Praxisabläufe organisieren, Praxismarketing optimieren: So verbessern Sie Zeitmanagement & Sprechstundenplanung und Personalführung in Ihrer Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder MVZ
Optimierung Zeitmanagement, Sprechstundenplanung, Praxismarketing und Personalführung zur Organisation der Abläufe und Ordnung für Arztpraxen & Co
Tipps und Tricks für Praxisinhaber, Ärztliche Leiter, Praxismanager und Erstkräfte
Praxisabläufe: Tipps zu Organisation, Strukturierung und Verbesserung von Zeitmanagement & Co
Wie organisiere ich die Praxisabläufe in meiner Arztpraxis?
Sprechstunde organisieren: Offene Sprechstunde oder Bestellpraxis?
Wenn Sie in Ihrer Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder Ihrem MVZ die Sprechstunde neu organisieren möchten, stellt sich erst einmal die Grundsatzfrage: Offene Sprechstunde oder Bestellpraxis?. Unsere Erfahrung zeigt hier: Nur mit einer Bestellpraxis können Sie die Effizienz Ihrer Sprechstunde wirklich verbessern und so alle Abläufe strukturieren, dass Patienten und Praxisteam zufrieden sind.
Bestellsystem & Terminplanung organisieren
Wenn Sie sich für eine Bestellpraxis entscheiden, ist es wichtig, die genauen Zeiten je Patientenkontakt zu kennen. Manche Praxen müssen diese wirklich messen, damit sich ein genaues Bild ergibt. Es empfiehlt sich, für die häufigsten Kontaktpunkte Gruppen zu bilden, die Terminarten genannt werden. So vergeben Sie z.B. für einen Jahres-CheckUp eine andere Terminlänge als für einen Kurzkontakt.
Wie verbessere ich das Zeitmanagement in meiner Arztpraxis?
Arbeitsabläufe strukturieren: Rezeptvergabe, Terminvergabe & Co
In vielen Praxen ist der Arbeitsanfall während der Sprechstundenzeiten sehr heterogen über den Tag verteilt. Mal ist es ruhig und wenig los, und manchmal ist für 1-2 Stunden komplettes Chaos ausgebrochen. Das strukturieren Sie dadurch, dass die die Kontaktanlässe besser planen. So müssen nicht alle Patienten sich Rezepte genau dann abholen, wenn sowieso viel los ist (z.B. in vielen Praxen zwischen 8 und 9 Uhr, bevor das Labor kommt). Oder Sie organisieren die Rezepte komplett um und bitten Patienten, ihren Rezeptwunsch digital in der Praxis zu hinterlassen. Dann können Sie besser planen, wann Sie Folgerezepte ausstellen-
Perfekte Organisation der Arztpraxis
Eine perfekte Organisation erreichen Sie, wenn Sie alle Abläufe aus der Patientenperspektive planen. Dabei ist es entscheidend, zu berücksichtigen, wie viel Zeit und Aufwand der Patient investieren muss. Wenn für einen 5 Minuten Kontakt mit dem Arzt, der telefonisch oder per Video-Beratung möglich gewesen wäre, 1 Stunde Wartezeit und 1 Stunde An- und Abfahrt inklusiv Parkplatzsuche dazukommen, ist das wenig patientenzentriert. Im Ergebnis werden SIe hohe Weiterempfehlungsraten erhalten, wenn Sie alle Abläufe am Patienten ausrichten.
Wollen Sie in Ihrer Praxis besser werden?
Wir helfen Ihnen bei Ihrer Optimierung der Praxisabläufe!
Mit unserem Workshop Praxisorganisation machen wir Sie fit für Terminplanung, Zeitmanagement, Sprechstunde & Co.
