Gewinn in der Arztpraxis steigern durch Lean Management & Co
Mehr Gewinn durch Lean Management Arztpraxis 4.0: schlanke Abläufe, reduzierte Personalkosten und Zusatzeinnahmen aus PKV & IGeL bei höherer Patienten-und Mitarbeiterzufriedenheit
Höherer Praxisgewinn: Wie steigere ich den Gewinn bzw. den Praxisumsatz durch Lean Management in der Arztpraxis 4.0?
Von welchen Faktoren hängt der Praxisgewinn einer Arztpraxis ab?
Der Praxisgewinn einer Arztpraxis hängt von verschiedenen Faktoren ab, die Sie vermutlich kennen und die wir unten noch einmal aufgelistet haben. Viel entscheidender ist unserer Erfahrung nach allerdings folgende Unterteilung: Die Abgrenzung zwischen sinnvollen Tätigkeiten und Verschwendung („waste“). In vielen Arztpraxen erleben wir eine menge kleiner „Verschwendungen“ durch unnötige Arbeiten, schlecht durchdachte Abläufe, ungeschickter Art und Weise der Gesprächsführung mit den Patienten und dadurch bedingt vielem Ärger und Frust. Wenn es Ihnen gelingt, diese Verschwendungen zu reduzieren, wird sich unmittelbar Ihr Gewinn erhöhen. Und es ist vielleicht sogar gar nicht so relevant, ob das durch effizienteren Personaleinsatz, durch neue Privatpatienten oder durch geringere IT-Kosten geschieht. Dass Lean Management eine Möglichkeit ist, Ineffizienzen zu reduzieren, wissen wir aus anderen Branchen seit langer Zeit. So ist die Erfindung des Fließbandes durch Ford ein Beispiel für kürzere Wegstrecken. Dass Lean Management auch für die Arztpraxis funktioniert, zeigen auch Studien.
Diese Faktoren beeinflussen Ihren Gewinn in der Arztpraxis:
- Personalkosten: In den meisten Fachrichtungen machen die direkten Lohnkosten des Praxisteams einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten aus
- Praxis-Umsatz bzw. Praxiseinnahmen: Nach wie vor ist die starke Säule der GKV-Vergütungen in fast allen Arztpraxen die Haupteinnahmequelle. Doch zusätzliche Einnahmen wie Selbstzahler- bzw. IGeL-Leistungen, Privatpatienten und auch Aspekte wie Gutachten, Beratungen und betriebliches Gesundheitsmanagement werden für viele Ärzte immer wichtiger
- Praxiskosten: Immer wieder staunen wir in unseren Praxis-Coachings über zu teure DSL-Verträge, Strom- und Gasrechnungen, Zeitschriften-Abos und natürlich über wenig durchdachten Materialeinkauf und zu hohem Vebrauch bzw. Verwurf.
- Zufriedenheit von Patienten, Praxisteam und Ärzten: Wir haben diesen Punkt bewusst nochmals aufgeführt, auch wenn er natürlich in den oben genannten drei Spiegelstrichen mit aufgeht. Zufriedene Mitarbeiter sind die Grundlage für zufriedene Patienten. Patientenzufriedenheit führt (direkt oder indirekt) auch zu höherer Zufriedenheit bei Ärzten, Praxischefs und Inhabern.
Möchten Sie Ihre Praxis optimieren?
In unserem Praxisorganisations-Workshop Praxis-CheckUp gehen wir mit Ihnen die für Sie wichtigen Themen durch: Sprechstunden-Organisation, Ablaufoptimierung und Zeitmanagement– in Ihrer Praxis und an nur 1 Tag!
Wir klären alle Fragen, die für Sie, Ihre Kolleg*innen und Ihre Praxismanager bzw. Erstkraft relevant sind. Vom Außenbild, erstem Eindruck, Optimierung der Arbeitsabläufe bis hin zu Führungsthemen und Praxis-Marketing.
Was ist Lean Management für Arztpraxen?
