Anrufbeantworter-Ansagen für Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Professionelle Texte, die Patienten leiten, entlasten und absichern

Der erste Kontakt mit Ihrer Praxis ist oft kein Gespräch

Ob Hausarztpraxis oder Zahnarztpraxis: Viele Patient:innen erreichen Ihre Praxis nicht direkt, sondern hören zuerst den Anrufbeantworter.
In diesem Moment entscheidet sich, ob sie sich gut aufgehoben fühlen – oder verunsichert auflegen und mehrfach erneut anrufen.

Unklare oder improvisierte Ansagen führen häufig zu:

unnötigen Wiederholanrufen
Stress und Unterbrechungen im Praxisablauf
falsch eingeschätzten Notfällen
Frust bei Patient:innen und Team

Eine gute Anrufbeantworter-Ansage ist mehr als „Wir sind gerade nicht erreichbar“

Professionell formulierte Ansagen:

geben Orientierung
steuern Erwartungen
leiten Notfälle korrekt weiter
entlasten das Praxisteam spürbar

Genau dafür wurden diese Texte entwickelt.

Entlastung des Praxisteams durch klare Hinweise & digitale Wege

Weniger Telefonstress. Mehr Zeit für Patient:innen vor Ort.

Das Telefon ist einer der größten Störfaktoren im Praxisalltag. Viele Anrufe drehen sich um wiederkehrende Themen wie Terminvereinbarungen, Rezepte oder einfache Rückfragen.
Professionelle Anrufbeantworter-Ansagen können genau hier gezielt entlasten

Gezielte Hinweise statt Endlosschleifen

Durch klare, früh platzierte Hinweise wissen Anrufer:innen sofort:

ob ein Anruf gerade sinnvoll ist
welche Anliegen online erledigt werden können
wann ein Rückruf realistisch ist

Das reduziert:

Mehrfachanrufe
unnötige Unterbrechungen während der Behandlung
Frust im Team und bei Patient:innen

Online-Terminvergabe als Entlastungshebel

Ein expliziter Hinweis auf Online-Terminbuchung wirkt nachweislich entlastend – vor allem außerhalb der Sprechzeiten und zu Stoßzeiten.

Für wen sind diese Ansagen gedacht?

Diese Anrufbeantworter-Texte eignen sich für:

Hausarztpraxen
Facharztpraxen aller Richtungen
Zahnarztpraxen
Kieferorthopädie & Oralchirurgie
Gemeinschaftspraxen & MVZ
Privat- und Selbstzahlerpraxen

Ob kleine Einzelpraxis oder größeres Team – die Texte sind skalierbar und anpassbar.

Welche Ansagen Sie erhalten

Wenn Sie den Nutzen des Anrufbeantworters maximieren möchten, sollten Sie verschiedene Texte zur Auswahl nutzen:

Standard-Ansagen für den Praxisalltag
Organisatorische Ansagen
Zeitlich begrenzte Ansagen
Medizinisch sensible Situationen

Telefonische Erreichbarkeit Arztpraxis in Mittagspause und am Feierabend: So besprechen Sie den Anrufbeantworter

Genau so wie die telefonische Erreichbarkeit während der Sprechzeiten lohnt es sich, sich mit der Wirkung von Anrufbeantworter & Co zu beschäftigen. Es gibt Mindestinhalte, die nach Empfehlung der KVen auf dem Anrufbeantworter genannt werden sollten. Diese unterscheiden sich abhängig von der Uhrzeit und Länge der sprechstundenfreien Zeit.

Ansagen in Arztpraxis und Zahnarztpraxis sind oft unbeliebt, werden spontan eingesprochen und sind deshalb oft undeutlich, haben schlechte Qualität und Störgeräusche. Das ist schade, weil Bandansagen und Texte auf Warteschleife die am häufigsten abgehörten Texte Ihrer Praxis sind und eine wichtige Funktion für den erste Eindruck haben, den die Praxis aussendet.

