Tipps für Mustertexte und Vorlagen für den Praxis- Anrufbeantworter
Mustervorlagen für Anrufbeantworter in Arztpraxis & Zahnarztpraxis
Hier finden Sie Beispiele für Telefonansagen für Anrufbeantworter, Warteschleife, Bandansage bzw. Mailbox für Ihre Arztpraxis und Zahnarztpraxis. Mit unseren Vorlagen und Mustern bzw. Ansagetexten können Sie Ihre Kommunikationsmedien besprechen und hinterlassen so bei Patientinnen und Patienten einen positiven Eindruck. Ideal ist es, wenn Sie die Mustertexte und Formulierungen auf Ihre Praxisbesonderheiten anpassen und z.B. spezielle Angebote und Services wie Online-Terminvergabe, Bestellmöglichkeit von Folgerezepten und Praxis-messenger, Chatmöglichkeit, Videosprechstunde & Co sinnvoll erwähnen.
CHECKLISTE ANRUFBEANTWORTER ANSAGEN
Wie professionell ist der Anrufbeantworter in unserer Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis besprochen? Machen Sie hier den Check, wie gut Ihre Ansagen, Texte und Formulierungen passen:
Gehen Sie die folgenden Fragen durch, um zu sehen, wie weit Sie mit einem professionellen Ansagetext schon heute sind. So können Sie einerseits eine Status-quo Analyse der bisherigen Wirkung an Bandansage, Warteschleife & Co erhalten, aber auch als alle wichtigen Punkte erkennen, die Ihnen noch fehlen, um gute Abwesenheits-Kommunikation zu erreichen.
Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Sie mit Ihren Formulierung auf dem Praxis-Anrufbeantworter sind.
- Die Begrüßung beginnt mit einen Tagesgruß
- Der Name der Praxis ist kurz, einprägsam und sprechend
- Der aufgesprochene Praxisname auf dem Anrufbeantworter ist identisch mit dem Namen auf dem Praxisschild
- Der aufgesprochene Praxisname auf dem Anrufbeantworter ist identisch mit dem Namen auf der Praxis-Homepage
- wir verwenden Formulierungen wie „herzlich willkommen“ oder „danke für Ihren Anruf“
- die Ansagetexte sind positiv (z.B. „unsere Sprechzeiten sind…“ statt „leider rufen Sie außerhalb unserer Sprechzeiten an)
- wir informieren auf dem Praxis-Anrufbeantworter zu Online-Terminvergabe
- wir informieren auf dem Praxis-Anrufbeantworter zu Online-Bestellmöglichkeit für Folgerezepte
- wir informieren auf dem Praxis-Anrufbeantworter zu alternativen Kommunikationswegen (z.B. messenger, chat, Videosprechstunde)
- der Praxisinhaber bespricht den Anrufbeantworter persönlich
- die Stimme ist angenehm
- die Aussprache ist deutlich
- die Sprechgeschwindigkeit ist angemessen
- es gibt keine Hintergrundgeräusche
- bei Nutzung von Musik: Die Musik ist angenehm
- bei Bandansage: Der Anrufer erhält eine Information, an welcher Stelle er steht
Auswertung:
- 0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Telefontraining, in dem wir auch über Anrufbeantworter & Co sprechen
- 5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihren Anrufbeantworter neu zu besprechen!
- 10-13 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Anruftexte!
- 14-16 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Art und Weise der Kommunikation scheint gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch mit der Freundlichkeit innerhalb des Praxisteams zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation
Tipps und Muster-Texte zum perfekten Anrufbeantworter – Mustertexte und Vorlagen hier zum Download:
SÄULEN DER ERFOLGREICHEN ARZTPRAXIS
Personalführung ergänzt die anderen Erfolgsfaktoren Praxisorganisation, Patientenorientierung und Praxismarketing
Vier Säulen sind für den erfolgreichen Betrieb einer Arztpraxis entscheidend:
Die Ablauforganisation der Sprechstunde bzw. Terminplanung in der Arztpraxis (hier geht es zu unserem Praxis-Organisations-Workshop)
Die Patientenorientierung mit Kommunikation (Unser Seminar Kommunikation mit Patientenorientierung unterstützt Sie hierbei)
Die Personalführung Ihre Praxisteams
Das Praxismarketing
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UNTERSTÜTZUNG
Vorlagen und Mustertexte für den Anrufbeantworter Ihrer Arztpraxis und Zahnarztpraxis
Hier können Sie unsere Checkliste mit Ansagetexten und Vorschlägen für die Formulierungen auf dem Praxis-Anrufbeantworter als PDF downloaden: [hier geht es direkt zur Muster-Vorlage Praxis-Anrufbeantworter]
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Kommunikation und Verhalten in der Arztpraxis ist eine entscheidende Säule des Praxiserfolgs und ergänzt Ihre Maßnahmen zu Online-Marketing und klassischem Marketing. Möchten Sie Ihre Arztpraxis erfolgreicher machen? Dann sollten Sie daran denken, neben Investition in Marketing auch die Bereiche Kommunikation, Personalführung und Ablaufoptimierung zu berücksichtigen. Vertrauen Sie uns als externem Partner: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Arztpraxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu geben, wie es andere Praxen besser machen.
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