Recall-Systeme für Arztpraxis und Zahnarztpraxis

Steigerung Praxisgewinn Zahnarztpraxis & Arztpraxis und Patientenbindung und automatisierten Recall

GRUNDLAGEN RECALL FÜR PRAXEN

Recall in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis für zufriedene Patienten

Die regelmäßige Betreuung und Kommunikation mit Patienten ist eine der effektivsten Maßnahmen, um deren Gesundheit langfristig zu fördern und gleichzeitig die Bindung an die Praxis zu stärken. Ein gut durchdachtes Recall-System – die gezielte Erinnerung an Vorsorgeuntersuchungen, Behandlungen oder Impfungen – bietet hier zahlreiche Vorteile. Mehrere Anbieter bieten Recall-Lösungen an. Am besten wirken digitale Lösungen, die in die Praxisabläufe automatisiert so eingebunden sind, dass im Praxisteam kein Zusatzaufwand für Recall entsteht. Wie das geht und welche Anbieter für Ihre Praxis am besten sind, beleuchten wir mit Ihnen in unserem 20-30minütigen kostenlosen Erstberatung. Buchen Sie Ihren Termin gleich hier.

Dieser Artikel gibt sechs Tipps für erfolgreiche Recall-Strategien und beleuchtet, warum das System auch für Patienten so attraktiv ist.

6 Tipps für erfolgreichen Patienten-Recall

RECALLSYSTEME ARZPRAXIS UND ZAHNARZTPRAXIS

1. Tipp: Digitale Recall-Systeme nutzen

Recall kann analog, händisch oder digital automatisiert erfolgen. Der Einsatz moderner Praxissoftware oder spezieller Recall-Apps erleichtert die Organisation und Automatisierung von Erinnerungen. Patienten können per E-Mail, SMS oder App-Benachrichtigung an Termine erinnert werden. Wichtig: DSGVO-konform arbeiten!

2. Tipp: Patientengerechte selektive Kommunikation

Nicht jeder Patient bevorzugt dieselbe Art der Ansprache. Während jüngere Patienten eher per SMS oder App erreicht werden möchten, schätzen ältere Patienten persönliche Anrufe oder klassische Postkarten. Ermitteln Sie die Präferenzen bei der Patientenaufnahme – am besten schon direkt bei der Terminvereinbarung durch entsprechende digitale Tools von zu Hause aus. So können Sie rechtzeitig Bedarfe erkennen und die Art und Weise der Kommunikation auf die Patientengruppe ausrichten.

3. Tipp: Erinnerung an unterschiedliche Leistungen

Professioneller Recall wird häufig auf die PZR in der Zahnarztpraxis reduziert. Dabei ist patientengerechter Recall deutlich mehr als das. Ein Recall-System sollte nicht nur Kontrolluntersuchungen abdecken, sondern auch spezifische Leistungen wie Impfauffrischungen, Zahnreinigungen, Parodontitis-Behandlungen oder Nachsorgetermine. Dies zeigt den Patienten die Bandbreite Ihrer Betreuung. Viele Impfungen werden zwar begonnen, aber nicht in den empfohlenen Abständen der STIKO-Impfempfehlungen fortgesetzt bzw. abgeschlossen.

Denkbare Anlässe für Recall sind:

Vorsorgeuntersuchungen wie Krebsvorsorge oder Schwangerschaftsuntersuchungen
Nachsorgeuntersuchungen z. B. nach Operationen
Impfungen für Kinder und Erwachsene
Regelmäßige Kontrolluntersuchungen bei chronischen Erkrankungen oder Krebsnachsorge
Zahnprophylaxe und professionelle Zahnreinigung
U-Untersuchungen bei Kindern

4. Tipp: Timing optimieren

Erinnerungen sollten rechtzeitig verschickt werden, idealerweise zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Für kurzfristigere Erinnerungen (z. B. am Vortag) können SMS oder App-Benachrichtigungen verwendet werden, um No-Shows zu reduzieren. Bei langer Wartezeit für Kontrolltermine muss diese bei der Vorlaufplanung für Recalls so berücksichtigt werden, dass nach dem Recall noch genügend Zeit bleibt, um de Folgetermin einigermaßen pünktlich vereinbaren zu können. Erinnert eine Zahnarztpraxis erst vier Wochen vor der halbjährlichen Professionellen Zahnreinigung an den anstehenden Zeitpunkt, hat aber 12 Wochen Vorlauf, dann gehen unnötig Patientenkontakte und damit Zusatzeinnahmen verloren. „Kleider machen Leute“ – dieser Spruch gilt auch für das Aussehen Ihrer Recalls. Es gibt professionell gestaltete Recall-Karten z.B. hier.