NEU: Digitale Anrufbeantworter in der Praxis zur Entlastung Telefonaufkommen

Seit kurzem gibt es verschiedene digitale Anrufbeantworter bzw. Telefonassistenten, die Arztpraxen und Zahnarztpraxen das Anrufaufkommen am Telefon enorm reduzieren. Der Markt ist allerdings in großer Bewegung und je nach konkreter Praxissituation gibt es Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen. Wir haben uns einen guten Marktüberblick verschafft und bieten in unserer 20-30minütigen kostenlosen Erstberatung Tipps und Tricks zur richtigen Wahl des digitalen Anrufbeantworters bzw. Telefonassistenten an. Buchen Sie gleich hier einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin:

[/vc_row]

10 Muster-Texte für Praxis-Anrufbeantworter

Online-Terminvergabe priorisieren

Für Terminvereinbarungen nutzen Sie bitte bevorzugt unsere Online-Terminbuchung unter [URL]. So können Sie jederzeit einen passenden Termin auswählen.“

Stoßzeiten transparent machen

„Aufgrund eines erhöhten Anrufaufkommens kann es derzeit zu Wartezeiten kommen. Wir bitten um Ihr Verständnis und empfehlen die Online-Terminvergabe über unsere Website.“

Rezept- & Überweisungen bündeln

„Rezept- und Überweisungsanfragen stellen Sie bitte bevorzugt über unseren Online-Service unter [URL]. Alternativ nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer.“

Online-Services hervorheben (Service-Ansatz)

„Viele Anliegen können Sie bequem über unsere Website erledigen – zum Beispiel Terminbuchungen oder Rezeptanfragen.“

Klassische Standardansage außerhalb der Sprechzeiten

„Sie haben die Praxis [Name] erreicht. Wir sind derzeit außerhalb unserer Sprechzeiten nicht erreichbar.
In medizinischen Notfällen wählen Sie bitte die 112.
Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie unter der Nummer 116 117. Vielen Dank.“

Neupatient:innen gezielt informieren

„Informationen für Neupatientinnen und Neupatienten finden Sie auf unserer Website unter [URL].“

Freundlicher Abschluss mit Erwartungsmanagement

„Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. So helfen Sie uns, den Praxisablauf für alle Patientinnen und Patienten möglichst reibungslos zu gestalten.“

Rechtliche Anforderungen für Anrufbeantworter-Ansagen in medizinischen Praxen

Datenschutz – besonders strenge Regeln für Gesundheitsdaten (DSGVO)

Für Praxen gelten besonders strenge Regeln für Gesundheitsdaten (DSGVO):
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten Gesundheitsdaten als „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ mit sehr hohem Schutzbedarf (§ Art 9 DSGVO).
Arztpraxen müssen sicherstellen, dass sie bei der Verarbeitung dieser Daten die Vorgaben wie Datenminimierung, Zweckbindung, Transparenz und Integrität einhalten
Details gibt es hier auf den DSGVO-Seiten der KBV.

Notfall- und Bereitschaftsdienst-Hinweise – Pflicht zur sicheren Weiterleitung

Patient:innen müssen wissen, wo sie Hilfe außerhalb der Sprechzeiten bekommen.
Praxen sind nicht verpflichtet, telefonische Beratung 24/7 zu leisten, aber sie müssen klar über Alternativen aufklären.
Empfohlene Hinweise: 112 – für lebensbedrohliche Notfälle, 116 117 – ärztlicher Bereitschaftsdienst für dringende medizinische Anliegen außerhalb der Sprechzeiten, Zahnärztlicher Notdienst – speziell für zahnmedizinische Notfälle, oft regional organisiert
Weil die Rufnummer 116 117 bundesweit gilt und gesetzlich für Bereitschaftsdienste verankert ist (§ § 75 Abs. 1a SGB V), sollte sie in jeder zeit-außer-Sprechzeiten-Ansage vorkommen (inkl. Unterscheidung, wenn sie wirklich zutrifft. Details als PDF Download hier.

Vertretungs- oder Urlaubsinformationen – Pflicht bei langer Schließung

Bei längeren Schließzeiten muss klar die Vertretung genannt werden. Mindestens Name, Ort und Telefonnummer der Vertretungspraxis sollten auf dem Anrufbeantworter zu hören sein. Pauschale Hinweise wie „Vertretung durch umliegende Praxen“ reichen nicht. Details hier…

Vorteile und Nutzen eines digitalen Telefonassistenten bzw. Praxis-Assistenten

Entlastung Praxisteam: weniger Arbeitszeit am Praxistelefon (v.a. weil wiederholte Telefonate fehlen wie z.B. keine Aufnahme Neupatienten)
Vermeidung „verlorener“ Telefonanrufe: Zum ersten Mal erreicht jeder Patient die Praxis und die Praxis hat eine Übersicht über alle anrufenden Patienten (weil niemand mehr abbricht)
Erhöhung Patientenzufriedenheit: Weil Anliegen schneller platziert werden können und je nach Dringlichkeit gelöst werden
Ruhigere Sprechstunde: Weniger Telefonklingeln erzeugt eine ruhigere Umgebung in der Praxis

NEU NEU NEU

Unser Gratis-CheckUp Telefon & Anmeldung

Möchten Sie wissen, wir gut Sie in Ihrer Praxis Telefon & Anmeldung im Griff haben?