Lean Management hat das Ziel, die Arztpraxis so aufzustellen, dass alle wirtschaftlichen Aktivitäten zielorientiert ausgerichtet werden und unnötige Kosten abgebaut werden. Das wird durch Entfall unnötiger (nicht wertschöpfender) Tätigkeiten möglich. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung einige spannende Ansätze, wie Arztpraxen durch Auslagerung von bislang personalintensiven Tätigkeiten (z.B. Terminvergabe, Datenerfassung Anamnesedaten) viel Zeit im Praxisteam frei bekommen, die Sie an anderer Stelle investieren können. Das hilft gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und führt zu höherer Motivation bei den Arzthelferinnen und MFAs, weil redundante Tätigkeiten zumindest für einen Teil der Patienten durch Self-Service-Möglichkeiten entfallen.
Wie genau erreiche ich Lean Management für meine Arztpraxis bzw. unser MVZ?
Lean Management können Sie für Ihre Arztpraxis umsetzen. indem Sie die Sprechstunde kompromisslos am Fluss der Patienten orientieren. Das bedeutet, dass Sie mit den Augen bzw. mit der Perspektive Ihrer Patienten die „Patientenreise“ (patient journey) durchleben. Und zwar von Beginn der Symptome über Auswahl Ihres Zentrums bis hin zum ersten Kontakt mit der Praxis und der Erstbehandlung sowie aller Folgebehandlungen.
In all diesen Schritten sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen und daraus die wahrscheinlichste Antwort Ihrer Patienten erarbeiten:
- Wo erhalte ich die bestmögliche Hilfe für meine Beschwerden bzw. medizinischen Fragen?
- Nach welchen Kriterien soll ich mir den geeigneten Arzt bzw. die geeignete Praxis aussuchen?
- Werde ich die Praxis gut finden? Wie ist sie am besten zu erreichen? Gibt es Parkmöglichkeiten?
- Wie wird es in der Praxis aussehen? Wird mir das Ambiente der Praxisräume zusagen?
- Wird mich das Personal am Empfang freundlich empfangen? Muss ich viele Formulare ausfüllen?
- Werde ich trotz Termins lang warten müssen?
- Wird es im Wartezimmer bequem sein? Wird das Klima (Belüftung, Beleuchtung, Platz) angenehm sein?
- Wird mich die Ärztin bzw. der Arzt freundlich begrüßen? Warum habe ich mir sie bzw. ihn genau ausgewählt?
- Wie wird das Sprechzimmer aussehen? Sind Intimsphäre und Vertrauen sichergestellt?
- Nimmt sich der Arzt genügend Zeit für mich?
- Spricht er auf Augenhöhe mit mir und erklärt mir den weiteren Verlauf verständlich?
- Sind die nächsten Schritte für mich klar?
Sie sehen, dass sich aus diesen relevanten Patientenfragen heraus ToDos ergeben, die die Organisation Ihrer Sprechstunde betreffen und gleichzeitig Chancen mit sich bringen.
Welche Kernfragen im Lean Management sollte ich mit meinem Praxisteam besprechen?
In der Methodik des Lean Managements nehmen Sie darauf aufbauend Ihre Praxisabläufe unter die Lupe und analysieren die einzelnen Teilschritte. Dabei versuchen Sie, folgenden Fragen auf den Grund zu gehen und Lösungen zu finden:
- Welche Teilprozesse sind wertschöpfend? Das sind alle Schritte, die gewinnbringend sind und für den Patienten Mehrwert bzw. Nutzen bringen (z.B. strukturierte Terminplanung, um pünktlichen Arztkontakt zu gewährleisten)
- Was muss getan werden, damit diese wertschöpfenden Schritte möglich werden? Diese unterstützenden Tätigkeiten (sogenannte wertfördernde Schritte) ermöglichen erst die tatscähliche Patientenbehandlung (z.B. Herrichten der Praxisräume und Auffüllen von Verbrauchsmaterial)
- Welche Arbeiten sind für den Patienten ohne Mehrwert und können deshalb entfallen? (Das sind z.B. doppelte Dokumentationen ohne entsprechende rechtliche Erfordernis)
- Wo gibt es Überproduktion? In der Arztpraxis sind das mehrfach vom Patienten ausgefüllte Unterlagen (weil diese nicht zentral von überall aus einsehbar sind)
- Wo gibt es Bestände? Wie viel Ungelesenes bzw. Unnötiges liegt z.B. in der Postablage?
