Checkliste Rezeption in der Zahnarztpraxis: Professionelles Verhalten der ZFA und Umgang mit Patienten

Verhalten der ZFA an Anmeldung und Rezeption und Umgang mit Patienten verbessern

Checkliste Rezeption Zahnarztpraxis mit Tipps und Selbst-Check des Patienten-Eindrucks an der Anmeldung

Die Rezeption in der Zahnarztpraxis ist die Drehscheibe der Praxis. Patienten werden empfangen, Termine vergeben, Rezepte ausgestellt und die Ärzte zwischen den einzelnen Sprechzimmern koordiniert. Da herrscht immer wieder Hektik und manchmal auch Chaos. Wie gut sind Sie im ersten Eindruck? Was sind die Erfolgsfaktoren für die Rezeption? Neben Kommunikation und Umgang mit Patienten ist die Praxisorganisation mit gut durchdachten und aufeinander abgestimmten Abläufen eine wichtige Säule. Auch Personalführung des Praxisteams und Verhalten im Team untereinander bestimmen den Eindruck. Natürlich wirkt auch gutes Praxismarketing positiv. Durch die Verzahnung dieser Bausteine wirkt Ihre Zahnarztpraxis auf die Patienten positiv und das Verhalten der zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) bzw. Zahnarzthelferinnen professionell.

CHECKLISTE REZEPTION ZAHNARZTPRAXIS

Wie verbessere ich den Umgang der MFA mit Patienten an der Rezeption in der Zahnarztpraxis? Machen Sie hier den Check:

Gehen Sie die folgenden Fragen durch, um zu sehen, wie gut Sie mit den wichtigen Aspekten an Ihrer Rezeption schon heute sind. So können Sie einerseits eine Status-quo Analyse der bisherigen Abläufe und Verhaltensweisen erhalten, aber auch als alle wichtigen Punkte erkennen, die Ihnen noch fehlen, um einen wirklich professionellen Empfang zu erreichen.

Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Sie in Ihrer Klinik im Umgang mit Patienten sind:

  • Das Empfangspersonal unserer Zahnarztpraxis begrüßt alle Patienten, Angehörigen und Besucher freundlich
  • Neue Patienten erhalten von uns eine kurze Einführung in die Praxisräume
  • An der Anmeldung wird Blickkontakt zu den Gesprächspartnern gehalten
  • Wir sprechen Patienten wenn möglich mit Namen an
  • Wir bleiben auch bei unfreundlichen Patienten freundlich und lassen uns nicht provozieren
  • Wir schaffen ein positives Gesprächsklima in der Praxis
  • Unsere Anmeldung ist aufgeräumt
  • Unsere Anmeldung ist sauber
  • Wir achten auf angenehme Gerüche im Eingangsbereich der Praxis
  • Wir achten auf helle, freundliche Lichtquellen im Eingangsbereich
  • Die Geräuschkulisse in unserer Praxis angenehm (z.B. durch leise Musik)
  • Private Gespräche werden an der Rezeption nicht geführt
  • Es gibt ausreichend Platz für die Garderobe der Patienten
  • Die Garderobe ist im Blick des Praxisteams
  • Wir achten darauf, dass neue Zahn-Patienten möglichst wenig Unterlagen ausfüllen müssen
  • Wir bieten an, die Unterlagen schon im Vorfeld zu Hause auszufüllen
  • Es besteht die Möglichkeit für Patienten, Unterlagen und Aufklärungen digital im Wartezimmer auszufüllen
  • Wir achten auf Diskretion und Datenschutz (z.B. gibt es keine sichtbaren Karteikarten bzw. Patientenunterlagen an der Anmeldung)
  • Auch bei Gesprächen innerhalb des Teams unserer Zahnarztpraxis achten wir auf höflichen Umgang
  • Wir vermeiden private Gespräche innerhalb des Teams, wenn Patienten anwesend sind

Auswertung:

  • 0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Seminar Kommunikation & Patientenzufriedenheit für Ihre Zahnarztpraxis
  • 5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihre Abläufe am Empfang zu optimieren!
  • 10-15 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Organisation am Empfang!
  • 26-20 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Art und Weise an der Rezeption scheint gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch mit der Freundlichkeit innerhalb des Praxispersonals zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation
UNTERSTÜTZUNG

Sie wünschen Unterstützung für Ihre Zahnarztpraxis?

Kommunikation und Verhalten im Umgang mit Patienten in der Zahnarztpraxis sind wichtige Säulen der Patientenzufriedenheit. Die Rezeption als Drehscheibe der Zahnarztpraxis hat sowohl mit der Organisation der Abläufe als auch mit dem Verhalten des Praxisteams daran relevanten Anteil. Deshalb lohnt es sich, beides mit einem geschulten Blick von außen zu überprüfen und mit Branchenwissen aus anderen Arztpraxen zu optimieren. Vertrauen Sie uns als externem Partner: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Zahnarztpraxen und Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Praxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu  geben, wie es andere Einrichtungen besser machen.

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