Starten Sie jetzt unseren kostenlosen und unverbindlichen Selbst-Check!

In <3min mit 20 Fragen sofort zum Ergebnis.

Machen Sie den Gesundheits-Check Ihrer Praxisorganisation an Telefon & Empfang!

Hier geht es sofort zum Check…

Selbst-Check sofort starten...

INFOMRATIONSMATERIAL DIGITALER TELEFONASSISTENT & CO

Interesse an kostenlosen Informationen? Gleich jetzt bestellen!

Sie erhalten über uns alle wichtigen Informationen zu den verfügbaren Möglichkeiten. Natürlich kostenlos und unverbindlich.

WARTESCHLEIFE OPTIMIEREN

Praxis-Warteschleifen strategisch nutzen und digitale Möglichkeiten nutzen

Nutzen Sie die Potenziale, die sich durch technische Möglichkeiten während der Sprechstunde ergeben. Sowohl Warteschleife, Bandansagen und Anrufbeantworter-Texte bzw. Mailboxen bieten in der Arztpraxis und Zahnarztpraxis verschiedene Chancen zur Sprechstundenoptimierung. Die 7 aus unserer Sicht wichtigsten Tipps haben wir Ihnen im folgenden aufbereitet. Nichts ersetzt allerdings die persönliche Beratung. Melden Sie sich deshalb gerne bei Bedarf bei uns. Die Erstberatung ist kostenlos und unverbindlich.

Beratungstermin hier buchen

7 TIPPS ZUM PRAXIS-ANRUFBEANTWORTER

7 Tipps für den Anrufbeantworter in der Praxis

1. Tipp: Freundliche Begrüßung bei Ansagen, Anrufbeantworter-Texten und Praxis-Warteschleifen

Die Art und Weise der Begrüßung spielt eine wichtige Rolle für die Wirkung. Wie der Start eines Flugzeugs ist die Begrüßung ein erfolgskritischer Faktor, der das gesamte Gespräch beeinflusst. Wichtig für eine professionelle Begrüßung sind:

Tagesgruß: Am besten wirkt ein Tagesgruß, wenn dieser individuell zur Tageszeit passt (das können moderne Telefonanlagen).
Dialekt wirkt sympathisch
Die Stimme des Sprechenden entscheidet über die Wirkung. Schön ist, wenn die Patientinnen und Patienten die Stimme wiedererkennen
Klarheit, Deutlichkeit, Ruhe: Sprechen Sie die Texte in ungestörter Umgebung, mit ruhiger Stimme, angenehmer Geschwindigkeit und deutlich ein. Man kann Ihr Lächeln hören, das Sie aufsetzen, während Sie die Texte einsprechen (das ist kein Witz, sondern Konsequenz von Muskelanspannung im Gesichts- und Halsbereich).
Musik im Hintergrund kann eine schöne Abrundung sein, sollte aber mit Bedacht gewählt und gestestet werden. Viele angebotene Warteschleifen-Musiken isind unmelodisch und wirken durch die schlechte Qualität der Übertragung via Telefon eher störend als entspannend. Wenn Sie sich für Musik an Warteschleife und Anrufbeantworter entscheiden, wählen Sie mainstream Musikstile, die die Mehrheit der anrufenden Patientinnen und Patienten mag.

2. Tipp: Prägnanter Name der Praxis am telefonischen Ansagetext

Eine genaue Bezeichnung des Praxisnamens sorgt auch beim telefonischen Ansagetext für Wiedererkennung. Statt „Gemeinschaftspraxis Dr Müller, Dr. Maier, Dr. Huber“ lohnt es sich, über prägnante Praxisnamen nachzudenken. Diese können auch im Logo aufgegriffen werden (z.B. ein bekanntes Gebäude in der Nähe).

