahnarztpraxis
Praxismanagement für MFA & ZFA: Verbessern Sie die Organisation im Praxisteam
Praxismanagement ist die Grundlage für eine angenehme, pünktliche Sprechstunde, wenig Wartezeit, zufriedene Patienten und zufriedenes Praxisteam.
Wir haben Ihnen unten 10 Tipps zusammengestellt, die nach unserer Erfahrung aus mehr als 20 Jahren Coaching und Beratung in Arztpraxis und Zahnarztpraxis schnell Verbesserungen bringen.
Sie möchten nicht so viel lesen? Dann sehen Sie sich doch unser Video mit den TOP 7 Empfehlungen für Ihr Praxismanagement an:
1. Tipp: Praxismanagement beginnt mit gut organisiertem Start in den Tag
Viele Praxen verursachen ihre Probleme selbst und schaffen es nicht, die Sprechstunde pünktlich zu beginnen. Damit das klappen kann, lohnt sich eine Checkliste mit Aufgaben, welche Schritte schon erledigt sein müssen, bevor die Praxistür für Patienten geöffnet ist. Wichtig: Auch alle Ärzte, die Morgen-Sprechstunde haben, müssen pünktlich da sein.
Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, könnte unser 1-Tages-Seminar Kommunikation direkt in Ihrer Praxis hilfreich sein.
2. Tipp: Messen von Praxismanagement-Kennzahlen
Sie können Ihre Praxis nur so gut steuern, so gut Sie die genaue Realität kennen. Deshalb lohnt es sich, Auswertungen zu planen, die Ihnen einige zentrale Details verraten. Wichtig sind vor allem:
- Arzt-Patienten-Kontaktdauer in Minuten
- Wartezeit
- Patientenkategorie
- Gesprächsanlass
3. Tipp: Checklisten strukturieren die Abläufe und vermeiden Schleifen und Fehler
Praxismanagement hat viele Facetten und ist recht komplex, da unterschiedlichste Tätigkeiten in sich greifen. Das kann sich niemand alles merken. Umso wichtiger ist es, Checklisten zu erarbeiten, die man abhaken kann, um nichts zu vergessen.
Wir haben einige Checklisten für Sie zusammengestellt:
4. Tipp: Komplexität reduzieren: Weniger multitasking an der Anmeldung
Multitasking an der Anmeldung sorgt für Stress, weil wir immer nur 1 Sache gleichzeitig tun können. Stress gilt es zu vermeiden, weil dadurch gutes Praxismanagement behindert wird. Alle Maßnahmen, um diese gleichzeitigen Tätigkeiten zu reduzieren, helfen. Das gelingt besonders gut, wenn man sich das Praxistelefon genauer ansieht. Hier gibt es tolle Möglichkeiten, durch besseres Praxismaangement Erleichterungen zu erreichen: Verschiedene digitale Tools helfen, Telefonate zu strukturieren. Ruhe wird möglich durch Einführung eines Telefonarbeitsplatzes und durch Schulungen der Gesprächskompetenz (z.B. durch unser 1-Tages-Telefonseminar direkt in Ihrer Praxis) werden die Telefonate effizienter.
5. Tipp: Praxisstrategie, Vision & Ziele sorgen für Klarheit im Praxismanagement
Auch wenn es trivial klingt: Viele Praxen sind sich nicht bewusst, was genau die Ziele sind. Wenn nicht jede Person im Praxisteam erklären kann, worauf die Praxis hinarbeitet und für was die Praxis steht, wird gutes Praxismanagement unmöglich. Nur wer weiß, in welche Richtung es genau gehen soll, kann im Sprechstunden-Alltag die richtigen Entscheidungen treffen.
6. Tipp: Flexible Arbeitszeit und Teilzeitregelungen ermöglicht bessere Nutzung des Personals
Praxismanagement klappt umso besser, je mehr planerische Möglichkeiten es gibt Durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitregelungen können auf der einen Seite individuelle Wünsche des Praxisteams berücksichtigt werden, auf der anderen Seite steht – wenn man das geschickt macht – auch mehr Personalkapazität zur Verfügung, weil doch einzelne MFA bzw. ZFA ein paar Stunden mehr arbeiten können als bei „harten“ 8-10 Stunden Schichten.
7. Tipp: Störungen und Schleifen vermeiden
Je schlanker die Praxisorganisation, umso besser. Vermeiden Sie alle Schritte, die nicht unbedingt erforderlich sind. Doppelte Eintragungen in Listen dauern nur unnötig. Jede Störung bzw. Unterbrechung führt zu Verlust von Energie.
8. Tipp: Leichteres Praxismanagement durch gelöste Konflikte
Die Fähigkeit zur Konfliktlösung ist wichtig, wenn verschiedene Menschen miteinander effizient arbeiten sollen. Nur wenn sich alle aufeinander verlassen und vertrauen können, klappt das Praxismanagement reibungslos. Konflikte behindern da nur. In unserem Team-Tag gehen wir aufeinander zu und lernen die verschiedenen Menschentypen besser verstehen.
9. Tipp: Kommunikative Kompetenz erleichtert Praxismanagement
Kommunikations-Kurse und berufliche Weiterentwicklung helfen, das Praxismanagement während der Sprechstunden zu verbessern. In unserem Praxis-CheckUp begutachten wir Ihren „Live-Betrieb“ und geben Ihnen Tipps und Tricks zur Optimierung des Praxismanagements.
10. Tipp: Führung und Vorbildfunktion
Damit verschiedene Menschen gut zusammenarbeiten können, ist eine effektive, unterstützende Führung unerlässlich. Aufgabe hier ist vor allem, gewünschtes Verhalten zu fördern (Lob) und hinderndes Verhalten zu verbessern (sachliche Kritik). Das zu lernen ist nicht ganz einfach, hilft allerdings ungemein.
Wie gut ist Ihre Mitarbeiterführung? Das können Sie hier in unserer Checkliste Mitarbeiterführung überprüfen.
Möchten Sie Unterstützung für Ihr Praxisteam?
In unserem Workshop „Praxismanagement“ verbessern wir Ihre Praxisorganisation und kümmern um uns eine optimierte Sprechstunde: durch abwechslungsreiche Workshops – in Ihren Praxis und an nur 1 Tag!
Wir vermitteln Ihrem Team relevante Tipps und Tricks, damit Stress im Praxisteam gar nicht erst entsteht oder besser verarbeitet werden kann
Wünschen Sie Details zu unserem Praxismanagement-Workshop?
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Weitere Informationen
Ausgabe „Praxismanagement heute“ von Doctolib
Rubrik Praxismanagement der KV (gut!)
Details zu Hygiene und Medizinprodukten
Möchten Sie sich zur Praxismanagerin bzw. zum Praxismanager qualifizieren?
Allgemeine Infos zur Tätigkeit als Praxismanager gibt es hier:
Verschiedene Anbieter bieten Kurse an -auch nebenberuflich:
- Uni Hamburg: „Aus- und Fortbildung zur Praxismanagerin / zum Praxismanager bzw. zur Ambulanzmanagerin / zum Ambulanzmanager“
- FOM: „Primärmedizinisches Versorgungs- und Praxismanagement – Bachelor of Science (B.Sc.)“
- Apollon Hochschule: „Praxismanagement – Bachelor Schwerpunkt Gesundheitsökonomie (B. A.) Leitung, Organisation und Prozessoptimierung in der Gesundheitsbranche“
Unsere Seminare zum Thema Patientenkommunikation
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
Wir zeigen Ihnen, worauf es im Team wirklich ankommt: Damit Sie gemeinsam mehr erreichen als jeder einzelne alleine!
Webinar Patienten Kommunikation und Patientenorientierung Arztpraxis
Lernen Sie in 10 digitalen Modulen die Erfolgsfaktoren für Patientengespräche kennen. Völlig flexibel, wann und wo Sie es möchten. PC mit Internet genügt.