Der wirtschaftliche Erfolg und damit auch die Zufriedenheit des Praxisinhabers hängt ab von:
Abläufe bzw. Infrastruktur in der Zahnarztpraxis, Arztpraxis & MVZ
Verhalten bzw. Kommunikation des Praxisteams
Personalführung des Praxisinhaber oder der Erstkraft bzw. Praxismanagers
Praxismarketing
- Terminplanung
- Zeitmanagement
- Sprechstundenorganisation
- Rezeptbestellungen
- Postbearbeitung
- Materialmanagement
- Positive Sprache
- Klare Formulierungen
- Freundlichkeit
- Wertschätzung
- Hilfsbereitschaft
- Feedback
- Motivation
- Jahresgespräche
- Weiterentwicklung
- Delegation
- Personalauswahl
- Personalaufbau
- Patienten-Informationen
- Online-Marketing
- Suchmaschinenoptimierung (SEO)
- Homepage
- Arztbewertungsportale
- Print-Marketing
- Öffentlichkeitsarbeit
Unser Angebot für Sie:
1-Tages-Workshop „Praxisoptimierung“ für Ärzte & Team direkt in Ihrer Praxis
Unser Angebot für Sie:
1-Tages-Seminar „Kommunikation & Patientenorientierung“ für MFA & Arzthelferinnen direkt in Ihrer Praxis oder online als Video-Coaching
Unser Angebot für Sie:
1-Tages-Workshop „Personalführung“ für Ärzte & Praxismanager bzw. Erstkraft direkt in Ihrer Praxis
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1-Tages-Workshop „Personalführung“ für Ärzte & Team direkt in Ihrer Praxis
detaillierte Informationen:
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Praxismanagement Arztpraxis optimieren
Wie optimiere ich die Abläufe meiner Zahnarztpraxis bzw. Arztpraxis?
Ein häufiger Fehler im Praxismanagement ist, dass durch unüberlegte Handlungen viel Zeit verloren geht. Über die Sprechstunde verteilt sammelt sich hier ein ordentlicher Zeitverlust an, der das pünktliche Sprechstundenende und einen geplanten Feierabend unmöglich macht. Dabei sind die Optimierungsmöglichkeiten so einfach. Versuchen Sie konsequent, alle Arbeitsschritte zu hinterfragen:
- Muss die konkrete Tätigkeit wirklich sein (oder ist sie aus „historischen“ Gründen irgendwann eingeführt und die mehr hinterfragt worden)?
- Hat sich die konkrete Tätigkeit durch Änderungen im Sprechstundenbetrieb inzwischen erledigt (z.B. durch EInführung Doku in Praxis-EDV)?
- Wird die konkrete Tätigkeit (z.B. Doku) schon an anderer Stelle erfasst (z.B. doppelte Dokumentation)
- Kann die Tätigkeit (zumindest teilweise) aus der EDV gezogen werden (z.B. Patientendaten als Klebe-Etikett aus Drucker)?
- Kann ein (selbst erstelltes) Formular mit Optionen zum Ankreuzen dazu beitragen, dass weniger manuell geschrieben werden muss?
Spielen Sie für sich einmal in Gedanken durch, welche Wegstrecke jeder einzelne im Praxisteam während der Sprechstunde zurück legt. Hinterfragen Sie kritisch, ob diese Wege sein müssen:
- Sind diese Wege alle erforderlich oder könnten sie teilweise entfallen?
- Muss jeder Gang zum Kopierer wirklich erfolgen oder kann man bestimmte Dinge gesammelt nach der Sprechstunde kopieren?
- Ist es sinnvoll, Unterlagen im Schrank am Ende des Gangs zu lagern, obwohl diese täglich mehrfach gebraucht werden?
- Gibt es Möglichkeiten, die benötigten Materialien näher und bequemer zu lagern?
- Sind alle Schubladen bzw. Fächer an der Anmeldung mit sinnvollem Inhalt gefüllt?
- Wird alles, was schon länger nicht mehr benötigt wurde, regelmäßig aus den Fächern weggeräumt und weiter entfernt gesammelt?