3. Tipp: Pflicht-Angaben auf dem Praxis-Anrufbeantworter

Wichtig: Nach Aussagen einer Kassenärztlichen Vereinigung sind Praxen zu bestimmten Pflicht-Angaben auf dem Praxis-Anrufbeantworter verpflichtet.

Hotline 116117 nur außerhalb der regulären Sprechzeiten und während der Zeiten des Bereitschaftsdienstes zulässig
Notruf Rettungsdienst 112 außerhalb der Zeiten des KV-Notdienstes bei Bedarf auf dringende Hilfe.
Handynummer während kürzerer Schließungen – z.B. in der Mittagspause – aufgrund der Verpflichtung der Vertragsärzte zur Erreichbarkeit
Konkrete Benennung eines Vertretungsarztes während Praxisurlaub

Noch mehr Tipps zum Ansagetext liefert der Artikel „Leitfaden Telefonischer Ansagetext“ von praktisch Arzt.

4. Tipp: Achten Sie auch auf den Text „bei besetzt“

Nicht nur außerhalb der Sprechstundenzeiten sollten die Texte auf dem Anrufbeantworter passen.

Auch wenn das Praxistelefon besetzt ist, verbessert sich die Wirkung für die anrufenden Patientinnen und Patienten dadurch, dass eine entsprechende Ansage bzw. ein informativer Text eingespielt wird.

Das klingt immer schöner als ein einfacher Besetztzeichen oder wenn das Telefon einfach durchklingelt.

Seien Sie sich bewusst, welche Wirkung die konkreten Formulierungen haben können. „Alle Telefone sind besetzt“ oder „auf allen Leitungen wird gesprochen“ assoziiert, dass mehrere Personen nichts anderes tun als Patienten-Telefonate entgegen zu nehmen. Ist dem so, passt alles. Erkennt der Patient allerdings beim Betreten des Praxis, dass eine einzelne Person an der Anmeldung für alles zuständig ist und den Hörer bei Seite gelegt hat, um bei wartenden Patienten noch Rezepte auszustellen, wirkt ein derartiger Text wenig glaubwürdig.

Nutzen Sie auch wenn das Praxis-Telefon besetzt ist die Möglichkeit, direkt auf Online-Terminbuchung, Messenger, Online-Rezept-Bestellungen und andere digitale Services hinzuweisen.

5. Tipp: Hinweis zu Self-Services für Patienten

„Tue Gutes und rede darüber“ sollte auch auf dem Anrufbeantworter die Devise sein. Nutzen Sie Hinweise zu Online-Terminvergabe, Rezept-Bestellmöglichkeiten via Formular & Co auch auf Ihrem Anrufbeantworter. Die Wiederholung trägt dazu bei, dass sich Patienten diese Möglichkeiten besser einprägen. Eine Vorteilsargumentation hilft. So tragen Sie dazu bei, dass einige Telefonate entfallen und auf digitale Kanäle umgeleitet werden.

6. Tipp: Hinweis zu Self-Services für Patienten

7. Tipp: Freundliche Verabschiedung

„Der letzte Eindruck bleibt in Erinnerung“. Das gilt auch für den Text am Praxis-Anrufbeantworter. Statt „Ende der Durchsage“ empfiehlt sich eine positive Verabschiedung wie z.B. „Vielen Dank für Ihren Anruf“ oder „Alles Gute“.

Anrufbeantworter Arztpraxis Vorlagen Beispiele

Möchten Sie Unterstützung für Ihr Praxisteam?

In unserem Seminar „Effiziente Telefon-Kommunikation für Arztpraxen und Zahnarztpraxen“ trainieren wir Ihr Praxisteam – in Ihren Praxis und an nur 1 Tag!

Wir vermitteln Ihrem Team relevante Tipps und Tricks, wie Telefonate, Anrufbeantworter und Warteschleifen und Ansagen professioneller werden

Hier finden Sie alle Details zum Seminar

Wünschen Sie Details zu unserem Seminar Telefon-Kommunikation für Praxen?

Erhalten Sie alle Infos zu Konzept, Inhalten, Ablauf & Methodik als PDF-Broschüre

…sofort als PDF-Datei downloaden

SEMINARE

Unsere Seminare zum Thema Patientenkommunikation

Weitere Informationen zu Texten für Praxis-Anrufbeantworter, Ansagen, Warteschleifen-Texten

Unsere Checkliste mit Tipps und Tricks zu Ansagetexen für den Anrufbeantworte und Text-Vorschlägen, Mustern und Formulierungshilfen gibt es hier [mehr dazu]

Tipps zum Besprechen des Anrufbeantworters während des Praxisurlaubs gibt es hier.