5. Tipp: Positive Sprache und Mehrwert kommunizieren

Recall ist erst einmal ein Vorteil für die Patienten. Das sollte auch aus der Kommunikation klar hervorgehen. Viele Patienten brauchen erst einmal einen extra Motivationsschub, um nicht-dringende Untersuchungen in Anspruch zu nehmen. Der Mensch ist und bleibt ein Gewohnheitstier. Die Art und Weise der Kommunikation hat großen Einfluss auf die Inanspruchnahme der Leistungen. Doch Recall ist auch aus medizinischer Sicht im Hinblick auf Patienten-Outcome wichtig. Denn nur durch konsequentes Einhalten der optimalen Behandlungsfrequenz steigt auch die Chance des Behandlungserfolges. Das klappt allerdings nur mit einem lückenlos funktionierenden Recall-Management. Vermeiden Sie rein sachliche oder drängende Formulierungen. Statt „Bitte erscheinen Sie zu Ihrem Kontrolltermin“ könnten Sie schreiben: „Ihre nächste Vorsorge sichert Ihnen langfristig gesunde Zähne. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin – wir freuen uns auf Sie!“

Auch Formulierungen wie „Ihre Mundgesundheit ist uns wichtig“, „Ihr strahlendes Lächeln“, „Schöne Zähne brauchen Pflege“, „Lasst Karius und Baktus verhungern“, „Echte Piraten können kraftvoll zubeißen“, „Wir kümmern uns um Ihre Lebensqualität“, „Erste, zweite oder dritte Zähne – sie alle sind uns wichtig“, „Damit Sie auch weiterhin kraftvoll zubeißen können“ werden zur Patientenbindung empfohlen.

6. Tipp: Ergebnisse analysieren und optimieren

Messen Sie regelmäßig, wie viele Patienten auf Recall-Maßnahmen reagieren und wie diese die Terminquote beeinflussen. Optimieren Sie die Prozesse basierend auf den Ergebnissen, z. B. durch Anpassung des Timings oder der Kommunikationsmittel.

Zu Risiken und Nebenwirkungen…

Zulässigkeit und Rechtliches zum Thema Recall für Zahnarztpraxen:

Achten Sie darauf, dass Ihre Recall-Maßnahmen zulässig sind. Was für Zahnarztpraxen berücksichtigt werden muss, erfahren Sie hier.

Kurz zusammengefasst kann man folgende Empfehlungen geben:

Patientenschreiben auf dem Postweg: Erinnerungsschreiben an Patienten auf dem Postweg sind nicht nur werbewirksam, sondern auch zulässig, und zwar auch ohne vorherige Einwilligung. Es müssen allerdings die berufsrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben beachtet werden (keine anpreisende, irreführende, herabsetzende oder vergleichende Inhalte; keine Ängste des Patienten hervorrufen). Sachlich informative Erinnerungsschreiben an Termine auf dem Postweg sind zulässig.
Terminerinnerung per Telefon, E-Mail oder SMS dürfen nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Patienten erfolgen. Eine Kontaktaufnahme zum Patienten mittels Telefon, E-Mail oder SMS ohne eine entsprechende Einwilligung gilt als „unzumutbare Belästigung“ im Sinne des allgemeinen Wettbewerbsrechts (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)).

Recall Zahnarzt Muster bzw. Vorlage

Hier finden Sie Vorschläge für einen Muster-Recall-Vorlage Zahnarztpraxis zur PZR:

Liebe/r [Name],

Ihre Zahngesundheit liegt uns am Herzen! Um Ihr strahlendes Lächeln und die Gesundheit Ihrer Zähne langfristig zu bewahren, möchten wir Sie daran erinnern, dass Ihr nächster Termin für die professionelle Zahnreinigung (PZR) ansteht.

Warum ist eine PZR wichtig?
Entfernt hartnäckige Beläge, die Zahnbürsten nicht erreichen.
Beugt Karies und Zahnfleischerkrankungen effektiv vor.
Hinterlässt ein angenehm sauberes Gefühl und ein frischeres Lächeln.
Wir möchten Ihnen die Terminvereinbarung so einfach wie möglich machen. Rufen Sie uns gerne an oder nutzen Sie unser Online-Buchungssystem unter [Link zur Terminbuchung], um einen Termin zu vereinbaren.

Empfohlener Zeitraum: [Zeitraum einfügen, z. B. „in den nächsten 4 Wochen“].

Wir freuen uns darauf, Sie in unserer Praxis begrüßen zu dürfen!

