Erstkraft hat gekündigt: Was tun?
Praxismanagement nach Kündigung vorübergehend ohne Erstkraft realisieren
Kündigung Erstkraft: 5 Tipps zum Procedere, wenn die Erstkraft gekündigt hat
Was sind die wichtigsten Schritte nach Kündigung Erstkraft bzw. Praxismanagerin?
Je nach genauem Aufgabenspektrum stehen für Sie als Praxisinhaberin bzw. Praxisinhaber unterschiedliche Aspekte im Vordergrund. In unseren 20 Jahren Beratungstätigkeit in Praxen haben wir völlig unterschiedliche Ausgestaltungen der Aufgabenspektren von Erstkräften bzw. Praxismanagern kennen gelernt. Von der reinen Verantwortung der operativen Sprechstundenorganisation bis hin zur kompletten Personal- und Budgetverantwortung wird alles in deutschen Praxen genutzt.
Je nach Ihrer Ausgestaltung in der Praxis kann es sinnvoll sein, den durch die Kündigung zu erwartenden Ausfall der Leitungsfunktion vorübergehend extern zu kompensieren. Oft lässt sich durch einen geringen Unterstützungsaufwand zumindest derjenige Anteil an Tätigkeiten so dokumentieren und sichern, der durch die entstehende Zeitlücke zwischen Weggang und Neubesetzung ansonsten oft dazu führt, dass wichtige Informationen verloren gehen.
1. Tipp: Feedback-Gespräch
Der erste Schritt ist, unmittelbar nach der Kündigung der Erstkraft die genauen Gründe zu erfragen und dadurch die Ursache der Kündigung zu hinterfragen. Vielleicht war die Handlung ja impulsiv aus einer emotionalen Lage heraus? Das lässt sich oft durch etwas Zeit im Gespräch lösen.
2. Tipp: Lösungen für Druckpunkte
Jeder Kündigung der Erstkraft kann als Chance erkannt werden. Zwar wirft diese Aktion erst einmal alles durcheinander. Doch gleichzeitig ist es eine wichtige Grundlage für Optimierungen in der Praxis. Sollte Ihre Erstkraft aus rein privaten Gründen gekündigt haben, macht es das einfacher. Dann können Sie noch genauer mit ihr darüber sprechen, was ihrer Ansicht nach in der Praxis geändert werden sollte. So viel Offenheit bekommen Sie selten von Ihrer Praxismanagerin.
3. Tipp: Arbeitsabläufe dokumentieren
Ist an der Kündigung nichts mehr zu ändern, lohnt es sich, die verbleibende Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen. Die Dokumentation der wichtigen Abläufe ist dabei genau so wichtig wie die Befähigung des verbleibenden Praxispersonals. Ziel sollte sein, dass zumindest die dringenden Praxisthemen für die Übergangszeit einen anderen Verantwortlichen finden.
4. Tipp: Motivation erkennen
„In jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“. Vielleicht stellt sich ja heraus, dass bestimmte Themen gern von anderen MFA in der Praxis verantwortet werden? Eine möglichst gleichmäßige Verteilung der Aufgaben kann auch motivatorische Vorteile haben. Die Tendenz zur agilen Arbeitsweise, in der jeder eigenverantwortlich im Team mit unterstützt, bietet zahlreiche Vorteile. Agiles Management in der Arztpraxis kann die klassische Arbeitsweise einer Erstkraft bzw. Praxismanagerin zumindest teilweise ersetzen.
5. Tipp: Praxisteam vorübergehen entlasten
Natürlich bedeutet der Ausfall der Erstkraft bzw. Praxismanagerin erst einmal Mehraufwand. Es gibt allerdings inzwischen verschiedene Möglichkeiten der Entlastung des Praxisteams, die auch kurzfristig genutzt werden können. Einige Beispiele sind:
- Entlastung eingehende Telefonate durch digitale Assistenten, Outsourcing, Telefonsprechstunden und andere rein organisatorische Maßnahmen
- weniger Aufwand mit Terminvergabe durch Online-Termine (Achtung: Es reicht nicht, diese Tools nur anzubieten, Sie müssen auch die Patienten vom Nutzen überzeugen!)
- schlanke Abläufe bei Rezepten und Verordnungen (z.B. durch Einführung von asynchronen Kommunikationsmedien wie zertifizierten Medizin-Messengern).
Externe Unterstützung gewünscht? So gehen wir vor:
Es ist sinnvoll, das genaue Vorgehen sehr individuell auf Ihre Praxissituation abzustellen. Mögliche Unterstützungsleistungen können dabei sein:
- Digitaler Workshop mit Erstkraft inkl. Dokumentation der wichtigsten Aufgaben, Arbeitsschritte und anstehenden Entscheidungen
- Team-Workshop zur Status-quo-Analyse und gemeinsamen Aufteilung der Verantwortungsbereiche für die Zeitphase der unbesetzten Stelle
- Analyse von vorübergehender Unterstützung (z.B. für Personalgespräche)
- Analyse von vorübergehendem Outsourcing (z.B. Entlastung Terminvergabe bzw. Telefonate, damit die anderen MFA vorübergehend zusätzliche Aufgaben übernehmen können
Schon eine einzelne Unterstützung in Form einer gemeinsamen strukturierten Aufgaben-Dokumentation in Form eines 1-Tages-Workshops mit dem Praxisteam kann gut dazu beitragen, dass die wichtigsten Aufgaben so umorganisiert werden, dass der Ausfall zumindest vorübergehend verkraftet werden kann.
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