Einen Leitfaden zum telefonischen Ansagetext für die Arztpraxis und Zahnarztpraxis finden Sie hier.

Tipps zum Anrufbeantworter gibt es auch im Doctolib-Video:

Sie möchten ein unverbindliches Angebot?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns über Ihre Anfrage!

med2day in der Presse: Auswahl an Fachartikeln, Interviews & Co zum Thema Kommunikation

Wir haben in den letzten Jahren in verschiedenen Fachzeitschriften Artikel verfasst, Vorträge gehalten und Interviews zum Thema Kommunikation und Verkauf gegeben, u.a.:

Zahnärztliche Mitteilungen 2026: „Praxisvorbereitung auf den Krisenfall – Ruhe bewahren und den Notfallplan aktivieren“
Onkologie heute 03/2025 bzw. Neuro aktuell 02/2025: "Digitalisierung in der Arztpraxis: Wege aus der Überlastung an Praxistelefon & Co"
Krankenhaus Umschau 2025: "Der unterschätzte Erfolgsfaktor für die Gesundheit der Patienten: Warum Kommunikation in Kliniken Leben verändert"
FOMF Allgemeinmedizin Refresher 2025: „Nicken mit dem Kopf und nichts verstanden – Kommunikation in „Sprech-“Stunden“
FOMF Allgemeinmedizin Refresher 2025: „Schwierige Gesprächssituationen in der Hausarztpraxis“
Onkologie heute bzw. Neuro aktuell bzw. pädiatrische praxis 2025: "Digitalisierung in der Arztpraxis: Wege aus der Überlastung an Praxistelefon & Co"
Sächsische Augenärztliche Gesellschaft Jahrestagung 2023: „Patientenkommunikation“
UroForum 01/2025: „Digitalisierung in der Arztpraxis – Wege aus der Überlastung an Praxistelefon & Co.“
Bayerischer Hausärztetag 2023: "Richtig kommunizieren – richtig therapieren"
11. Bremer Pädiatrietag 2023: "Umgang mit schwierigen Patienten"
Bayerischer Hausärztekongress 2023: "Patientenkommunikation entlang des Behandlungspfades"
103. Deutscher Röntgenkongress 2022: „Praxis-Workshop Optimierung Patient Journey Radiologie: Patientenbedürfnisse im Mittelpunkt“
2. Berliner Impfforum 2022: "Innovative digitale Kommunikation in der Arztpraxis"
Medavis Anwenderforum 2021: "Patientenzentrierung"
Bayerischer Hausärztetag 2020: Telefon & Anmeldung: „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance – begeistern Sie Ihre Patienten!“
Zeitschrift GESUND PFLEGEN – Fachmagazin für Pflegende im Krankenhaus 2019: „Die Ruhe bewahren – vom richtigen Umgang mit Aggressionen"
Pflegekräfteforum 2019: "Zufriedene Patienten: Patientenzentrierung durch professionelle Kommunikation"
1aMedico Fachtagung Augenheilkunde: Vorsprung durch Kompetenz - den Praxiserfolg aktiv gestalten und partizipieren 2018: "Kleine Ursache, große Wirkung: Patientenzufriedenheit als zentraler Erfolgsfaktor"
Rehabilitationswissenschaftliches Kolloquium der Deutschen Rentenversicherung 2018: „Überzeugende Kommunikation mit den Rehabilitanden und Begleitpersonen"
Blickpunkt Praxis 2017 PRAXISKOMMUNIKATION UND -ORGANISATION: „Tricks, wie Gespräche gut laufen. Formulierungsvorschläge, Mimik, Gestik, Körpersprache“
praxisnah 2016 (Fachzeitschrift Verband medizinischer Fachberufe e.V.): „Patientenzufriedenheit als Erfolgsfaktor für die Arztpraxis“
Blickpunkt Praxis 2016 "PRAXISKOMMUNIKATION UND -ORGANISATION: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance"

Eine komplette Übersicht aller unserer Veröffentlichungen finden Sie hier: Veröffentlichungen: