Der Empfang in der Zahnarztpraxis
Die Anmeldung bzw. Rezeption ist die Schaltzentrale der Zahnarztpraxis. Verhalten & Umgang mit Patienten und Organisation der Abläufe der Zahnarztpraxis sind Erfolgsfaktoren für die Aufbau- und Ablauforganisation,
Schaltzentrale Empfang Zahnarztpraxis: So gelingt Patientenorientierung in Ihrer Zahnarztpraxis an der Anmeldung und Rezeption – von der Begrüßung der ZFA bis zum Umgang mit Zahn-Patienten
Warum ist die Anmeldung in der Zahnarztpraxis so wichtig?
Schon die Begrüßung der Patienten in der Zahnarztpraxis durch die Zahnmedizinische Fachangestellte bzw. die Kraft an der Anmeldung prägt den ersten Eindruck der Patienten von Ihrer Zahnarztpraxis. Eine gute Patientenbindung mit Zahn-Patienten entsteht dann, wenn bereits bei der Begrüßung Wert auf Serviceorierentierung gelegt wird. „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“ ist der Grundsatz. Natürlich beeinflusst auch der gesamte weitere Umgang mit den Patienten die Patientenzufriedenheit in der Zahnarztpraxis. Deshalb empfehlen wir, besonders Augenmerk auf die Begrüßung durch die ZFA bzw. Zahnarzthelferinnen am Empfang zu legen.
Verhalten an der Anmeldung & Umgang mit Patienten in der Zahnarztpraxis
Weniger Hektik an der Anmeldung erhöht die Patientenzufriedenheit
Andere Praxen zeigen: Abläufe können so gut durchstrukturiert werden, dass die Anmeldung leer ist. In der Praxis dieses orthopädischen Kollegen setzen sich Patienten zur Zeit ihres vereinbarten Termins einfach selbständig ins Wartezimmer und werden von dort pünktlich abgeholt. Hektik ist in dieser Praxis Fehlanzeige!
Schlüsselposition Empfang
So konsequent wie der ärztliche Kollege müssen Sie es natürlich nicht umsetzen. Doch es lohnt sich in jeder Zahnarztpraxis, die Abläufe unter die Lupe zu nehmen. Beobachten Sie einmal genau, welche Tätigkeiten zu den Top3 an Ihrer „Schaltzentrale“ Empfang zählen. Sie werden erkennen, dass einige dieser Tätigkeiten optimiert werden können. Entweder, indem Sie diese außerhalb der Sprechstundenzeiten durchführen. Oder indem Sie diese aus der Patientenhemisphäre direkt an der Anmeldung in einen anderen Bereich der Zahnarztpraxis verlagern. Am sinnvollsten ist es natürlich, alle unnötigen Tätigkeiten ganz entfallen zu lassen. Doch wie? Das kann gelingen, indem Sie die häufigen Abläufe Termine & Rezepte versuchen besser zu steuern, digitale Angebote für die Patienten implementieren und das Patientenaufkommen gleichmäßiger verteilen.
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In unserem Training Patientenkommunikation am Empfang und Patientenorientierung für Ihre Zahnarztpraxis machen wir Ihre ZFA fit – in Ihrer Zahnarztpraxis und an nur 1 Tag!
Wir zeigen Ihnen relevante Erfolgsfaktoren im direkten Patientenkontakt: Am Telefon, an der Rezeption und bei Beschwerden.
Wie kann ich die Begrüßung am Empfang durch die ZFA verbessern?
Wenn Sie die Bedeutung des Empfangs für Ihre Zahnarztpraxis erkannt haben, stellt sich gleich die Frage der Optimierung. Diese beginnt schon bei der richtigen Auswahl und der Ausbildung des Empfangsteams. Das wird in zahnarztpraxen oft unterschätzt. Hier ist große Sorgfalt geboten. Es ist falsch, zu glauben, dass die Empfangstätigkeit einfach zu managen sei und auch von ungeschultem Personal leicht zu bewältigen wäre. Eine gute Empfangskraft verwaltet nicht nur, sondern zeigt Serviceverständnis und Dienstleistungsorientierung. EIgenschaften wie Freundlichkeit, Höflichkeit, Lösungsorientierung, Verantwortungsbewusstsein, Hilfsbereitschaft und Patietenzentrierung spielen hier eine besonders große Rolle. Dazu zählen die klassischen „soft skills“ Kommunikatios- und Sozialkompetenz sowie emotionale Intelligenz. Diese lassen sich zwar in Seminaren wie unserem Kommunikations- und Servicetraining erlernen. Einfacher ist es natürlich, wenn Sie schon bei der Auswahl der Empfangsmitarbeiter auf die entsprechenden Eigenschaften achten und gezielt diese Fähigkeiten bei der Einstellung abfragen und testen. Für alle Angestellten der Zahnarztpraxis gilt natürlich dasselbe: Sorgen Sie durch eine entsprechende Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter dafür, dass diese Fähigkeiten im Bewusstsein Ihres Teams sind.
Das sind die Erfolgsfaktoren am Empfang:
- Meldung und Gesprächsführung am Telefon
- Begrüßung der Patienten durch die ZFA bzw. Empfangskraft
- Organisation der Abläufe und Strukturen
- Berücksichtigung von Datenschutz
- Serviceorientierung und Patientenzufriedenheit
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Gibt es weitere Informationen zu Fortbildung an der Rezeption?
Der Empfang zählt mit seiner Schlüsselposition zu den Erfolgsfaktoren für Ihre Zahnarztpraxis. Wenn Sie die Begrüßung bzw. den Umgang mit Patienten in Ihrer Praxis verbessern wollen, spielen Abläufe und Verhalten die beiden wichtigen Rollen. In unserer langjährigen Seminartätigkeit in Zahnarztpraxen haben wir umfassende Erfahrung aufgebaut. Hier erfahren Sie mehr zur Thematik „Säulen der Praxiserfolgs„. Das „Wie“ verbessern Sie am besten durch ein Kommunikationstraining in Ihrer Zahnarztpraxis. Dazu reicht bereit eine einzige Eintages-Veranstaltung in Ihrer Praxis. Unser Seminar „Kommunikationstraining und Serviceorientierung“ setzt genau dort an, wo es um Punkte wie höflichen, freundlichen Umgang mit Patienten in professioneller Art und Weise geht.
Machen Sie den Selbst-Check: Wie verhalten sich Ihre ZFA bzw. Zahnarzthelferinnen?
In unserer Checkliste mit Tipps zu Organisation und Verhalten an Rezeption und Empfang in der Zahnarztpraxis können Sie sich testen. Wie sieht es aktuell bei Ihnen aus? Was können Sie an der Anmeldung noch verbessern?
Fortbildung Rezeption Zahnarztpraxis: Unsere Seminare für den Umgang mit Patienten
Team-Training: Gute Stimmung im Praxisteam
Wir zeigen Ihnen, worauf es im Team wirklich ankommt: Damit Sie gemeinsam mehr erreichen als jeder einzelne alleine!
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