- Wo fallen Wartezeiten an? Und zwar obwohl es keine wirklichen Begründungen gibt. Notfälle können immer passieren, aber sind in vielen Praxen Montag vormittags fast schon planbar und sollten das deshalb auch getan werden.
- Wo fallen Transportwege an? Das ist z.B. der Fall, wenn MFA bzw. Arztheferinnen jedes Mal lange Wege zurücklegen müssen, um Verbandswagen, Drucker, Formulare etc. zu erreichen.
Arztpraxis 4.0: „Quick Wins“ ermöglichen schon heute mit geringem Einsatz einen Sprung nach vorn. Digitalisierung macht es möglich.
Die Bedürfnisse der Patienten im Mittelpunkt. Diese Grundlage des Lean Managements ermöglicht Ihnen strukturiert, genau dort anzusetzen, wo es für Ihren Patienten am wichtigsten ist. Immer wieder ist die „Innenwahrnehmung“ von Schwachstellen bzw. Optimierungsideen innerhalb der Praxisteams eine andere als die tatsächlichen Druckpunkte der Patienten. Wenn Sie sich konsequent in die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Patienten hineinversetzen, können Sie einen Wettbewerbsvorteil generieren, der Ihre Praxis noch erfolgreicher macht.
Dass lean-Management in Arztpraxen auch heute schon möglich ist, zeigen verschiedene Beispiele. Das nebenstehende Bild stammt aus einer Arztpraxis, die ohne Empfang auskommt. Einen tieferen Einblick über Lean management in der Arztpraxis liefert die Reportate „Lean im ambulanten Praxisbetrieb“, die einen Besuch einer Arztpraxis zeigt, die sich mit Erfahrungen aus USA schon lean aufgestellt hat.
„Ärzte bilden sich weiter in medizinischen Themen. Abläufe in der Praxis erfolgen jedoch über Jahre unverändert“
Michael F. Bagattini, Facharzt für Innnere Medizin / MBA, Inhaber und Leiter der Lean-Management-Arztpraxis Glattpark
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In unserem Praxisorganisations-Workshop Praxis-CheckUp gehen wir mit Ihnen die für Sie wichtigen Themen durch: Sprechstunden-Organisation, Ablaufoptimierung und Zeitmanagement– in Ihrer Praxis und an nur 1 Tag!
Wir klären alle Fragen, die für Sie, Ihre Kolleg*innen und Ihre Praxismanager bzw. Erstkraft relevant sind. Vom Außenbild, erstem Eindruck, Optimierung der Arbeitsabläufe bis hin zu Führungsthemen und Praxis-Marketing.
Was sind die TOP3 QuickWins, die schon heute am Markt für Arztpraxen, MVZ und ambulante Zentren verfügbar sind?
