Checkliste Rezeption in der Arztpraxis: Umgang mit Patienten professionell gestalten

Umgang mit Patienten und Verhalten der Empfangskraft in der Arztpraxis bzw. der MFA an Anmeldung und Rezeption verbessern

Tipps und Checkliste Rezeption Arztpraxis: Selbst-Check Ihres ersten Eindrucks an der Anmeldung

Die Rezeption in der Arztpraxis ist die Drehscheibe der Praxis. Patienten werden von der Empfangskraft der Arztpraxis empfangen, Termine vergeben, Rezepte ausgestellt und die Ärzte zwischen den einzelnen Sprechzimmern koordiniert. Da herrscht immer wieder Hektik und manchmal auch Chaos. Wie gut sind Sie im ersten Eindruck? Was sind die Erfolgsfaktoren für die Rezeption? Neben Kommunikation und Umgang mit Patienten ist die Praxisorganisation mit gut durchdachten und aufeinander abgestimmten Abläufen eine wichtige Säule. Auch Personalführung des Praxisteams und Verhalten im Team untereinander bestimmen den Eindruck. Natürlich wirkt auch gutes Praxismarketing positiv. Durch die Verzahnung dieser Bausteine wirkt Ihre Arztpraxis auf die Patienten positiv und professionell.

CHECKLISTE REZEPTION ARZTPRAXIS

Sie können die Checkliste entweder unten manuell durchgehen oder Sie machen unseren kostenlosen digitalen Selbst-Check mit sofortiger Auswertung.

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Wie verbessern wir das Verhalten der MFA an der Rezeption in der Arztpraxis? Machen Sie hier den Check:

Gehen Sie die folgenden Fragen durch, um zu sehen, wie gut Sie mit den wichtigen Aspekten an Ihrer Rezeption schon heute sind. So können Sie einerseits eine Status-quo Analyse der bisherigen Abläufe und Verhaltensweisen erhalten, aber auch als alle wichtigen Punkte erkennen, die Ihnen noch fehlen, um einen wirklich professionellen Empfang zu erreichen.

Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Sie in Ihrer Klinik im Umgang mit Patienten sind:

Das Empfangspersonal begrüßt alle Patienten, Angehörigen und Besucher freundlich
Neue Patienten erhalten eine kurze Einführung in die Praxisräume
An der Anmeldung wird Blickkontakt zu den Gesprächspartnern gehalten
Wir sprechen Patienten wenn möglich mit Namen an
Wir bleiben auch bei unfreundlichen Patienten freundlich und lassen uns nicht provozieren
Wir schaffen ein positives Gesprächsklima
Die Rezeption ist aufgeräumt
Die Rezeption ist sauber
Wir achten auf angenehme Gerüche im Eingangsbereich
Wir achten auf helle, freundliche Lichtquellen im Eingangsbereich

Die Geräuschkulisse ist angenehm (z.B. durch leise Musik)
Private Gespräche werden an der Rezeption nicht geführt
Es gibt ausreichend Platz für die Garderobe der Patienten
Die Garderobe ist im Blick des Praxispersonals
Wir achten darauf, dass neue Patienten möglichst wenig Unterlagen ausfüllen müssen
Wir bieten an, die Unterlagen schon im Vorfeld zu Hause auszufüllen
Es besteht die Möglichkeit für Patienten, Unterlagen und Aufklärungen digital im Wartezimmer auszufüllen
Wir achten auf Diskretion und Datenschutz (z.B. keine sichtbaren Patientendaten an der Anmeldung)
Auch bei Gesprächen innerhalb des Klinik-Team achten wir auf höflichen Umgang
Wir vermeiden private Gespräche innerhalb des Teams, wenn Patienten anwesend sind

Auswertung:

0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Seminar Kommunikation & Patientenzufriedenheit für Ihr Krankenhaus
5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihre Abläufe am Empfang zu optimieren!
10-15 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Organisation am Empfang!
26-20 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Art und Weise an der Rezeption scheint gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch mit der Freundlichkeit innerhalb des Praxispersonals zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation

HILFE

Wie kann ich die anstehenden Aufgaben schneller und mit höherer Zufriedenheit im Team erledigen?

Oft sieht man vor lauter Wald die Bäume nicht mehr. Da lohnt es sich, verschiedene Möglichkeiten auf sich wirken zu lassen, damit der Arbeitsalltag leichter von der Hand geht. Vor allem die Arbeitsbereiche Praxistelefon und Patientenannahme sind mit etwas Unterstützung leichter und weniger stressig zu erledigen.

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UNTERSTÜTZUNG

Sie wünschen Unterstützung?

Kommunikation und Verhalten im Umgang mit Patienten in der Arztpraxis ist eine entscheidende Säule der Patientenzufriedenheit. Die Rezeption als Drehscheibe der Arztpraxis hat sowohl mit der Organisation der Abläufe als auch mit dem Verhalten des Praxisteams daran relevanten Anteil. Deshalb lohnt es sich, beides mit einem geschulten Blick von außen zu überprüfen und mit Branchenwissen aus anderen Arztpraxen zu optimieren. Vertrauen Sie uns als externem Partner: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Praxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu geben, wie es andere Einrichtungen besser machen.

UNSERE SEMINARE

Unsere Seminare für Ihren Erfolg an Rezeption und Empfang

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med2day in der Presse: Auswahl an Fachartikeln, Interviews & Co zum Thema Praxisorganisation

Wir haben in den letzten Jahren in verschiedenen Fachzeitschriften Artikel verfasst, Vorträge gehalten und Interviews zum Thema Sprechstundenplanung und Praxisorganisation geben, u.a.:

Zahnärztliche Mitteilungen 2026: „Praxisvorbereitung auf den Krisenfall – Ruhe bewahren und den Notfallplan aktivieren“
Onkologie heute 03/2025 bzw. Neuro aktuell 02/2025: Digitalisierung in der Arztpraxis: Wege aus der Überlastung an Praxistelefon & Co
Pädiatrische Praxis 2024: Ihre Praxis im Check-up: Wie könnte es besser laufen?
ärztliches journal reise & medizin 2022: Tipps für höhere Effizienz, zufriedene Patienten und glückliche Mitarbeiter: Ihre Praxis im Check-up: Wie könnte es besser laufen?
Medavis Anwenderforum 2021: Patientenzentrierung
Zeitschrift UroForum 2020 - Praxismanagement:Check-up für eine effiziente Praxis
1aMedico Fachtagung Augenheilkunde: Vorsprung durch Kompetenz - den Praxiserfolg aktiv gestalten und partizipieren 2018: "Kleine Ursache, große Wirkung: Patientenzufriedenheit als zentraler Erfolgsfaktor
praxisnah 2016 (Fachzeitschrift Verband medizinischer Fachberufe e.V.): "Patientenzufriedenheit als Erfolgsfaktor für die Arztpraxis"

Eine komplette Übersicht aller unserer Veröffentlichungen finden Sie Veröffentlichungen: