Verhalten der ZFA an Anmeldung und Rezeption und Umgang mit Patienten verbessern
Checkliste Rezeption Zahnarztpraxis mit Tipps und Selbst-Check des Patienten-Eindrucks an der Anmeldung
Die Rezeption in der Zahnarztpraxis ist die Drehscheibe der Praxis. Patienten werden empfangen, Termine vergeben, Rezepte ausgestellt und die Ärzte zwischen den einzelnen Sprechzimmern koordiniert. Da herrscht immer wieder Hektik und manchmal auch Chaos. Wie gut sind Sie im ersten Eindruck? Was sind die Erfolgsfaktoren für die Rezeption? Neben Kommunikation und Umgang mit Patienten ist die Praxisorganisation mit gut durchdachten und aufeinander abgestimmten Abläufen eine wichtige Säule. Auch Personalführung des Praxisteams und Verhalten im Team untereinander bestimmen den Eindruck. Natürlich wirkt auch gutes Praxismarketing positiv. Durch die Verzahnung dieser Bausteine wirkt Ihre Zahnarztpraxis auf die Patienten positiv und das Verhalten der zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) bzw. Zahnarzthelferinnen professionell.
NEU: Digitale Anrufbeantworter in der Praxis zur Entlastung Telefonaufkommen
Seit einiger Zeit sind am Markt verschiedene digitale Anrufbeantworter bzw. Telefonassistenten verfügbar. Sowohl Arztpraxen als auch Zahnarztpraxen profitieren, weil durch die digitalen Helfer das Anrufaufkommen am Telefon enorm reduzieret wird. Wir habenden Markt genau im Blick und bieten Ihnen in unserer 20-30minütigen kostenlosen Erstberatung Tipps und Tricks zur richtigen Wahl des digitalen Anrufbeantworters bzw. Telefonassistenten an. Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf, um von dieser Entlastung zu profitieren.
Wie verbessere ich den Umgang der MFA mit Patienten an der Rezeption in der Zahnarztpraxis? Machen Sie hier den Check:
Gehen Sie die folgenden Fragen durch, um zu sehen, wie gut Sie mit den wichtigen Aspekten an Ihrer Rezeption schon heute sind. So können Sie einerseits eine Status-quo Analyse der bisherigen Abläufe und Verhaltensweisen erhalten, aber auch als alle wichtigen Punkte erkennen, die Ihnen noch fehlen, um einen wirklich professionellen Empfang zu erreichen.
Gehen Sie die folgenden Fragen durch. Jeder Frage, die Sie mit „ja“ beantworten können, gibt 1 Punkt. Zählen Sie am Ende die Punkte zusammen und sehen Sie nach, wie gut Sie in Ihrer Klinik im Umgang mit Patienten sind:
- Das Empfangspersonal unserer Zahnarztpraxis begrüßt alle Patienten, Angehörigen und Besucher freundlich
- Neue Patienten erhalten von uns eine kurze Einführung in die Praxisräume
- An der Anmeldung wird Blickkontakt zu den Gesprächspartnern gehalten
- Wir sprechen Patienten wenn möglich mit Namen an
- Wir bleiben auch bei unfreundlichen Patienten freundlich und lassen uns nicht provozieren
- Wir schaffen ein positives Gesprächsklima in der Praxis
- Unsere Anmeldung ist aufgeräumt
- Unsere Anmeldung ist sauber
- Wir achten auf angenehme Gerüche im Eingangsbereich der Praxis
- Wir achten auf helle, freundliche Lichtquellen im Eingangsbereich
- Die Geräuschkulisse in unserer Praxis angenehm (z.B. durch leise Musik)
- Private Gespräche werden an der Rezeption nicht geführt
- Es gibt ausreichend Platz für die Garderobe der Patienten
- Die Garderobe ist im Blick des Praxisteams
- Wir achten darauf, dass neue Zahn-Patienten möglichst wenig Unterlagen ausfüllen müssen
- Wir bieten an, die Unterlagen schon im Vorfeld zu Hause auszufüllen
- Es besteht die Möglichkeit für Patienten, Unterlagen und Aufklärungen digital im Wartezimmer auszufüllen
- Wir achten auf Diskretion und Datenschutz (z.B. gibt es keine sichtbaren Karteikarten bzw. Patientenunterlagen an der Anmeldung)
- Auch bei Gesprächen innerhalb des Teams unserer Zahnarztpraxis achten wir auf höflichen Umgang
- Wir vermeiden private Gespräche innerhalb des Teams, wenn Patienten anwesend sind
Zur Auswertung gelangen Sie weiter unten auf dieser Seite.
Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?
Wir helfen Ihnen bei der Optimierung von Kommunikation und Patientenorientierung an Pforte & Empfang!
Wir zeigen Ihnen die wichtigen Tipps und Tricks im Umgang mit den Patienten: Am Telefon, an der Rezeption und im direkten Patientengespräch.
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Auswertung:
- 0-4 Punkte: Notfall: Hier geht es zu unserem Seminar Kommunikation & Patientenzufriedenheit für Ihre Zahnarztpraxis
- 5-9 Punkte: Akut-Therapie: Es ist Zeit, Ihre Abläufe am Empfang zu optimieren!