Seminar Kommunikation und Service Arztpraxis
Vom Telefon bis zu Anmeldung und Behandlung: Wir machen Sie fit für Patientengespräche. Wortwahl, Mimik, Gestik, Körpersprache und Verhalten im direkten Patientenkontakt.
Telefonseminar Arztpraxis
Wir zeigen Ihnen, worauf es am Telefon wirklich ankommt. Wie Sie freundlich und kompetent auf die Bedürfnisse Ihres Anrufers eingehen und dabei den „roten Faden“ der Gesprächsführung nicht verlieren.
Verkaufstraining Selbstzahlerleistungen
Um erfolgreich zu verkaufen, brauchen Sie eine positive Einstellung zu den von Ihnen angebotenen Zusatzleistungen. Sie lernen, wie Sie souverän auftreten und Ihren Patienten ein gutes Gefühl für die Investition in zusätzliche Leistungen geben.
Praxis-CheckUp Arztpraxis
Der Blick von außen auf Ihr Unternehmen entdeckt oft entscheidende Punkte, die sich ganz einfach verbessern lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich besser und effizienter organisieren können und bieten Ihnen wertvolle Tipps zum Zeitmanagement.
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Was versteht man unter Praxismanagement?
Praxismanagement bezieht sich auf die Verwaltung und Organisation einer medizinischen Praxis. Dies umfasst alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, die notwendig sind, um den reibungslosen Ablauf der Praxis zu gewährleisten. Dazu gehören Terminplanung, Patientenverwaltung, Abrechnung, Personalmanagement und Qualitätssicherung.
Wie kann man die Effizienz in einer Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis verbessern?
Die Effizienz in einer medizinischen Praxis kann durch verschiedene Maßnahmen verbessert werden, wie z.B. die Implementierung von Praxismanagement-Software, die Optimierung der Terminplanung, die Schulung des Personals, die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Nutzung von Telemedizin-Diensten.
Welche Rolle spielt das Personalmanagement im Praxismanagement?
Das Personalmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Praxismanagements. Es umfasst die Einstellung, Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern sowie die Planung und Verwaltung von Dienstplänen. Ein gutes Personalmanagement trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei und stellt sicher, dass die Praxis effizient und patientenorientiert arbeitet.
Wie wichtig ist die Patientenkommunikation im Praxismanagement?
Die Patientenkommunikation ist extrem wichtig im Praxismanagement. Eine klare und effektive Kommunikation trägt zur Patientenzufriedenheit bei, verbessert das Vertrauen zwischen Arzt und Patient und kann die Einhaltung von Behandlungsempfehlungen fördern. Zu den Kommunikationsmitteln gehören telefonische Auskünfte, E-Mails, SMS-Erinnerungen und Online-Portale.
Welche Strategien gibt es zur Qualitätsverbesserung in der Praxis?
Zur Qualitätsverbesserung in der Praxis können regelmäßige Schulungen des Personals, die Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen, die Durchführung von Patientenbefragungen und die Analyse von Feedback sowie die Einhaltung von Hygienestandards und die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Praxisprozesse beitragen.
Welche Bedeutung hat das Abrechnungsmanagement im Praxismanagement?
Das Abrechnungsmanagement (EBM & GOÄ) ist von großer Bedeutung im Praxismanagement, da es direkt die finanzielle Gesundheit der Praxis beeinflusst. Es umfasst die korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen, das Einreichen von Abrechnungen bei Krankenkassen und Patienten sowie das Nachverfolgen von Zahlungen und Forderungen. Ein effizientes Abrechnungsmanagement trägt zur Liquidität und Stabilität der Praxis bei.
Welche Rolle spielen Privatpatienten im Praxismanagement
Privatpatienten spielen deshalb eine wichtige Rolle, weil der Umsatz mit Privatpatienten ungefähr doppelt so hoch ist als bei Kassenpatienten. Deshalb lohnt es sich, zu überlegen, welche Besonderheiten im Praxismanagement gelten sollen (z.B. Privatsprechstunde, bevorzugte Belegung bestimmter Sprechzimmer & Co).