Aus verschiedenen Studien, Erhebungen und Patienten- und Praxisfeedbacks wissen wir, welche Themen schon heute Wirkung zeigen. Das sind im einzelnen:
- Reduktion und Steuerung Telefonate: Ziel ist, das Aufkommen der Telefonate besser zu steuern und wo möglich zu verringern. Das gelingt durch Spezialisierung (z.B. Telefonzentrale), durch Outsourcing an Dienstleister oder durch intelligente Nutzung von digitalen Lösungen. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel „Digitale Arztpraxis“
- Optimierung und Strukturierung Terminplanung: Ziel ist hier, die Termine so zu planen, dass sie patientenorientiert sind (also mit den zeitlichen Möglichkeiten und Wünschen der Patienten harmonieren) und gleichzeitig Ihre Praxisorganisation so schlank wie möglich werden lassen. Tipps und Tricks dazu finden Sie in unserem Beitrag „Praxisorganisation“
- Optimierung Patienten-Kommunikation: Ziel ist hier, die Zufriedenheit Ihrer Patienten zu erhöhen und gleichzeitig in Ihrem Praxisbetrieb durch bessere Patientengespräche Zeit, Ärger und unnötige Aufwände für endlose Diskussionen zu sparen. Damit erhöht sich auch die Zufriedenheit im Praxisteam und bei den Praxisinhabern. Wie das geht, lesen Sie in unserem Artikel „Patienten-Kommunikation in der Arztpraxis“
Handout zur Erarbeitung Lean Management mit Ihrem Praxisteam:
Ein One-Pager-Handout als Vorlage und Gedächtnisstütze, um im Praxisteam die relevantesten Fragen des lean managements für Ihre Praxis gleich diskutieren zu können, finden Sie als PDF-Datei hier: Handout Lean Management Arztpraxis
Lean Management als crossfunktionaler Bestandteil der Grundlagen zum Praxiserfolg
Praxiserfolg besteht aus verschiedenen Elementen. Eine erfolgreiche Praxis hat Prozesse, Praxisteam und Patienten im Blick. Wenn Sie als Praxisinhaber, Praxismanager, Erstkraft diese Säulen im Blick haben und regelmäßig an einer Verbesserung arbeiten, schaffen Sie damit eine gute Grundlage für Ihren Praxiserfolg.
Praxisgewinn erhöhen durch Praxis-Optimierung
Wenn Sie Ihren Praxisgewinn steigern möchten, gelingt Ihnen das durch Kostensenkung (lean management) oder Umsatzsteigerung. Größter Hebel ist bei weitem der effiziente Einsatz von Mitarbeitern. Hier kann durch Optimierung in der Sprechstundenorganisation viel Effizienzpotenzial gehoben werden. Digitale Self-Service-Lösungen tragen zusätzlich dazu bei, dass mehr Arbeitsschritte an den Patienten delegiert werden. Dadurch werden Personalkapazitäten eingespart. Eine Erhöhung des Umsatzes gelingt Ihnen zum Beispiel durch Servicelemente wie Abendsprechstunden, aber vor allem durch die in sich geschlossene Vermarktung Ihrer Praxis – vom Jameda-Profil bis hin zur Gestaltung der Räumlichkeiten.
Personalkosten senken
- Telefon: Ein Ansatzpunkt, Personalkosten zu sparen, ist die Entlastung des Telefonaufkommens in der Praxis. Das gelingt Ihnen zum einen durch Schulung der Kommunikations-Fähigkeit Ihrer MFA für schneller, effizientere und professionellere Gespräche in unserem Telefon-Seminar. Oder durch Reorganisation der Telefonanlässe. Weniger anrufende Patienten binden Personalkapazitäten. Das gelingt durch Outsourcing, durch Self-Service und andere kreative Ansätze, die in Summe in die Menge an Telefonaten in Ihrer Arztpraxis reduzieren.
- Anmeldung und Empfang: Auch hier hilft Kommunikations-Kompetenz. Unsere Erfahrung ist allerdings, dass die Umstrukturierung der Abläufe Termine, Rezepte und Überweisungen den Großteil an Entlastung liefern. Wenn Sie das angehen möchten: Details finden Sie in unserem Workshop Praxisorganisation.
Praxiseinnahmen erhöhen
- IGeL-Leistungen: Ein sinnvoller, bedachter und vertretbarer IGeL-Mix erhöht Umsatz und bietet gleichzeitig einen Nutzen für die Patienten. Entscheidend bleibt der seriöse Ansatz und die Devise: Weniger ist mehr. Wichtig ist eine begleitende Schulung des gesamten Teams (z.B. in unserem Verkaufsseminar Selbstzahlerleistungen), damit die Beratung zu Selbstzahlerleistungen einheitlich und professionell erfolgt.