Sie sehen: Oft sind es die kleinen Dinge, die über die Sprechstunde verteilt doch viel Zeit auffressen. Deshalb lohnt sich hier die Fokussierung oft sehr schnell. Es kostet wenig Aufwand, die einzelnen Arbeitsschritte zu optimieren. Oft scheitert es an eher an fehlender Zeit, an mangelnden kreativen Ideen zur Verbesserung und an Problembewusstsein. Deshalb unterstützen wir Sie mit unserem Workshop Praxisorganisation dabei. An nur 1 Tag gegen wir mit Ihnen die relevanten Abläufe durch und erarbeiten gemeinsam mit Ihrem Team Optimierungs-Ansätze. Hier gibt es mehr Informationen zu unserem „Praxis-CheckUp“.
Wie erreiche ich Ordnung in meiner Arztpraxis?
Ordnungssysteme für die Arztpraxis
Ordnung in der Arztpraxis kann durch den Einsatz von Ordnungssystemen verbessert werden. So tragen Systeme wie Hängeregister, Mappen, Fächer und auch elektronische Listen, Ordnung entstehen zu lassen. Je nach genauem Ziel und Häufigkeit des Nutzens gelten bestimmte Regeln:
- Alle wichtigen Unterlagen im Greifraum (d.h. ohne Aufzustehen vom Arbeitsplatz erreichbar)
- Häufig benutzte Formulare lose in Schubern oder Fächern (nicht gelocht in Aktenordnern)
- Nur 1 Ablage je Thema
- Keine Post-It`s in der gesamten Praxis, sondern strukturierte Listenführung (am besten digital, sonst mit Papier)
- Klare Regeln für Karteikarten (sofern noch in Papier vorhanden)
Ordnung im Verhalten des Praxisteam
Unsere Erfahrung aus vielen Praxen zeigt: Oft ist die „hardware“ vorhanden. Es stehen Ordner, Schuber und verschiedenes Ordnungsmaterial zur Verfügung. Vieles staubt aber vor sich hin und wird im Praxisalltag während der Sprechstunde einfach nicht sinnvoll eingesetzt. Der Knackpunkt ist also die „software“, die Haltung und Einstellung des Teams. Manchmal liegt es nicht am „wollen“, sonder häufig am nicht „wissen“. Wer die Grundregeln der Arbeitsorganisation und der Ordnung nicht kennt, verliert sich schnell im Chaos. Das können Sie schnell ändern und werden bemerken, um wie viel einfacher es wird. Dazu erforderlich ist meistens, gemeinsam mit dem Team die häufigen Arbeitsschritte Punkt für Punkt durchzugehen und gemeinsam nach Struktur, Ordnung und Verbesserung zu suchen. Das ist häufig erfolgreicher als man denkt.
Wünschen Sie Details zu unserem Workshop Praxisorganisation?
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Welche Tipps für Praxismarketing für meine Arztpraxis gibt es?
Online-Marketing Arztpraxis: Google, Jameda & Co
Online-Marketing spielt für Arztpraxen eine immer größere Rolle. Deshalb haben wir Ihnen in einem Artikel „Praxismarketing Arztpraxis“ die wichtigen Informationen dazu hier aufbereitet. Eine sehr umfangreiche Zusammenfassung finden Sie auf dem Portal mediorbis in verschiedenen blog-Beiträgen zum Thema Marketing Arztpraxis.
Offline Marketing für (Zahn)Artpraxis & MVZ
Trotz des Internet-Hypes hat auch die klassische offline-Marketing-Welt noch ihre Rechtfertigung. Vom Briefpapier mit Logo, Schritbild und Praxis-Farbe bis hin zu Flyern und Broschüren. Durch klassisches Print-Marketing erreichen Sie höhere Wiederkennung und dadurch Patientenbindung. Und zwar nicht nur durch Werbung auf Litfass-Säulen, in der U-Bahn oder am Baugerüst.
