Einbestellmanagement im Krankenhaus: Auslastungsoptimierung in Klinik und Spital durch bessere Planung und Organisation
Optimierung der patient journey vom Zuweiser-Telefonat über Terminvergabe bis zur Bettenplanung und Einbestellmanagement am Aufnahmetag
Zuweisermanagement durch optimierte Bettenplanung
Was ist Einbestellmanagement im Krankenhaus?
Am Anfang jeder Betten- und Kapazitätsplanung im Krankenhaus steht auch heute noch meistens ein analoges Telefonat zwischen einweisendem Hausarzt bzw. Facharzt und dem ärztlichen Klinikpersonal (Stationsarzt bzw. Oberarzt). In diesem Telefonat entscheidet sich oft innerhalb weniger Minuten, wann wo ein Bett benötigt wird. Nicht selten stellt sich später heraus, das Informationen fehlten, die falsche Station gewählt wurde bzw. die Indikation nicht passt.
Umso mehr sollte jede Klinik neben den rein prozessuellen Planungs-Tools (es gibt heute Live-Tools mit Kapazitätsansicht, Abteilungssicht und vieles mehr; z.B. hier) auch über die „weichen Faktoren“ der Entscheidungsprozesse nachdenken.
Idealerweise machen sich Krankenhäuser Gedanken, wie ein strukturiertes Belegungsmanagement heute schon implementiert werden kann.
Dabei können folgende Fragen hilfreich sein:
- Wie können zuweisende Ärzte am einfachsten ein verfügbares Bett anfordern?
- Gibt es digitale Unterstützung (Checklisten, Formulare)?
- Werden 24h Ansprechpartner genannt?
- Gibt es eine verantwortliche koordinierende Stelle?
Wie kann ich das Aufnahmemamagement in der Klinik verbessern?
Gerade die DRG-bedingte Senkung der Verweildauer führt in vielen Kliniken immer wieder zu Engpässen bei der Vergabe freier Betten: Notfälle und elektive Patienten konkurrieren um die Bettenkapazitäten. Dadurch entstehen häufig Flurbetten, weil die Anzahl an Notfall-Einweisungen höher ist als die Anzahl der dafür frei gehaltenen Betten.
Ein zentrales Bettenmanagement kann dazu beitragen, dass vorhandene Ressourcen effizienter und damit wirtschaftlicher genutzt werden können. Durch die Abkehr des klassischen Abteilungsdenkens entstehen allerdings neue Arbeitswelten, die für das Klinikpersonal einen „Change-Prozess“ und eine Abkehr von liebgewonnenen Abläufen und Freiräumen bedeuten.
Oft kommt erschwerend hinzu, dass Entlassungen und Aufnahmen der Elektivpatienten zeitlich nicht aufeinander abgestimmt sind. Während die Aufnahmen meistens morgens geplant werden (und Elektiv-Patienten oft schon vor der morgentlichen Visite auf Station erscheinen) werden die Entlassungen zu spät realisiert. So warten zu entlassende Patienten häufig noch auf Station (z.B. auf Entlassungsberichte bzw. Arztbriefe) und belegen Wartezonen oder müssen sich sogar noch ihr „ehemaliges“ Patientenzimmer mit dem „Nachfolger“ teilen. Häufig dauert das sogar bis in den Nachmittag oder in die Abendstunden hinein. Das beeinträchtigt nicht nur Patientenzufriedenheit und sorgt für Stress und Hektik beim Klinikpersonal, sondern bindet auch unnötig Personalkapazitäten gerade am Nachmittag im (dafür nicht ausgerichteten und besetzten) Spätdienst. Personalschwache Schichten werden so zusätzlich belastet.
Tipps und Tricks, wie sie durch eine zentrale Bettenplanung Synergiepotenziale nutzen, finden Sie hier.
Wie werden Patientenbedürfnisse im Einbestellmanagement berücksichtigt?