Herzliche Grüße,
Ihr Team der Zahnarztpraxis [Praxisname]
[Kontaktdaten der Praxis]

P.S.: Eine regelmäßige Zahnreinigung kann Ihnen helfen, langfristig Kosten für aufwendigere Behandlungen zu sparen!

Und hier gibt es einen weiteren Muster-Recall Zahnarztpraxis zur PZR etwas peppiger formuliert:

Liebe/r [Name],

Wann haben Sie sich das letzte Mal ein richtig sauberes, strahlendes Lächeln gegönnt? 😉 Wir erinnern Sie daran: Ihre nächste professionelle Zahnreinigung steht an!

Ihre Vorteile auf einen Blick:
✨ Entfernt hartnäckige Beläge – für blitzblanke Zähne.
✨ Frisches Mundgefühl und ein strahlendes Lächeln.
✨ Beste Vorsorge gegen Karies und Zahnfleischprobleme.

Jetzt ist der perfekte Moment, Ihrer Zahngesundheit etwas Gutes zu tun. Buchen Sie Ihren Termin ganz einfach:
📞 Rufen Sie uns an: [Telefonnummer]
💻 Oder online: [Link zur Terminbuchung]

📅 Wann? Wir empfehlen einen Termin in den nächsten Wochen – so bleiben Ihre Zähne in Bestform!

Lassen Sie uns zusammen Ihr Lächeln zum Strahlen bringen. Wir freuen uns auf Sie!

Herzliche Grüße,
Ihr Team von [Praxisname]
[Kontaktdaten]

P.S.: Frisch polierte Zähne fühlen sich einfach himmlisch an – probieren Sie’s aus! 😁

Vorlage Recall-Telefonat bzw. Telefongespräch

ZFA:
„Guten Tag, hier spricht [Ihr Name] von der Zahnarztpraxis [Praxisname]. Spreche ich mit Frau/Herrn [Patientenname]?“

Patient:
„Ja, am Apparat.“

ZFA:

„Schön, dass ich Sie erreiche! Wir rufen an, weil Ihre letzte professionelle Zahnreinigung schon eine Weile zurückliegt. Uns ist wichtig, dass Ihre Zähne gesund und Ihr Lächeln strahlend bleiben. Haben Sie schon daran gedacht, einen neuen Termin zu vereinbaren?“

Falls der Patient interessiert ist:
ZFA:
„Super, dann schauen wir doch gleich nach einem passenden Termin! Haben Sie in den nächsten Wochen einen Tag, der Ihnen gut passt?“

(Optionen anbieten und Termin festlegen)

ZFA:
„Ihr Termin ist nun fest eingetragen: am [Datum] um [Uhrzeit]. Sollten Sie verhindert sein, lassen Sie es uns einfach wissen. Wir freuen uns, Sie bald wiederzusehen!“

Falls der Patient unsicher ist oder noch zögert:
ZFA:
„Ich kann Ihnen kurz erklären, warum die Zahnreinigung so wichtig ist: Sie beugt nicht nur Karies und Zahnfleischerkrankungen vor, sondern sorgt auch für ein tolles Frischegefühl und ein gesundes Lächeln. Möchten Sie sich das noch überlegen oder soll ich Ihnen einen Terminvorschlag nennen?“

(Weitere Fragen beantworten und wenn möglich Termin anbieten)

Falls der Patient derzeit keinen Termin möchte:
ZFA:
„Das ist natürlich in Ordnung! Soll ich Sie in ein paar Monaten noch einmal kontaktieren, um Sie an einen Termin zu erinnern?“

Patient:
„Ja, das wäre gut.“ / „Nein, lieber nicht.“

ZFA:
„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben! Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute und stehen bei Fragen oder Terminwünschen jederzeit zur Verfügung.“

Wichtige Tipps für das Recall-Telefonat:
Freundlich und locker bleiben: Kein Verkaufsgespräch, sondern ein Service für den Patienten.
Individuell reagieren: Auf die Bedürfnisse und Fragen des Patienten eingehen.
Kurz und präzise: Die Vorteile der Zahnreinigung hervorheben und den Termin einfach gestalten.
Notizen machen: Rückmeldungen dokumentieren, um die nächste Kontaktaufnahme effizient zu gestalten.

ERFOLGREICHER RECALL KLAPPT AM BESTEN MIT KOMMUNIKATIONS-KOMPETENZ

Schnell und flexibel: Unser E-Learning in 6 Modulen!

Wir machen Sie zeitlich und räumlich unabhängig fit für Patientenkommunikation. Aktuell zum Sonderpreis! Und mit dem Code „Aktion20“ sparen Sie nochmals 20%. Nur zeitlich befristet verfügbar!