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Sie glauben, dass Sie das nicht alleine schaffen?
Warum wir glauben, dass wir Ihnen dabei helfen können
Wir bei med2day beraten Sie von Arzt zu Arzt auf Augenhöhe. Durch eigene Mitarbeit in Kliniken bzw. Arztpraxen und fast 20jährige Erfahrung als Berater, Trainer und Coaches sehen wir uns als Impulsgeber mit umfassendem Beratungs- und Seminarangebot. Uns geht es weniger um große Projekte mit hohen Investitionen in externe Unterstützung, sondern um kleinere Vorhaben wie z.B. 1-2tägige Kick-Off- Veranstaltungen. Dort geben wir unser Branchenwissen an Sie weiter, moderieren Workshops und trainieren Ihr gesamtes Praxisteam zu Kommunikation, Organisation & Co. Gern mit innovativen Methodiken wie Video-Beratung, E-Learning und digitaler Betreuung. Persönlich und indiduell.
Dr. med. Fabian Stehle
Arzt, Ernährungsmediziner, Gesundheitsökonom
„Beratung von Arzt zu Arzt – persönlich, individuell und auf Augenhöhe“
Umfassende Praxisberatung mit Blick auf die verschiedenen Säulen des Praxiserfolgs
Wir bei med2day kombinieren Beratung zu Ablauforganisation & Co mit Verhaltens-, Kommunikations- und Führungsthemen und bieten damit einen umfassenden Beratungsansatz für Ihre Arztpraxis
Unsere Unterstützung zur Organisation Ihrer Praxisabläufe: Beratung und Seminare zu Organisation, Personal, Verhalten & Kommunikation, Marketing,
- Kommunikation & Verhalten (Telefon, Anmeldung, Team)
- Beratung & Verkauf (IGeL-Leistungen)
- Kompetenzen im Team
- Teamkultur (Besprechungen, Motivation)
- Praxisziele, Praxisstrategie, Praxisleitbild
- Arbeitsbereiche (Anmeldung, Telefon, Terminorganisation)
- Führungskultur (Delegation, Feedback, Förderung)
Unsere Arztpraxis-Beratung: Schon ab 1 Tag Beratung in Ihrer Praxis
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
Wir zeigen Ihnen, worauf es im Team wirklich ankommt: Damit Sie gemeinsam mehr erreichen als jeder einzelne alleine!
Webinar Patienten Kommunikation und Patientenorientierung Arztpraxis
Lernen Sie in 10 digitalen Modulen die Erfolgsfaktoren für Patientengespräche kennen. Völlig flexibel, wann und wo Sie es möchten. PC mit Internet genügt.
Seminar Kommunikation und Service Arztpraxis
Vom Telefon bis zu Anmeldung und Behandlung: Wir machen Sie fit für Patientengespräche. Wortwahl, Mimik, Gestik, Körpersprache und Verhalten im direkten Patientenkontakt.
Telefonseminar Arztpraxis
Wir zeigen Ihnen, worauf es am Telefon wirklich ankommt. Wie Sie freundlich und kompetent auf die Bedürfnisse Ihres Anrufers eingehen und dabei den „roten Faden“ der Gesprächsführung nicht verlieren.
Verkaufstraining Selbstzahlerleistungen
Um erfolgreich zu verkaufen, brauchen Sie eine positive Einstellung zu den von Ihnen angebotenen Zusatzleistungen. Sie lernen, wie Sie souverän auftreten und Ihren Patienten ein gutes Gefühl für die Investition in zusätzliche Leistungen geben.
Praxis-CheckUp Arztpraxis
Der Blick von außen auf Ihr Unternehmen entdeckt oft entscheidende Punkte, die sich ganz einfach verbessern lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich besser und effizienter organisieren können und bieten Ihnen wertvolle Tipps zum Zeitmanagement.