Neben allen (für das Krankenhaus im Innenblick wichtigen) organisatorischen Fragen kommt immer wieder die Perspektive der Patienten zu kurz. Umso wichtiger, dass deren Bedürfnisse und Wünsche im Belegungsmanagement berückschtigt werden. Das kann auf verschiedene Weise geschehen:
- durch gezieltes Abfragen beim präoperativen Gespräch
- Durch Servicekräfte bzw. Wahlleistungsmanager
- bei jedem Patienten durch eine strukturierte Befragung einige Tage vor Aufnahme
- durch Checklisten, Online-Formulare und digitale Patientenaufnahme
Wie ein digitales Aufnahmemanagement im Krankenhaus schon heute klappt, können Sie im Artikel „effizientes Aufnahmemanagement“ bei Idana näher erfahren:
Unser Workshop Einbestellmanagement für Ihre Klinik
Wir kommen zu Ihnen in die Klinik und erarbeiten mit Ihrem Team entlang der patient journey eine optimalen Pfad des Einbestellmanagements und durchdenken Implkationen für die Organisation. Dabei berücksichtigen wir „hard facts“ (Organisation, Bettenplanung, Belegungssteuerung, Aufnahmemanagement) als auch „soft facts“ wie Kommunikation, Information und Interaktion.
Idealerweise sind auch Personen im Workshop mit dabei, die im Alltag für Patientenaufnahmen verantwortlich sind (am besten sowohl crossfunktional berufsgruppenübergreifend sowohl ärztlich als auf pflegerisch).
Dann können wir auch beispielhaft Gesprächssituationen (vom Erstgespräch mit den zuweisenden ärzlichen Kolleg:innen über das Patiententelefonat bis hin zur Weitergabe von Patienten–Informationsmaterial überprüfen und optimieren).
Beispiel-Indikationen: Elektiv-Patienten
Am meisten lohnt es sich, häufige Elektiv-Indikationen als Grundlage für den Workshop zu nutzen. Dies sind üblicherweise:
- Endoprothetik (Knie- bzw. Hüftgelenke)
- Herzkatheter
- Geburten
- komplizierte Hernien
- Interventionelle Radiologie / funktionelle Schnittbilddiagnostik
- Strahlentherapie
- Allgemein-Chirurgie
- Orthopädie (Schulter, Knie, Meniskus, Wirbelsäule)
- Gastroenterologie (Magen- und Darmspiegelungen, ERCP)
- Augenheilkunde (IVOM)
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Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Abläufe in ZNA, OP, Station, Ambulanz!
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Wir bei med2day beraten Sie von Arzt zu Arzt auf Augenhöhe. Durch eigene Mitarbeit in Kliniken bzw. Arztpraxen und fast 20jährige Erfahrung als Berater, Trainer und Coaches sehen wir uns als Impulsgeber mit umfassendem Beratungs- und Seminarangebot. Uns geht es weniger um große Projekte mit hohen Investitionen in externe Unterstützung, sondern um kleinere Vorhaben wie z.B. 1-2tägige Kick-Off- Veranstaltungen. Dort geben wir unser Branchenwissen an Sie weiter, moderieren Workshops und trainieren Ihr gesamtes Praxisteam zu Kommunikation, Organisation & Co. Gern mit innovativen Methodiken wie Video-Beratung, E-Learning und digitaler Betreuung. Persönlich und indiduell.
Dr. med. Fabian Stehle
Arzt, Ernährungsmediziner, Gesundheitsökonom
Zert. black belt Projektmanager (Institute for lean-six-sigma)
„Beratung von Arzt zu Arzt – persönlich, individuell und auf Augenhöhe“
Umfassende Praxisberatung mit Blick auf die verschiedenen Säulen des Praxiserfolgs
Wir bei med2day kombinieren Beratung zu Ablauforganisation & Co mit Verhaltens-, Kommunikations- und Führungsthemen und bieten damit einen umfassenden Beratungsansatz für Ihr Krankenhaus
Unsere Unterstützung zur Organisation Ihrer Abläufe: Beratung und Seminare zu Patientenaufnahme, Organisation, Personal, Verhalten & Kommunikation
- Kommunikation & Verhalten (Pforte, Rezeption, Patientenaufnahme, Telefonzentrale, Ambulanzen)
- Teamkultur (Besprechungen, Motivation)
- Arbeitsbereiche (Notaufnahme, OP, Ambulanzen, Stationen)
- Führungskultur (Delegation, Feedback, Förderung)
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Service-Exzellenz für Wahlleistungs- & Privat-Patienten
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Telefontraining Krankenhaus
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