- 10-15 Punkte: Kontrolle: Bleiben Sie achtsam und haben Sie ein Auge auf Ihre Organisation am Empfang!
- 26-20 Punkte: Wait and See: Herzlichen Glückwunsch! Es sieht gut aus. Ihre Art und Weise an der Rezeption scheint gut durchdacht zu sein. Sofern Sie auch mit der Freundlichkeit innerhalb des Praxispersonals zufrieden sind, können Sie abwarten. Falls Sie von Patienten häufiger das Feedback erhalten, dass Ihr Team unfreundlich ist, gelangen Sie hier zu unserem Seminar Kommunikation
Wünschen Sie Details zu unserem Seminar Kommunikation an Pforte & Empfang?
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Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es für die Rezeption in der Zahnarztpraxis?
Alle Verbesserungsmöglichkeiten lernen Sie natürlich in unseren Seminaren kennen. Möchten Sie erst selbst versuchen, besser zu werden? Hier sind unsere Tipps:
- Effizientes Terminmanagement: Ein effizientes Terminmanagement ist entscheidend, um Wartezeiten zu minimieren und den Praxisablauf reibungslos zu gestalten. Dies kann durch folgende Maßnahmen erreicht werden:
- Digitale Terminbuchungssysteme: Die Einführung eines Online-Terminbuchungssystems ermöglicht es Patienten, Termine bequem von zu Hause aus zu buchen. Dadurch werden Telefonanfragen reduziert und die Rezeption entlastet.
Automatische Erinnerungen: SMS- oder E-Mail-Erinnerungen an bevorstehende Termine helfen, Ausfallzeiten zu reduzieren und sorgen dafür, dass Patienten ihre Termine nicht vergessen. - Freundlicher und Professioneller Empfang: Der erste Eindruck zählt. Ein freundlicher und professioneller Empfang kann dazu beitragen, dass sich Patienten willkommen und gut aufgehoben fühlen:
- Schulungen für das Personal: Regelmäßige Schulungen zu Themen wie Patientenkommunikation, Stressmanagement und Serviceorientierung sind essentiell, um das Team auf einem hohen Serviceniveau zu halten.
- Einladendes Ambiente: Ein sauberer, gut organisierter und ansprechender Empfangsbereich trägt zur positiven Wahrnehmung der Praxis bei. Kleine Aufmerksamkeiten wie Wasser, Kaffee oder Tee sowie aktuelle Zeitschriften können das Warteerlebnis angenehmer gestalten.
- Effiziente Verwaltung und Dokumentation: Eine effiziente Verwaltung und genaue Dokumentation sind unerlässlich, um den Praxisbetrieb reibungslos zu gestalten:
- Patientenorientierter Service: Ein patientenorientierter Service ist der Schlüssel zur Bindung und Zufriedenheit der Patienten
- Individuelle Betreuung: Jeder Patient sollte individuell und mit seinen speziellen Bedürfnissen wahrgenommen werden. Eine persönliche Ansprache und ein aufmerksames Ohr für die Anliegen der Patienten sind hierbei entscheidend.
- Feedback-System: Ein einfach zugängliches System zur Abgabe von Feedback und Beschwerden kann helfen, kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen und die Zufriedenheit der Patienten zu steigern.
- Moderne Technologie und Ausstattung: Der Einsatz moderner Technologie kann die Effizienz und Qualität der Serviceleistungen erheblich steigern.
- Selbst-Check-in-Terminals: Diese ermöglichen es Patienten, sich selbst einzuchecken und ihre Daten zu aktualisieren, was die Wartezeit an der Rezeption verkürzt.
- Digitales Marketing im Wartezimmer: Informationsbildschirme im Wartebereich können nützliche Informationen über zahnmedizinische Themen, Praxisneuigkeiten und Wartezeiten anzeigen.
- Teamwork und Kommunikation: Ein starkes Team und eine gute Kommunikation sind grundlegend für den Erfolg der Rezeption:
- Regelmäßige Teambesprechungen: Diese fördern den Austausch von Informationen und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter über aktuelle Themen und Änderungen informiert sind. So wird es an der Rezeption weniger stressig und die Abläufe runder.
- Interne Kommunikationssysteme: Moderne Kommunikationssysteme wie Instant-Messaging-Dienste können die interne Kommunikation beschleunigen und verbessern. Dadurch entstehen weniger Störungen an er Rezeption.
Sie wünschen Unterstützung für Ihre Zahnarztpraxis?
Kommunikation und Verhalten im Umgang mit Patienten in der Zahnarztpraxis sind wichtige Säulen der Patientenzufriedenheit. Die Rezeption als Drehscheibe der Zahnarztpraxis hat sowohl mit der Organisation der Abläufe als auch mit dem Verhalten des Praxisteams daran relevanten Anteil. Deshalb lohnt es sich, beides mit einem geschulten Blick von außen zu überprüfen und mit Branchenwissen aus anderen Arztpraxen zu optimieren. Vertrauen Sie uns als externem Partner: Mit fast 20 Jahren Erfahrung mit Seminaren und Beratung in Zahnarztpraxen und Arztpraxen. Und mit tiefem Einblick in viele Praxen in ganz Deutschland, den wir gerne nutzen, um Ihnen Tipps und Anregungen zu geben, wie es andere Einrichtungen besser machen.