- Erhöhung Anteil Privatpatienten: Das gelingt Ihnen vor allem durch Marketing, Qualität und Empfehlungen. Serviceleistungen, die Ihr Portfolio abrunden, ergänzen das Angebot.
- Gutachten, Prävention, Betriebsmedizin
Höherer Praxisgewinn: Wie steigere ich den Gewinn bzw. den Praxisumsatz? Scheinzahlen erhöhen durch Abendsprechstunde?
Wie viel Wochenstunden Sprechzeit sind in Arztpraxen üblich?
Wie lange ist die durchschnittliche Sprechzeit in deutschen Arztpraxen? Das sollte eine im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes im Sommer 2018 durchgeführte FORSA-Umfrage beantworten. Dazu wurden 1.400 niedergelassenen Haus-, Kinder- und Fachärzte befragt. Die Rückmeldung zeigt, dass sie Sprechzeiten im Schnitt 29 Stunden pro Woche (inkl. Hausbesuche) betragen. Die Spanne reichte dabei von rund 27 Wochenstunden bei Hals-Nasen-Ohren-Ärzten über rund 28 Wochenstunden bei Orthopäden, Augen- und Kinderärzten sowie 29 Wochenstunden bei Gynäkologen bis zu etwas über 30 Wochenstunden bei Hausärzten.
Einführung offener Sprechstunden bedingt durch geringes Volumen an Sprechzeiten
Außerdem zeigte die Umfrage, dass ein relevanter Anteil der Ärzte weit unter 25 Stunden Sprechzeit pro Woche anbietet. Insgesamt bieten 25 Prozent der befragten Einzelpraxen mit Vollzulassung weniger als 25 Sprechstunden (inklusive Hausbesuche) pro Woche an. Acht Prozent sogar weniger als 20 Sprechstunden. 30 Prozent der Augenärzte in Einzelpraxen bieten weniger als 25 Sprechstunden pro Woche an, bei den Gynäkologen sind es 21% mit weniger als 25 Stunden Sprechzeit pro Woche. unter dieser Marke.
Lohnt sich eine Abendsprechstunde?
Wenn man die Ergebnisse der Studie verinnerlicht, dann wird schnell klar: Die Konkurrenzsituation nimmt ab 18 Uhr deutlich ab, ab 19 Uhr ist man zur Zeit quasi wettbewerbslos. Gerade im Hinblick auf den umkämpften Markt junger zahlungskräftiger Privatpatienten dürften Abendsprechstunden also unternehmerisch besonders interessant sein.
Wie bewerten Patienten die Abendsprechstunden?
Das Stimmungsbild bei den Patienten ist nach Auskunft verschiedener Praxen positiv. Abendsprechstunden werden gut angenommen.
Patientenbefragungen aus Arztpraxen lassen erkennen, dass die Patienten am liebsten abends und nachmittags zwischen 16 und 19 Uhr Arztbesuche durchführen möchten. Das überrascht wenig, wenn man berücksichtigt, dass die meisten Patienten klassischerweise tagsüber berufstätig sind und so am wenigsten Zeit verlieren.
Die Einführung einer Abendsprechstunde ist zwar ein wichtiges Element zum Praxiserfolg einer Arztpraxis, aber wird erst durch Berücksichtigung der anderen Erfolgsfaktoren richtig nutzbringend. Die Säulen Sprechstundenoptimierung (Optimierung der Abläufe), Praxismarketing, Patientenkommunikation und Personalführung sind ebenfalls elementar. .
Der Invest in eines unserer Seminare zahlt sich schnell aus: Erhöhen Sie Ihre Praxiseinnahmen und senken Sie Praxiskosten!
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
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Vom Telefon bis zu Anmeldung und Behandlung: Wir machen Sie fit für Patientengespräche. Wortwahl, Mimik, Gestik, Körpersprache und Verhalten im direkten Patientenkontakt.
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